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La mayoría de nosotros nos sentimos abrumados, haciendo demasiadas tareas y sin poder centrarnos en lo que realmente somos buenos. Esta falta de tiempo es un obstáculo si tu objetivo es construir u optimizar tu empresa. El libro "Idea to Execution", escrito por Ari Meisel y Nick Sonnenberg, te ayudará a ser más productivo.

A través de la narrativa del primer año de la empresa Leverage, que todavía se llamaba Less Doing, los autores muestran lo importante que es optimizar, automatizar y externalizar tareas para superar a un villano importante: la ineficiencia.

La compañía nació durante una cena entre los dos amigos a partir de una idea que se implementó al día siguiente. Pero, ¿cómo lo hicieron sin necesitar una gran inversión inicial y sin perder el tiempo?

Para descubrir esto y conocer algunos consejos para un negocio eficaz, ¡sigue leyendo este resumen!

En 2016 se publicó el libro "Idea to Execution: How to optimize, automate, outsource everything in your business", "Idea para la ejecución: cómo optimizar, automatizar, externalizar todo en su negocio" en traducción libre.

La empresa Less Doing, actualmente llamada Leverage, se creó de la noche a la mañana y sin necesidad de una inversión inicial, según los autores.

Al contar la historia del primer año de la compañía, Ari Meisel y Nick Sonnenberg revelan tanto los problemas que enfrentaron como las soluciones creativas y económicas que encontraron.

Sobre los autores Ari Meisel y Nick Sonnenberg

Nick Sonnenberg es cofundador de Leverage y le apasiona emprender y crear negocios disruptivos. Con experiencia en la creación de algoritmos, se graduó de la Universidad de Berkeley y obtuvo su maestría en ingeniería financiera.

Mientras trabajaba en Wall Street en carteras por valor de millones de dólares, decidió seguir una vida más significativa y se convirtió en emprendedor.

Ari Meisel es padre de cuatro hijos y portador de la enfermedad de Crohn. Ari conoce muy bien el valor del tiempo y es un experto en productividad.

Fue por su experiencia con asistentes virtuales y su amistad con Nick que nació Less Doing.

Ari también es autor de "Less Doing, More Living: Make Everything in Life Easier", "The Art of Less Doing: One Entrepreneur's Formula for a Beautiful Life" y "Intro to Biohacking".

El libro "Idea to Execution" está lleno de ideas innovadoras para aquellos que desean iniciar su propio negocio u optimizar, automatizar y externalizar sus tareas actuales en el trabajo.

Ideas principales del libro "Idea to Execution"

Para crear una empresa no es necesaria una gran inversión;

Es fundamental conocer las herramientas disponibles para optimizar y automatizar su negocio;

Es importante subcontratar tareas que consumen tu tiempo, pero que no están vinculadas a lo que haces mejor;

Aunque todo pueda ser pasado para terceros, no debemos subcontratar en lo que somos muy buenos;

Usa métricas y feedbacks para rastrear y mejorar tu negocio.

¿Sabes cuándo tienes una gran lista de tareas pendientes y sientes que tu productividad es baja? ¿Alguna vez te has preguntado si podrías subcontratar estas tareas para que puedas usar tus habilidades únicas y desarrollarte más?

Los autores Ari Meisel y Nick Sonnenberg no solo pensaron esto, sino que crearon una compañía que ofrece y aplica soluciones de tercerización de tareas.

Crearon Less Doing, ahora conocida como Leverage, que permite que las personas y las empresas sean más eficientes.

Según el libro "Idea to Execution", siempre debemos pensar en cómo optimizar y automatizar nuestras tareas, además de subcontratar aquellas que no necesiten nuestras habilidades únicas.

La optimización es la mejora de los procesos actuales y la búsqueda de la forma más eficiente de ejecución. Aún así, si esta optimización está vinculada a las personas que realizan una tarea, se está consumiendo el tiempo de alguien y todavía hay margen para el error humano.

Este es el momento de usar la automatización. Esto puede significar renunciar al control y aceptar que no todo necesita de ti.

Finalmente, está la tercerización. Los asistentes virtuales ofrecidos en la compañía de los autores Ari Meisel y Nick Sonnenberg satisfacen esta necesidad.

Son contratados por personas que entienden lo valioso que es su tiempo y que desean centrarse en sus actividades principales.

En una cena entre Ari Meisel y Nick Sonnenberg, los amigos pensaron que sería una buena idea comenzar un negocio de asistentes virtuales.

Al combinar las habilidades prácticas de Nick con la tecnología, y la experiencia de Ari con la productividad y su red de contactos, le dieron una oportunidad al negocio.

En la misma cena, compartieron responsabilidades y acordaron que no harían avanzar a la compañía si esta interfiriese con su amistad. Además, decidieron centrarse en su aprendizaje y no en el rendimiento financiero de la empresa.

"Cuando estás aprendiendo, estás creciendo y el dinero viene como resultado."

