Si tu área en la empresa vive en medio del caos, donde no hay rutina y donde solo se resuelven problemas, es hora de que consultes lo que Vicente Falconi, en su libro “Gestión de la Rutina del Trabajo del Día a Día”, tiene para enseñarte. 

Según él, tu empresa puede funcionar en dos situaciones. Una de ellas es la anómala, en la que no se genera valor para el cliente, sino costes para la empresa. La otra es el funcionamiento normal, en el que el valor se genera a través de la estabilidad de los procesos.

También habrás tenido la sensación de que cuando sales de tu rutina “normal”, no puedes rendir tanto como antes, ¿verdad? ¡Entonces sigue leyendo para saber cómo crear una rutina exitosa en tu empresa!

El libro “Gestión de la Rutina del Trabajo del Día a Día”

El libro es una guía de base para que los líderes realicen mejoras en sus empresas a través de la gestión de sus operaciones.

La 2ª edición del libro tiene 247 páginas y está dividida en cuatro capítulos, que presentan las cuatro fases para conseguir una buena gestión del día a día en el trabajo:

“Primera fase - Entienda su trabajo”;

“Tercera fase - Ajustando la máquina”;

“Cuarta fase - Caminando hacia el futuro”.

Graduado por la Universidad Federal de Minas Gerais (UFMG) en Brasil, Vicente Falconi es el mayor consultor de Brasil, algunos lo llaman leyenda viva, y no fue por casualidad que recibió este título.

Consejero de Ambev y Gerdau, Falconi buscó en Japón lo que había detrás de la excelencia empresarial de las compañías japonesas. Después de algunos años, regresó a Brasil, y aplicó con enorme éxito aquí lo que aprendió allí, tanto en el sector público como en el privado.

Gerentes, directores y personas en cualquier puesto de liderazgo que quieran aprender a crear una rutina exitosa para su trabajo y el de sus subordinados.

¿Cuáles son los puntos principales del libro "Gestión de la Rutina del Trabajo del Día a Día”?

“Su META es ser el mejor del mundo en aquello que usted hace. No existen alternativas.”;

Las operaciones anómalas sólo generan costes y, hasta que se eliminen, la empresa trabajará para apagar los incendios;

Para gestionar hay que medir todo, porque es la medición la que nos permite identificar los desvíos y problemas de la empresa;

Como gestor, siempre debe tener problemas que resolver. Ya sea eliminando anomalías o alcanzando un nuevo objetivo de mejora;

Gestiona la motivación de tu equipo, estableciendo indicadores y objetivos;

En un mundo globalizado y competitivo, por muy brillantes que hayan sido los resultados de tu empresa en el pasado, no te sostendrán en el futuro.

¿Te has preguntado alguna vez cómo consiguen las buenas empresas generar resultados constantes a lo largo de muchos años, aunque todo su personal original se haya marchado y haya dado paso a empleados completamente nuevos? 

La respuesta es sencilla: estas empresas cuentan con una sólida gestión de la rutina.

Pero, ¿qué es eso? Según Vicente Falconi, en su libro “Gestión de la Rutina del Trabajo del Día a Día”, antes de entender qué es la gestión de la rutina, hay que entender qué es una empresa. 

Una empresa es una organización que trabaja para satisfacer las necesidades de otras personas, o mejor dicho, para agregarles valor. Así, su producto es comprado y obtiene rendimientos financieros.

Para realizar el trabajo, existen funciones y puestos en las empresas. Puesto es el nombre de tu posición laboral, función es lo que realmente haces. Entre las funciones, hay cuatro tipos:

Dirección: establece objetivos estratégicos para la supervivencia de la empresa;

Gestión: alcanza las metas y capacita a la función de supervisión;

Supervisión: entrena la función de operación y comprueba que se cumpla la norma;

Supervisão: treina a função operação e checa se está cumprindo o padrão; 

Operación: cumple las normas para que la rutina de la empresa funcione.

Las dos primeras son de gestión y las dos últimas son operacionales.¡Según Falconi, en una empresa, el 90% de las actividades son operacionales! Está claro entonces que si la operación de la empresa no es buena, no seguirá adelante, ¿verdad?

Estas funciones funcionan de dos maneras: cuando todo funciona normalmente y cuando se producen anomalías (problemas). La operación normal genera valor para la empresa, mientras que la operación anómala sólo genera costes.

El objetivo de la empresa, por lo tanto, debe ser eliminar las anomalías y lograr esta “operación normal”, que genera valor. A continuación veremos cómo hacerlo.

“Gerenciar o controlar un proceso es el hecho de buscar las causas (medios) de la imposibilidad de alcanzar una meta (fin), establecer contramedidas (plan de acción) y estandarizar, en caso de éxito.”

