Está claro que el cambio de siglo, la Transformación Digital, el auge de Internet, la interconectividad global y la Cuarta Revolución Industrial en su conjunto han revolucionado nuestra comprensión del funcionamiento del mundo y de la gestión del conocimiento.

El ser humano - a pesar de haber pisado la luna, de ser capaz de resolver problemas a escala mundial y de estar en constante evolución - no es omnisciente, y menos aún omnipotente.

Independientemente de los avances que proporciona la tecnología, nuestras capacidades físicas y cognitivas siguen siendo limitadas. Gran parte del funcionamiento del universo - la mayor parte, de hecho-  escapa a nuestra comprensión o control.

Sin embargo, hay ámbitos esenciales en los que la gestión y la comprensión están a nuestro alcance. La humanidad es capaz de diseñar rascacielos, anticiparse a los fenómenos naturales y salvar a la gente de infinitas maneras utilizando la medicina. Pero aun así, cometemos errores.

Pero, ¡no te preocupes! Atul Gawande aporta en el libro “The Checklist Manifesto” una herramienta capaz de optimizar y gestionar procesos, de modo que se produzca una reducción de los errores y mejora continua. Es sencillo de poner en práctica y seguro que ya lo conoces, ¡sólo no sabes lo revolucionario que puede ser!

Estamos hablando de un checklist. Sigas leyendo este resumen para comprender su importancia y cómo su uso en el desarrollo de tus tareas puede ser transformador.

Sobre la obra “The Checklist Manifesto”

“The Checklist Manifesto: How To Get Things Right”, en español “El Efecto Checklist: Cómo una simple lista de comprobación elimina errores y salva vidas”, es una obra de 191 páginas que consta de 9 capítulos de análisis de situaciones prácticas en las que los checklists actúan para reducir riesgos, errores y pérdidas, y también para mejorar los procesos.

El trabajo se basa en aplicaciones reales del uso de los checklists en diversos ámbitos, sectores y circunstancias, como en el sector médico y hospitalario, en las grandes construcciones civiles, en el ámbito de la aviación e incluso en la culinaria.

Atul Gawande es cirujano y ejerce la medicina en el Brigham and Women's Hospital y en el Centro de Cirugía y Salud Pública de Estados Unidos. Además, es profesor de la Escuela de Salud Pública y de la Escuela de Medicina, todas ellas de Harvard.

Gawande es un autor de bestsellers y un experto en el análisis y la reducción de errores, en la ampliación de la eficacia de las intervenciones quirúrgicas y en el fomento de una mayor seguridad en el ámbito hospitalario. 

Por ello, escribe libros y publicaciones en el área de la salud, defendiendo la eficacia de los checklists en las buenas estrategias de gestión.

Este libro es recomendado para las personas que desean conocer herramientas capaces de optimizar las tareas y reducir los posibles fallos del proceso, especialmente cuando se trata de gestionar actividades complejas que exigen mucho tiempo, personas y requisitos, o conocimientos y datos avanzados.

Ideas principales del libro  “The Checklist Manifesto”

A pesar de los grandes avances de la ciencia y la tecnología, el ser humano no es capaz de gestionar todo el conocimiento sin la ayuda de herramientas;

Hay dos razones principales por las que cometemos errores: la falta de conocimientos o su aplicación incorrecta;

Organizar las prioridades en listas reduce nuestra necesidad de esfuerzo cognitivo y nos hace centrarnos en lo esencial;

Todas las áreas y actividades pueden mejorarse con el uso de checklists, siempre que se utilicen de forma correcta;

Las listas de control de actividades deben mejorarse constantemente, teniendo en cuenta los contextos en los que se aplican.

Como resolver um problema de extrema complexidade?

En su obra “The Checklist Manifesto”, Atul Gawande afirma que sólo hay dos razones por las que fracasamos: la ignorancia y la ineptitud.