Quizás por eso, decidieron no invertir en recursos pagados para la creación del negocio, sino integrar herramientas gratuitas que ya estaban disponibles.

Como cuentan en el libro "Idea to Execution", al pensar en el proyecto, decidieron no perder el tiempo planificando y validando la idea. Prefirieron probar sus soluciones en un pequeño grupo de clientes y ver qué funcionaba y qué no.

Buscando un diferencial competitivo, decidieron invertir en capacitación y calificación para tener empleados de alto nivel.

Por lo tanto, optaron por compensarlos con un valor superior al mercado y también cobrarles más caro a sus clientes.

Estos empleados fueron remunerados de acuerdo con el tiempo de servicio prestado. Este factor, sumado al hecho de que la empresa es completamente virtual y todo contacto se realiza por emails, teléfono y aplicaciones, redujo considerablemente los costos.

Esta política de costo mínimo se complementó con el uso de software libre. Todas las aplicaciones que se han utilizado se enumeran al final del trabajo "Idea to Execution".

Para facilitar la administración e integración de la información, Nick creó y mejoró un Dashboard. Lo mismo era visible incluso para los empleados y se usaba como una forma de comunicación sobre lo que sucedía en la empresa.

Uno de los puntos más interesantes del libro "Idea to Execution" es la forma de reclutamiento presentada por los autores Ari Meisel y Nick Sonnenberg, que fue completamente virtual y sin contactos directos y personales.

Todo el proceso se automatizó con el envío de correos electrónicos con instrucciones según la aprobación en cada etapa del proceso.

Ari Meisel y Nick Sonnenberg entendieron que esta era la mejor manera de encontrar empleados que entendieran lo que querían y cómo ejecutar las órdenes.

Adoptaron la idea de contratar rápido y despedir aún más rápido. Los empleados improductivos fueron despedidos rápidamente. Pero los más productivos de la semana recibieron un bono de $100.

Además, los más interesados obtuvieron tutorías con Nick y Ari, profesionales reconocidos y competentes.

Los empleados también serían despedidos si hicieran 3 strikes (3 errores considerados importantes). Se podría retirar un strike caso el contribuyente se tornase el destaque de la semana, lo cual era muy interesante.

Para resolver problemas, utilizaron la técnica de "5 Por Qués". Para cada problema, preguntaron "¿Por qué?" y luego otro "¿Por qué?" por la respuesta dada hasta que hicieron la pregunta 5 veces.

También aplicaron Kaizen a la empresa para garantizar una mejora continua.

Para los autores Ari Meisel y Nick Sonnenberg, una idea muy interesante para la retención de clientes fue dificultar la cancelación del plan ofrecido.

La única forma de cancelación requería el contacto directo con Less Doing. Esto creó una oportunidad de contacto para convencer al cliente de quedarse y redujo el número de cancelaciones.

La primera gran oportunidad llegó a través de la invitación a la conferencia Genius, donde los autores Ari Meisel y Nick Sonnenberg tuvieron que improvisar una presentación.

Encantaron tanto a los oyentes con sus aplicaciones tecnológicas que ganaron a muchos clientes.

Utilizando el video mejorado de la presentación de Genius, comenzaron a anunciar una oferta a través de anuncios de Facebook.

Ofrecieron un producto central con un valor que cubriría todos los costos de publicidad. Este valor hizo posible vender más o menos, es decir, vender un producto más caro o más barato.

El producto más caro y principal tenía una diferencia de valor interesante para que el cliente eligiera el más caro, como se enfatiza en el libro "Idea to Execution".

Otra gran oportunidad vino de la invitación de un conocido coach de desarrollo para trabajar en su empresa. Este contrato no llegó a su fin, pero sí les enseñó a Ari y Nick que los cambios deben hacerse de arriba hacia abajo en la jerarquía.

Por supuesto, en el camino cometieron varios errores. Uno de ellos fue asignar funciones gerenciales a asistentes virtuales que se destacaban en sus áreas, pero que no tenían experiencia gerencial.

Tan rápido como se implementó la idea, se descartó.

Otro error fue crear una oficina física para integrar a todos en un solo lugar. El tiempo perdido en las transferencias era una carga para las personas acostumbradas a trabajar en su lugar de elección y en su propio tiempo.

Tener un horario de trabajo fijo y tener que trabajar en una oficina hizo que la productividad cayera mucho.

Los autores Ari Meisel y Nick Sonnenberg afirman en el libro "Idea to Execution" que el lugar de trabajo influye mucho en la productividad de los empleados y la libertad de elegir dónde y cuándo trabajar también.

Afortunadamente, el alquiler de la oficina se realizó por solamente un mes y pudieron revertir rápidamente la situación.

Debido a que el uso de la tecnología es la fortaleza de Leverage, los autores Ari Meisel y Nick Sonnenberg presentan al final de la obra "Idea to Execution" una lista de todas las aplicaciones y softwares que usan.

