Kanban Esencial Condensado - David J. Anderson - David J. Anderson

Es evidente que el entorno empresarial ha sufrido constantes cambios y la adaptación y adecuación a las transformaciones es una cuestión de supervivencia empresarial.

En este sentido, el autor de “Kanban Esencial Condensado” ha descubierto un nuevo enfoque de los procedimientos tradicionales de gestión de proyectos.

La metodología Kanban fue popularizada precisamente por David J. Anderson y se centra en la mejora continua de la cadena de valor de un producto o servicio a través de una visión general del flujo de tareas.

La práctica es una excelente herramienta para trazar el camino hacia la agilidad empresarial que las principales industrias han aplicado durante muchas décadas.

Sigue la lectura para entender mejor los principios y valores de este método.

El libro “Kanban Esencial Condensado”

La obra “Kanban Esencial Condensado” fue publicada el 16 mayo 2016 por Lean-Kanban University Press.

El libro tiene 102 páginas de contenido con un glosario y notas del autor al final.

El libro trae, de forma sucinta, el concepto y cómo aplicar el método Kanban, siendo una excelente opción para agilizar y optimizar los procesos de negocio en diversas áreas, no sólo en la tecnología.

¿Quién es David J. Anderson?

David J. Anderson es un pionero del método Kanban en tecnología y fundador de Kanban University y de David J Anderson School of Management.

Con más de 30 años en la industria del software, comenzó su carrera desarrollando juegos de ordenador a principios de los años 80 y tiene experiencia en empresas como Motorola y Microsoft.

Además de ser el autor de Kanban Esencial Condensado, David es conocido por haber publicado otras obras como “Kanban: Successful Evolutionary Change for your Technology Business” y “Lessons in Agile Management: On the Road to Kanban”.

¿Por qué leer “Kanban Esencial Condensado”?

El libro “Kanban Esencial Condensado” está indicado para personas que quieran profundizar en la gestión de proyectos para alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa, siendo especialmente imprescindible para empresarios, gestores y empleados.

Además, Kanban puede aplicarse en organizaciones de diversos ámbitos, como el diseño de productos físicos, el desarrollo de software, las finanzas, las actividades creativas o la gestión de TI, entre otros.

Al leer este resumen, conocerás las ventajas del método Kanban y los principios para definir, gestionar y mejorar los productos y servicios.

Principales enseñanzas del libro “Kanban Esencial Condensado”

• El método se caracteriza por “empezar con lo que ya haces”;
• Kanban muestra cómo trabaja el equipo;
• Se guía por valores;
• El objetivo de Kanban es controlar el trabajo en curso;
• Los empleados que utilizan la metodología Kanban son más independientes y productivos;
• El método mejora la alineación entre toda la empresa, ya que cada empleado puede ver el flujo de trabajo completo;
• Kanban mejora la prestación de servicios y aumenta la satisfacción del cliente.

¿Qué es Kanban?

Para entender qué es esta metodología, primero hay que diferenciar las variantes de la palabra “kanban”.

El término “kanban”, con “k” minúscula, tiene su origen en Japón y significa “señal”, “poste indicador” o “gran señal visual”. Se utiliza para contextualizar el “sistema kanban” o “sistema pull” de limitación del trabajo en curso, concepto que entenderemos mejor a continuación.

Por otro lado, “Kanban”, con “k” mayúscula, se refiere al método Kanban que obtuvo su nombre tras las presentaciones de David J. Anderson a Microsoft en 2005.

En la parte inicial del libro, el autor dice que la obra es un punto de partida para la jornada de aprendizaje sobre Kanban. De este modo, David caracteriza el método como “empezar con lo que ya haces”.

En este sentido, Kanban es un sistema visual que hace tangible el trabajo realizado por la empresa, asegurando que las actividades se realizan de forma equilibrada y que el equipo sea capaz de realizar el servicio.

Para ello, se utilizan señales visuales en un tablero físico o virtual (comúnmente llamado tablero Kanban) que representa el sistema de flujo de entrega que limita la cantidad de trabajo en curso o, como se explica en el libro, Work in Progress(WiP), en traducción libre, Trabajo En Curso.

La metodología aporta una visión panorámica del trabajo realizado por el equipo, la cantidad de tareas a realizar y la calidad del producto o servicio entregado a los clientes.

¿Cómo surgió el Kanban?

Rescatando el origen de la palabra, el método Kanban fue creado en los años 40 por Taiichi Ohno, un ingeniero de Toyota. La inspiración de los sistemas kanban proviene de la organización del flujo de inventarios en las estanterías de los supermercados.