La gestión de la rutina es el medio de garantizar que las funciones operacionales de una empresa funcionen sin problemas, o mejor dicho, que funcionen de manera “normal”, agregando valor. Sus pilares son:

Clara definición de la responsabilidad y la autoridad de cada persona;

Estandarización de operaciones, procesos y productos;

Acciones correctivas según el seguimiento de los resultados;

Utilización del potencial de las personas y un excelente entorno de trabajo (5S);

Falconi observa que la mejor manera de iniciar la gestión de la rutina es implementando el 5S, ya que garantiza un gran ambiente de trabajo: organizado, limpio, disciplinado y económico – factores esenciales para la productividad.

Una vez implantado el 5S, es posible atacar las demás frentes de la gestión de la rutina:

Veamos cada uno de estos pasos a continuación.

“Solo se estandariza aquello que es necesario estandarizar, para garantizar cierto resultado final deseado.”

Para gestionar cualquier rutina, se necesitan estándares que indiquen los procedimientos y los objetivos para ejecutar cada trabajo, permitiendo a los trabajadores responsabilizarse de sus entregas. 

Estos estándares deben definirse en función de la experiencia real que se produce en el lugar de trabajo y, una vez definidos, deben difundirse a través de la capacitación de los empleados.

Hay dos herramientas básicas de estandarización:

Flujograma: es un esquema visual que muestra la secuencia de actividades que deben ocurrir en una determinada actividad o proceso;

Procedimientos Operacionales Estándar (POEs):  es el listado más sencillo e intuitivo posible de la secuencia de las tareas más importantes que deben realizarse en una operación.

Después de que sus procedimientos se hayan normalizado y difundido entre los empleados mediante la capacitación, es más fácil identificar y eliminar las anomalías, que no son más que desviaciones que se producen en relación con el funcionamiento normal. 

Cada función de la empresa tiene su papel en la eliminación de anomalías:

Supervisores: registran las anomalías notificadas, las comunican a los gerentes y resuelven sus causas inmediatas;

Gerentes: hacer un control diario de las anomalías, detectar y eliminar las que son crónicas y hacer un informe semestral a la dirección;

Directores: analizar el informe semestral y definir los objetivos de corrección.

Recuerde que todas las empresas tienen demasiadas anomalías, y que no es posible corregirlas todas, por lo que se necesita un criterio para priorizarlas.

No hay gestión sin medición, ¿está de acuerdo? ¿Cómo vas a identificar las desviaciones y los problemas en la empresa sin monitorear?

Para monitorear el resultado de los procesos es necesario definir elementos de control, que son valores que miden cuantitativamente alguna cosa. Hay elementos de control que hay que mantener y otros que hay que mejorar.

Recuerda que hay que gestionar a la vista estos elementos de control, a través de representaciones estandarizadas: unos gráficos muy grandes, en un lugar muy visible, pueden ayudar en esto.

¡La idea es que todo el mundo pueda ver, y que de un vistazo, entienda las informaciones!

Después de garantizar que los resultados se mantengan estables, tu principal función como gerente es mejorar los resultados, o en otras palabras, alcanzar las metas. Para ello, necesitas:

Establece claramente hacia dónde quieres ir, definiendo para cada meta un objetivo, un valor y un plazo, como en el ejemplo siguiente:

Objetivo: Reducir el porcentaje de entregas tardías;

Investiga y analiza los impedimentos para lograr este objetivo;

Propón planes de acción para solucionar cada impedimento relevante.

No olvides incluir en la discusión a todas las personas que puedan ayudar, porque con la colaboración se aprovechan los conocimientos de todos y se consiguen mejores resultados.

Ahora que has “arreglado la casa”, es el momento de lubricar una u otra pieza que hace ruido.

Según Vicente Falconi, en su libro “Gestión de la Rutina del Trabajo del Día a Día”, esta fase consiste en:

Para mejorar el monitoreo debes definir claramente, dentro de tu área, la misión, los clientes, las necesidades de tus clientes, y a partir de ahí, los elementos de control. Así se evitará el monitoreo de elementos que no agregan valor.

“Su empresa solo será competitiva si todas sus gerencias son competitivas.”

Otra forma de mejorar el monitoreo es averiguar si alguien más está logrando mejores resultados que los tuyos (dentro o fuera de tu empresa). 

Basándose en el benchmarking de tus elementos de control, establece objetivos – recuerda que los objetivos deben ser desafiantes para tener las mejores soluciones. Los objetivos débiles generan resultados débiles.

Falconi señala que los datos de otras empresas suelen ser accesibles y sólo hay que buscarlos para encontrarlos.