Mencionaremos aquí algunos de ellos que son interesantes y pueden facilitar y automatizar tus tareas.

Recuerda: ahorrar 20 minutos al día en una tarea con automatización y externalización ahorra 1 hora y 40 minutos de tu semana.

Para organizar todas las actividades de la empresa y las necesidades de sus clientes, los socios adoptaron Trello.

Trello es un software de gestión de proyectos y tareas que utiliza el formato kanban. Contiene cuadros, listas y tarjetas que ayudan a priorizar y visualizar lo que se debe hacer.

Como es una herramienta conocida, fue fácil para los emprendedores invitar a sus clientes a usarla sin necesidad de muchas explicaciones.

Además, era necesario gestionar el tiempo de ejecución de estas tareas, ya que el tiempo era un factor clave para el éxito empresarial.

Para la ejecución de tareas, utilizaron Toggl, que es gratuito y puede rastrear el tiempo que lleva realizar una tarea e incluso proporciona un informe.

A través de este informe es posible identificar qué actividades generan retorno y cuáles son una pérdida de tiempo.

Toda empresa necesita comunicación, especialmente una empresa virtual. Es por eso que Less Doing eligió usar Slack, una aplicación gratuita donde los colaboradores podían chatear.

Para integrar las herramientas y automatizar algunas acciones, los autores Ari Meisel y Nick Sonnenberg comparten que utilizaron Zapier e IFTTT, ambos gratuitos.

Las acciones simples, como actualizar todas las fotos en las redes sociales o enviar un email después de una compra, se realizaron automáticamente con estas aplicaciones.

Para el reclutamiento, utilizaron las pruebas de pensamiento crítico de HireSelect y los controles de antepasados de Checkr. Toda la documentación se envía a través de Hellosign para ejecutarse digitalmente.

Este proceso fue completamente automatizado utilizando Intuit Workforce.

Para videollamadas, reuniones semanales y conferencias virtuales, utilizaron Zoom porque es el más estable. Posteriormente, las reuniones semanales comenzaron a ser realizadas por Amazon's free co-working.

Para el procesamiento de pagos, Less Doing usó Stripe combinado con Chargify. Chargify no requería que los datos se ingresaran manualmente, lo cual fue excelente para los clientes.

La lista de email se mantuvo en MailChimp, que también se utilizó para activar el boletín semanal.

Los videos de Boost Camp que crearon fueron alojados en la plataforma Whistia que te da más control que Youtube sobre quién ve qué.

Para agregar correo electrónico, Facebook, Twitter y otras redes sociales, utilizaron Front. Esta herramienta permitió que cualquier miembro del equipo respondiera una pregunta y redujo el tiempo de respuesta al cliente.

Dado que es interesante tener una conversación en el sitio web para conectarse con el cliente, Smooch se utilizó para este propósito.

ChartMogul se utilizó para evaluar algunos indicadores clave de rendimiento (KPI), como el crecimiento y la vida útil del usuario (LTV).

Estas son algunas de las herramientas utilizadas. Para obtener más información, vale la pena consultar el libro "Idea to Execution".

En "Make Time", Jake Knapp y John Zeratsky dicen que al priorizar una tarea, debes elegir el "punto culminante" del día, esa actividad que lleva de una hora a una hora y media.

En "A Tríade do Tempo", el autor Christian Barbosa llama la atención cuando se trata de equilibrar tu tiempo: evita que sea ocupado por una sucesión de actividades establecidas mecánicamente.

Daniel Goleman, en su trabajo, "Focus", dice que cuanto más se interrumpe nuestro enfoque, peor es nuestro desempeño frente a la tarea que estamos realizando. Por otro lado, nuestra capacidad de aprender mejora con la atención enfocada.

Cuando apuntamos sólo a lo que estamos aprendiendo, el cerebro dispone ese conocimiento en medio de lo que ya hemos dominado, creando nuevas conexiones neuronales. Sin enfoque, no se guarda ninguna información de lo que estamos tratando de aprender.

Cierto, pero ¿cómo puedo aplicar esto en mi vida?

La historia del primer año de Leverage ya es una inspiración para que comiences tu propio negocio. Cada solución presentada en este resumen también se puede aplicar directamente a las necesidades de tu negocio.

Entonces, ¿qué tal si descargas una de estas aplicaciones o cambias a uno de estos programas y comienzas a optimizar y automatizar tus tareas?

Valora más tu tiempo, aumenta tu productividad y céntrate más en tus actividades principales siguiendo los consejos de los autores Ari Meisel y Nick Sonnenberg.

¿Te gustó este resumen del libro "Idea to Execution"?

El libro "Idea to Execution" ofrece ideas prácticas y económicas para soluciones tecnológicas y esperamos que las haya disfrutado. ¿Qué tal dejar tu comentario? Nos encanta saber cómo aplica nuestro contenido a tu vida.

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Idea to Execution - Ari Meisel, Nick Sonnenberg

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