Así, Ohno aplicó esta idea en Toyota a través de carteles y tarjetas visuales para alinear el nivel de stock con el uso de elementos para la fabricación de los automóviles. Este proceso se conoce como fabricación “just in time”. Te ha recordado a tus clases de historia de la escuela secundaria, ¿verdad?

Después de este acontecimiento, Kanban fue implantado por grandes empresas de desarrollo de software y fue popularizado por el autor de “Kanban Esencial Condensado”, David J. Anderson.

¿Cómo utilizar el Kanban?

Según David J. Anderson, para que un sistema de flujo de trabajo (workflow) sea un sistema Kanban, debe cumplir una serie de condiciones:

• Señales para limitar el WiP;
• Columnas o listas con nombre (por ejemplo: To Do, Doing, Done) que pueden ajustarse según las necesidades del proyecto;
• División del workflow en secciones y fichas para cada actividad;
• Hay que identificar los puntos de compromiso y de entrega;
• Antes del punto de compromiso puede haber un conjunto de ideas que pueden ser seleccionadas o no.

Fuente: Imagen sacada del libro “Essential Kanban Condensed”, página 8.

Además, el autor señala que el flujo de trabajo debe priorizar la entrega de valor y minimizar el tiempo de espera. En este sentido, David menciona el término Lead Time (Tiempo de Espera):

“The time that an item is in process between the commitment and delivery points is referred to as the Lead Time for the item.” (en traducción libre: “El tiempo que un artículo está en proceso entre los puntos de compromiso y de entrega se denomina Plazo de Espera del artículo.”)

¿Cuáles son las ventajas de Kanban?

Al aplicar este método, la organización puede lograr una mejor alineación entre todos los sectores de la empresa, lo que significa que los objetivos estratégicos se alcanzan más fácilmente.

Además, la organización de las actividades realizadas y un flujo de trabajo equilibrado entre todos los empleados conduce a una mayor agilidad y permite la aplicación de la filosofía Kaizen (mejora continua).

Esto significa que, en caso de que surja algún contratiempo, ya sea debido al entorno externo o a cuestiones de la propia empresa, Kanban permite sortear el problema. En consecuencia, según el autor, el método también se denomina “Camino alternativo hacia la agilidad”.

Por último, con Kanban es posible implementar bucles de feedback. A través de indicadores gráficos o de la revisión del workflow, el gestor puede asegurarse de que la entrega del equipo cumplió o no con las necesidades del cliente, además de minimizar los riesgos gracias a la visibilidad inmediata del problema.

¿Cuáles son los principios fundamentales de Kanban?

El método Kanban se basa en seis principios fundamentales, que son:

• Empieza con lo que haces ahora;
• Busca cambios evolutivos e incrementales;
• Respeta el organigrama de la empresa;
• Fomenta el liderazgo a todos los niveles;
• Enfoca en las necesidades de tus clientes;
• Crea metas para mejorar los resultados de los clientes y de los negocios.

¿Cuáles son los valores Kanban?

Además de los principios, Kanban también es impulsado por valores que estimulan la mejora continua de los servicios a través de las buenas relaciones entre el equipo.

Los valores pueden resumirse únicamente en la palabra “respeto”. Según el autor, para que los procesos funcionen con éxito, todos los individuos involucrados deben ser respetados.

Sin embargo, el sistema kanban tiene un conjunto de otros ocho valores:

1. Transparencia;
2. Equilibrio;
3. Colaboración;
4. Enfoque en el cliente;
5. Flujo;
6. Liderazgo;
7. Entendimiento;
8. Acuerdo.

¿Qué y cuáles son las cadencias del método Kanban?

Según David J. Anderson, además de basarse en el sistema Kanban, el método se caracteriza por los bucles de feedback, o sea, siete oportunidades de cadencias.

Las cadencias son reuniones cíclicas de revisiones que estimulan la mejora continua y la prestación efectiva de servicios de cada equipo. La elección de la cadencia ideal para las revisiones dependerá del contexto de la organización y es un punto decisivo para los buenos resultados futuros.

El autor sugiere las siguientes reuniones:

1. Análisis Estratégico (Strategy Review)

Tiene por objetivo seleccionar los servicios que se prestarán, revisar la estrategia de negocios y garantizar que el producto y la entrega se correspondan con los valores esperados por el mercado. La cadencia es trimestral.

