Getting Things Done - David Allen

El libro “Getting Things Done” ofrece estrategias de organización personal basadas en el método GTD, que fue desarrollado por el autor David Allen y consiste en la gestión de acciones orientadas a una mayor productividad.

Este método se basa en un concepto llamado “mind like water”, “mente clara como el agua” en español, y se refiere a una analogía, es decir, tienes la capacidad de organizarte y recomponerte, así como el agua.

Según David Allen, nuestras mentes son buenas para realizar actividades y no deben usarse para almacenar información. De forma innovadora, este trabajo te proporcionará una nueva forma de trabajar: con más productividad y menos estrés.

¡Sigue leyendo este resumen para saber más de este mecanismo de gestión del flujo de trabajo!

El libro “Getting Things Done”

El libro “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”, o en traducción libre “Organízate con eficacia: El arte de la productividad Sin estrés”, fue lanzado en el 2001 por el escritor estadounidense David Allen.

La obra explica el método GTD, que muestra cómo administrar tu tiempo para aumentar la productividad y reducir el estrés. Y es un bestseller internacional, con 352 páginas y quince capítulos, que se dividen en tres partes.

¿Quién es David Allen?

David Allen, estadounidense nacido en 1945, es escritor y uno de los mayores expertos en productividad. Es el fundador de David Allen Company, empresa especializada en consultoría y formación. Además, es el creador y locutor del método GTD (Getting Things Done).

Alrededor de 1980, David comenzó a aplicar sus conocimientos de productividad en los negocios y en 2001 lanzó su libro “Getting Things Done”, o sea, más de 20 años después.

El autor tiene más de 35 años de experiencia en consultoría y coaching.

¿Para quién está indicado el libro “Getting Things Done”?

Según el autor David Allen, el método GTD puede ser utilizado por todos aquellos que buscan una productividad libre de estrés y quieren llevar una vida ocupada de manera más eficiente.

Aún así, “Getting Things Done” no se trata solo de hacer que las cosas sucedan, sino de involucrarte adecuadamente con tu trabajo y tu vida personal.

¿Cuáles son los puntos principales de “Getting Things Done”?

• Vaciar tu bandeja de entrada (hacer, delegar, posponer o eliminar);
• Revisar los objetivos y mantener el enfoque;
• Revisar periódicamente los proyectos a largo plazo;
• Estar atento a la ansiedad y no dejar que el trabajo te abrume;
• Aceptar que las cosas no se deben hacer todas al mismo tiempo, prioriza tus actividades.

¿Qué es el arte de hacer que las cosas sucedan (“Getting Things Done”)?

En la primera parte del libro “Getting Things Done”, el autor David Allen introduce los puntos básicos del método GTD, mostrando por qué debemos tomar una actitud de cambio en la forma en que pensamos para poder resolver nuestros problemas.

Allen proporciona las herramientas para controlar el flujo de trabajo, así como una guía para hacer un plan y dice que, para que las cosas sucedan, debemos seguir 5 pasos.

El primero es recopilar, o sea, dejar nuestras mentes libres para realizar las actividades.

Entonces, primero, debes transferir tus tareas a una ubicación física que puede ser un papel, tu email y también existe la posibilidad de usar aplicaciones específicas para esto.

El segundo paso es procesar: debemos analizar aquellas actividades enumeradas en el paso de captura y clasificarlas siguiendo los pasos: “¿Requiere alguna acción? ¿Sí o no?”. Si no, esta actividad debe ser eliminada. En caso afirmativo, “¿Cuál es la próxima acción?” y “¿Con qué proyecto o resultado se ha comprometido?”.

Si esta acción es un proyecto, colócala en una lista llamada “Proyectos”. Una vez que tu acción no sea un proyecto y se pueda hacer en menos de dos minutos, hazla. Si no se puede terminar en dos minutos, tenemos dos posibilidades: delegar o posponer.

Hecho esto, el próximo paso es organizar:

“Ser organizado, simplemente significa que el lugar destinado a las cosas sea compatible con lo que significan para ti.”