Los errores debidos a la ignorancia se producen porque la propia ciencia sólo puede ofrecer una comprensión parcial del mundo y de su funcionamiento. 

Hay límites a los rascacielos que podemos construir, fenómenos imprevisibles o situaciones que la medicina aún no es capaz de resolver del todo, como el caso de la pandemia de Covid-19. 

En estos casos, nos equivocamos o no resolvemos los problemas porque no tenemos los conocimientos necesarios para hacerlo. 

El segundo tipo de error se conoce como ineptitud, porque en estos casos el conocimiento existe, pero no lo aplicamos.

Es el caso de los edificios que se derrumban por un mal diseño, los fenómenos en los que los meteorólogos no han interpretado correctamente las señales o las cirugías en las que se producen errores médicos.

El equilibrio entre la ignorancia y la inaptitud

Atul aporta en su obra una reflexión sobre la variación del equilibrio entre la ignorancia y la inaptitud a lo largo de los siglos, donde gran parte de la historia de la humanidad se ha regido principalmente por la ignorancia.

Uno de los ámbitos en los que esta variación del equilibrio es más evidente es la Medicina, donde, hace décadas, nuestros conocimientos eran extremadamente limitados y teníamos poco control sobre las enfermedades, lo que las causaba y cómo tratarlas.

Hasta 1938 no se aisló la penicilina, por ejemplo, mientras que hoy somos capaces de desarrollar vacunas para un virus con impacto pandémico mundial en una fracción de tiempo en comparación con la creación del antibiótico.

La cuestión es que en las últimas décadas la ciencia ha sido capaz de hacer descubrimientos revolucionarios, adquiriendo suficientes conocimientos como para que la inaptitud, es decir, la adquisición y administración de tanta información, sea un problema tan grave como la ignorancia.

Incluso para aquellos que pasan décadas estudiando y practicando sus conocimientos, los fracasos siguen sucediendo y persisten, a pesar de la gran capacidad individual de los expertos. Esto se justifica por los conocimientos acumulados y producidos desde principios del siglo XXI. 

Las personas altamente cualificadas y formadas desarrollan cosas extraordinarias. Sin embargo, el conocimiento es inabarcable en todos los ámbitos, desde la filosofía a la física, de la medicina a la empresa, de las finanzas al gobierno. 

El volumen de lo que sabemos ha superado nuestra capacidad de absorber información, con el resultado de que el conocimiento no siempre se aplica de forma correcta, fiable o segura. Estamos sobrecargados.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un checklist?

La mayoría de las actividades que se realizan hoy en día requieren conocimientos avanzados, desde el ámbito de los profesionales de las tecnologías de la información, hasta los gestores financieros, bomberos, abogados, ingenieros, profesionales de la salud... La lista es interminable.

Por ello, sus actividades se han vuelto demasiado complejas como para confiar sólo en la memoria para realizarlas de forma fiable. Aquí es donde los checklists son la herramienta indispensable para abordar la gestión de la información.

Quizá a estas alturas seas escéptico sobre la eficacia de las listas de comprobación en actividades tan complicadas, pero prometemos convencerte al final de este PocketBook.

El libro “The Checklist Manifesto” afirma que el uso de listas de comprobación de tareas en nuestro entorno laboral y en nuestra organización personal servirá para asegurarnos de que recordamos lo mínimo necesario para que una actividad se realice de forma correcta. 

Los checklists también trabajan en nuestra disciplina de alto rendimiento, además de normalizar una base de rendimiento de calidad. Gawande afirma que proporcionan una “red cognitiva”, donde son capaces de detectar fallos de atención y minuciosidad, reduciendo esfuerzos razonables para reasignarlo a otros casos.

Un paso fundamental, según el autor, es ser consciente de que la aplicación de los checklists tiene sus límites, y que debemos verificar en qué circunstancias pueden ayudarnos o perjudicarnos.

¿Cómo y cuándo puedo utilizar un checklist?