Según Falconi, para mejorar es necesario resolver los problemas, o sea, alcanzar las metas. 

Para crear un método sólido de resolución de problemas en tu empresa, es necesario dominar el método PDCA de mejoras. Este método consta de 4 pasos:

Para entrenar a tu equipo en el método, elige los problemas más pequeños de tu área y pide a tus equipos (3 o 4 personas) que apliquen el método PDCA para resolverlos. 

Al principio no sabrás qué problemas tiene tu zona. Por lo tanto, empiece por hacer un shake-down con todo tu equipo, es decir, un levantamiento de los problemas en tu área.

Algunos pasos prácticos para ejecutar el PDCA son:

Establecer un sistema de sugerencias: al principio puede ser muy simple, orientado a la cantidad de sugerencias, y con el tiempo tu enfoque cambia a la calidad de las sugerencias;

Crear Círculos de Control da Calidad (CCC): grupos de operadores que empiezan a resolver pequeños problemas en tu zona.

3) Alinear los objetivos con el directorio

Ya hemos dicho que sin un objetivo no hay gestión. Pero, ¿de dónde vienen estos objetivos? Provienen del mercado, o mejor dicho, de las demandas de los clientes. 

A la hora de fijar los objetivos, recuerda siempre alinearlos con los del directorio, porque son aquellos necesarios para la supervivencia de la empresa.

El potencial humano es el mayor activo de cualquier empresa, ¿estás de acuerdo? Así que, para sacarle el máximo provecho, es necesario hacer pensar a tu equipo, y no hay mejor manera de hacerlo que enseñándoles a ejecutar el ciclo PDCA. 

Otra forma de aprovechar el potencial humano es gestionar la motivación de tu equipo: establece indicadores y objetivos para ello. Un equipo desmotivado no puede dar resultados.

Promueve las actividades de grupo, reconoce los esfuerzos de tu equipo, lucha para que la empresa les recompense por ello, dando mayores salarios, por ejemplo, y sé amigo de tus empleados, ¡incluso en el ámbito familiar!

Por último, no dejes nunca de aumentar las competencias de tus empleados mediante la capacitación a lo largo de toda la vida.

Falconi señala que los resultados extraordinarios del pasado no sirven para el futuro, y para que logremos nuevos resultados extraordinarios, pide que se preste atención a los siguientes puntos.

Busca siempre alcanzar las metas absolutas: cero retrabajos, cero retrasos, cero inventario... eliminando las tres fuentes de pérdidas:

Desperdicio: todo lo que no agrega valor al cliente – hacer informes que nadie lee, medir informaciones innecesarias...

Insuficiencia: opuesto al desperdicio, sería la falta de un informe que sería importante, no medir las informaciones esenciales...

Inconsistencia: cualquier variación en los indicadores - las variaciones ocultan los desperdicios y las insuficiencias, ¡por lo que cualquier variación es un problema!

¡Recuerda que incluso los problemas más pequeños deben abordarse en algún momento, porque la suma de ellos da lugar a un gran problema!

Gestiona las mejoras continuas y disruptivas

Para implementar mejoras disruptivas, hay que preguntarse constantemente si han surgido:

Paralelamente a la gestión de las mejoras disruptivas, nunca dejes de gestionar las mejoras continuas.

En el libro “Great by Choice”, Jim Collins y Morten T. Hansen demuestran que las empresas que sobreviven en el mercado son las disciplinadas, no necesariamente las creativas y visionarias. ¡Las empresas más exitosas son las que se han mantenido más constantes, con una sólida gestión de la rutina!

Andrew Grove, en su libro “High Output Management”, enseña cómo unir a tus empleados en un equipo altamente productivo. Para eso, sostiene que los elementos de control son una herramienta clave, y deben estar bien definidos para que los esfuerzos del equipo se orienten en la dirección correcta.

Por último, en “Empresas que Perduran”, Jim Collins y Jerry I. Porras, a través de sus estudios, llegaron a la conclusión de que las empresas duraderas son aquellas que buscan la mejora continua y tienen una ideología sólida. Su enfoque está siempre en superarse a sí mismos, y no necesariamente en superar a la competencia.

Vale, pero ¿cómo puedo aplicar eso en mi vida? 

La gestión de la rutina es lo que garantizará la constancia de los resultados de tu empresa. Para aplicarlo hay que tener en cuenta los cuatro pilares para “arreglar la casa”:

Después de arreglar tu casa, mejora la gestión de la rutina de tu empresa a través de la internalización del método PDCA por parte de todos tus empleados. ¡Este es un factor esencial para el éxito de tu negocio!

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Gestión de la Rutina del Trabajo del Día a Día - Vicente Falconi

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