En otras palabras, aquí, tienes sólo que organizar tus actividades de la manera clasificada en el paso anterior.

Por ejemplo, las actividades que no requieren acción se pueden colocar en una categoría denominada “Papelera”.

El siguiente paso es revisar: debes determinar con qué frecuencia vas a revisar tus listas, diaria o semanalmente. Según el consejo del autor David Allen en el libro “Getting Things Done”:

“Revisa listas, diseños y mapas de orientación con la frecuencia que sea necesaria para sacar ese contenido de tu cabeza. Debes usar la cabeza para sacar las cosas de la cabeza.”

Finalmente, el último paso es actuar: este paso es el resultado de todos los anteriores, es decir, asegurarte que la actividad que estás haciendo en ese momento es realmente la actividad que debes estar haciendo. Es la forma en que definió que estaría.

¿Cómo practicar la productividad sin estrés?

Una vez presentada la metodología GTD, el autor David Allen pasa a la aplicación. Detalla cómo debe implementar los 5 pasos presentados anteriormente: Recopilar, Procesar, Organizar, Revisar y Actuar.

Para empezar, es necesario obtener un lugar físico y único, que sirva como un centro de control, que puede ser tu escritorio u oficina.

Todos necesitarán esta ubicación para administrar las actividades. Recuerda, en este lugar debes dejar todo lo que necesitas al alcance de tu mano.

El libro “Getting Things Done” muestra la importancia de completar cada uno de los 5 pasos antes de continuar. Al principio, puede ser tentador romper el orden, especialmente cuando aparecen las actividades más urgentes, pero mantén la concentración y completa el orden correcto.

David Allen dice que:

“Al comenzar a aplicar este método, tal vez descubras que él libera un enorme espacio para el pensamiento creativo y constructivo. Si tienes sistemas y hábitos listos para aprovechar tus ideas, tu productividad puede aumentar exponencialmente.”

¿Cuáles son los principios clave?

Esta parte del libro “Getting Things Done” está dedicada a mostrar las ventajas que las personas instruidas por el autor David Allen han obtenido con el tiempo. Un aumento en la confianza al realizar sus trabajos es solo una de ellas.

David Allen también entra en cuestiones psicológicas de su método. Él dice que nos sentimos mal cuando tenemos varias actividades a realizar, eso es porque las actividades incompletas generan acuerdos quebrados con nosotros mismos.

Por fin, sugiere tres soluciones para esto: “no hacer el acuerdo”, “cumplir el acuerdo” o “renegociar el acuerdo”.

En ese momento, el autor explica que las personas se sienten mejor y, consecuentemente, son más productivas cuando vacían la cabeza.

Libros sobre gestión de acciones y productividad

En el libro “Focus”, el autor Daniel Goleman sostiene que la práctica solo te acerca a la perfección si se hace con inteligencia, es decir, si la persona que está practicando utiliza ese tiempo para hacer ajustes y mejoras. Además, explica que la atención que prestas durante la práctica es crucial.

Ryder Carroll, autor del libro “El método Bullet Journal”, muestra que, según estudios, alrededor de 70 mil pensamientos pasan por nuestra mente todos los días. Así, el autor destaca la importancia de crear una forma de poner orden en este caos de pensamiento. Una de las mejores formas de hacerlo es escribiendo.

En “Mañanas Milagrosas”, el autor Hal Elrod defiende la idea de que despertarse temprano puede ser una herramienta poderosa para mejorar varias áreas de tu vida, porque la forma en que experimentas este período puede afectar directamente el resto de tu día y tu nivel de éxito.

¿Cómo puedo aplicar el contenido de “Getting Things Done”?

Dado que los hábitos toman tiempo, la sugerencia del autor David Allen es: mejorar cada paso a la vez y convertirlos en un hábito. El objetivo del GTD es hacerte enfocar en el trabajo que importa en el momento adecuado.

El libro “Getting Things Done” está lleno de citas y pensamientos, con varios consejos útiles. Si deseas profundizar en el método GTD y buscar una manera de aumentar la productividad, lee la obra completa de David Allen.

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