Los checklists deben utilizarse en dos situaciones principales: para la gestión del conocimiento y para la eficacia de la comunicación. 

También se dividen en “READ-DO”, el equivalente a "leer y hacer", donde cada paso se realiza después de comprobar su existencia, o “DO-CONFIRM”, donde se inspecciona la lista y se realizan todas las actividades a continuación y luego se validan.

Cada tipo de lista debe aplicarse en función de las circunstancias de su objetivo.

En este caso, los checklists se elaboran para garantizar que las actividades necesarias en un determinado proceso no se olviden o se realicen de forma incorrecta. 

Deben utilizarse principalmente para gestionar equipos con diferentes funciones, especialidades y áreas de aplicación, ya que una lista garantiza que las actividades correctas sean realizadas por las personas adecuadas, en el momento oportuno y de la forma más apropiada.

Por lo tanto, los checklists deben dirigirse a las actividades de cada propósito, segmentando los equipos o las áreas y enumerando sus principales responsabilidades. 

Sabemos que, la mayoría de las veces, las cosas no salen exactamente como las habíamos planeado y que, durante la ejecución de una actividad, pueden surgir imprevistos o problemas que, en principio, no estaban esperados cuando planificamos nuestra lista de actividades.

En este caso, los checklists se encargan de proporcionar una comunicación eficaz entre las personas que pueden resolver nuestros problemas.

Por lo tanto, un checklist para una comunicación eficaz debe enumerar con quién debemos comunicarnos cuando se produce un problema con una causa determinada, cómo podemos ponernos en contacto, cómo es posible contactar con los expertos y cómo se realiza el seguimiento y el registro del problema.

Los checklists de comunicación son eficaces en situaciones sorprendentes y atípicas, en las que las condiciones son imprevisibles y cambian constantemente. Así, es imposible organizar una lista de tareas, pero es posible conseguir que la gente se comunique para resolver el problema de forma colectiva.

Un checklist eficaz consiste en una lista sucinta de tareas esenciales, que puede ramificarse y segmentarse según las circunstancias de cada aplicación. Atul Gawande afirma que es mejor tener varios checklists para cada situación o etapa de un proceso, en lugar de un largo checklist para todo el proyecto.

En “The Checklist Manifesto”, también entendemos que las listas de tareas deben ser fáciles de usar y accesibles para todas las personas que tienen alguna responsabilidad en la lista, incluso en las situaciones más complejas o difíciles.

El trabajo también sugiere que se realicen pausas estratégicas para revisar los resultados hasta la fecha, en las que se discutan los posibles impedimentos, se escuchen las opiniones y sugerencias y se aclaren ciertas dudas de los implicados.

El número de tareas de una lista es variable según el contexto, pero Atul Gawande advierte de la atención que hay que prestar a la hora de elegir los objetivos clave.

Esto se justifica porque si reducimos demasiado una lista, es posible que no tengamos suficientes “checks” para garantizar un buen rendimiento, mientras que si tenemos demasiados “checks”, los usuarios perderán la concentración y la productividad.

Por último, el trabajo sugiere que el lenguaje de la lista sea sencillo y exacto, equivalente al utilizado por los profesionales que la ejecutarán.

No elaborar una malo checklist es tan importante como elaborar un bueno checklist

La estructuración de una lista de tareas puede ser amplia y adaptable, pero hay factores que, independientemente de la función de desarrollo del checklist, sólo pueden obstaculizar su rendimiento.

Por ello, Atul Gawande afirma que es esencial que las listas no sean demasiado largas y que se centren en lo indispensable. Esto es necesario para no desviar la atención de lo que es más importante, o para no pasar más tiempo analizando la lista que ejecutándola.

Otro punto que debe evitarse es enumerar puntos muy triviales o básicos, de modo que la lista de comprobación se centre en las partes más complejas y detalladas de un proceso. 

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The Checklist Manifesto - Atul Gawande

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