2. Análisis de Operaciones (Operations Review)

Se refiere a la revisión global del sistema para comprender los recursos para maximizar la entrega de valor a los clientes y sugerir eventos Kaizen. La cadencia es mensual.

3. Análisis de Riesgos (Risk Review)

Busca revisar los riesgos de los sistemas Kanban y resolver los problemas que comprometen la entrega. La cadencia es mensual.

4. Análisis de la Entrega de Servicios (Service Delivery Review)

El objetivo de este análisis es revisar y mejorar la eficacia de un producto o servicio para verificar que se entregan de acuerdo con los requisitos de los clientes. La cadencia es quincenal.

5. Reunión de Reposición (Replenishment Meeting)

Es una reunión para definir y trasladar elementos al punto de compromiso y decidir en qué actividades se trabajará en la siguiente entrega. La cadencia es semanal.

6. Reunión Kanban (Kanban Meeting)

Es una reunión con una duración entre 10 y 20 minutos para revisar el estado del trabajo entre los empleados responsables de la entrega del producto. La cadencia es diaria.

7. Reunión de Planificación de la Entrega (Delivery Planning Meeting)

Su objetivo es monitorear y planificar los criterios de aceptación de los clientes. La cadencia varía según el plazo de cada entrega.

¿Cómo aplicar Kanban en tu empresa?

Para aplicar el método Kanban en tu organización, David sostiene que los gestores deben reconocer que el trabajo implica un flujo de valor desde la solicitación del producto o servicio por parte del cliente hasta su entrega efectiva.

En otras palabras, deben realizar un ejercicio de visualización del trabajo y del proceso de entrega. Una vez hecho esto, el proceso debe mejorarse continuamente aplicando las prácticas, los principios y los valores de Kanban.

Según el autor, de este modo estarás aplicando el método sin ni siquiera utilizar un sistema kanban (con las señales visuales para limitar el WiP).

Sin embargo, si estás buscando una herramienta para introducir Kanban en tu empresa, David J. Anderson comparte el Systems Thinking Approach to Introducing Kanban (STATIK), en traducción libre, Enfoque de Pensamiento Sistémico para la Introducción de Kanban.

El método STATIK es una forma de definir los pasos para adoptar Kanban en una organización. Ellos son:

• Paso 0: Trazar el mapa de los servicios;
• Paso 1: Entender qué es lo que hace que el servicio sea adecuado para el cliente;
• Paso 2: Comprender las fuentes de insatisfacción con el sistema actual;
• Paso 3: Analizar la demanda;
• Paso 4: Analizar la capacidad;
• Paso 5: Dar forma al flujo de trabajo (workflow);
• Paso 6: Descubrir las clases de servicios;
• Paso 7: Incorporar el sistema Kanban;
• Paso 8: Socializar el sistema y el diseño del marco y negociar su implementación.

Cabe señalar que las etapas no son necesariamente secuenciales y que es normal revisar todos los puntos en busca de nuevas mejoras.

Más libros sobre productividad y gestión ágil

A veces, Kanban se utiliza como proceso principal o junto con otro, como SCRUM. Así que aprende más sobre esta otra metodología de gestión de proyectos con el libro “SCRUM: El Arte de Hacer El Doble de Trabajo En La Mitad de Tiempo”, del autor Jeff Sutherland.

Jake Knapp, en su libro “SPRINT”, muestra que es posible probar tu producto antes de entregarlo al cliente, de manera que puedas entender los posibles diseños y mejorarlos a tiempo.

En “Más Agudo, Más Rápido y Mejor”, del autor y reportero estadounidense Charles Duhigg, aprenderás a delimitar metas, ver oportunidades y tomar buenas decisiones para lograr la productividad en la vida y en los negocios.

Vale, pero ¿cómo puedo aplicar el Kanban en la práctica?

• Si no quieres utilizar Kanban de forma física, puedes utilizar algún sistema en línea como Trello para hacer un seguimiento de los proyectos y asegurarte de que el equipo cumplirá los plazos; 
• Comprende todos los procesos de la empresa, desde los más sencillos hasta los más complejos;
• Fomenta el liderazgo en todos los ámbitos de la organización;
• Comprende y céntrate en las necesidades de tus clientes;
• Deja que los empleados gestionen su trabajo de forma independiente;
• Motiva a tu equipo para que ofrezca feedbacks con el fin de mejorar el proceso;
• ¡La participación de todos los empleados es fundamental! Trabaja con motivación y no con obligación.

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