Si tu empresa tecnológica tiene problemas para alcanzar las metas de algún proyecto, o buscas un sistema para mejorar la productividad de tu equipo, Kanban es la solución perfecta.

Kanban se ha convertido en una de las técnicas más utilizadas para visualizar y controlar las etapas de un proyecto, especialmente cuando se trata de desarrollo de softwares. 

Aprende ahora a implantar este proyecto en tu empresa y ve a tu equipo en su máxima productividad con resultados de calidad.

El libro “Kanban: Cambio Evolutivo Exitoso Para su Negocio de Tecnología”, con el título original “Kanban: Successful Evolutionary Change for your Technology Business”, fue lanzado en abril de 2010, con 278 páginas, por Blue Hole Press.

Con 20 capítulos divididos en 4 partes, el lector recibe conocimientos sobre el sistema que ha ganado muchos adeptos en el universo del desarrollo de softwares, al promover un cambio cultural que provoca más agilidad en los equipos.

David J. Anderson es uno de los pioneros en cuanto a la metodología Kanban, su currículum incluye experiencias en empresas como Microsoft, Motorola e IBM.

Hace más de 30 años que David trabaja en el sector de la tecnología y ha publicado más de 7 libros, entre ellos “Kanban Esencial Condensado” y “Fit for Purpose”. También es el fundador de David J. Anderson School of Management y de la Kanban University.

Si estás involucrado en proyectos de desarrollo web o en el desarrollo de aplicaciones internas, esta lectura te dará insights para solucionar problemas y optimizar tu rendimiento.

Este contenido también es ideal para los estudiantes que buscan prepararse para los desafíos profesionales en el desarrollo de softwares y para cualquier persona que quiera crear organizaciones exitosas y sostenibles.

Principales enseñanzas del libro “Kanban”

Los cambios sugeridos fuera de contexto son rechazados por los trabajadores que han vivido y entendido el contexto del proyecto;

El sistema mejora la productividad, la previsibilidad, la satisfacción del cliente y reduce los plazos de entrega;

Kanban ayuda a la evolución cultural de las organizaciones;

Reducir el trabajo en curso aumenta la calidad de las entregas;

El método Kanban elimina los problemas que perjudican el rendimiento y desafía al equipo a resolverlos para mantener un flujo de trabajo;

Un sistema electrónico es la solución para coordinar equipos en múltiples lugares.

Kanban, con “K” mayúscula, es un método de cambio evolutivo que utiliza un sistema kanban pull, con “k” minúscula, además de la visualización, entre otras herramientas, para organizar el progreso de un equipo en el desarrollo de un proyecto.

Kan-ban es una palabra japonesa que significa “tarjeta de señal”. La tarjeta se utiliza en el entorno de producción como una señal que informa de la fase en la que se encuentra una determinada acción del proceso.

¿Cuál es el objetivo del método Kanban?

David J. Anderson cree que Kanban es la mejor manera de introducir cambios en los procesos, por lo que el objetivo principal de este sistema es el cambio con la mínima resistencia.

Además, la aplicación de Kanban también actúa sobre otros 8 objetivos que pueden ser ideales para tu negocio, ellos son:

Mejorar la satisfacción de los empleados;

Proporcionar una holgura que permita mejoras;

Simplificar el establecimiento de prioridades;

Ofrecer transparencia en el proyecto y la operación del sistema;

Diseñar un proceso que permita la aparición de una organización de alta madurez.

En un tablero kanban, se distribuye una cantidad de tarjetas (kanbans) en función de la capacidad que soporta el equipo, cada tarjeta representa un trabajo y señala en qué fase se encuentra.

Un nuevo trabajo sólo puede iniciarse cuando hay una tarjeta disponible, y esta tarjeta se lleva de derecha a izquierda en cada fase del proceso. Si no hay tarjeta disponible, no es posible iniciar un nuevo trabajo, cuando se completa un trabajo, la tarjeta se libera y se recicla a un nuevo rol.

Para aplicar Kanban es necesario que algún proceso ya esté en marcha, el sistema viene a implementar mejoras en ese proceso.

Kanban ofrece transparencia en el trabajo y en el proceso al permitir la visibilidad a todas las partes interesadas, acelerando la madurez y la capacidad organizativa.

El autor destaca que el cambio cultural es el mejor de los beneficios de Kanban, en el ejemplo expuesto por él de la aplicación del método en la empresa Corbis, los empleados se sintieron más dispuestos a seguir el liderazgo y también a contribuir con sus compañeros.

El autor dice que durante una década se enfrentó al reto de responder a la pregunta: “¿Cuáles son las medidas que debe tomar un gerente cuando hereda un equipo existente, especialmente si no está funcionando de manera ágil, y puede ser completamente disfuncional?”.

Explica que cuando se pide a las personas que cambien su comportamiento, se les genera miedo y baja autoestima, ya que sienten que se les está menospreciando. Por eso ha desarrollado lo que él llama la “Receta para el éxito”, realizada en 6 pasos:

Abordar las fuentes de variabilidad para mejorar la previsibilidad.

La palabra japonesa Kaizen significa “mejora continua”, y en el mundo corporativo implica una cultura en la que todos los empleados se centran en mejorar continuamente la productividad y la satisfacción del cliente.

Cuando se implanta una cultura kaizen, los individuos se sienten libres para actuar y hacer lo correcto.

De acuerdo con la obra, una cultura kaizen implica un alto nivel de colaboración y un ambiente de compañerismo en el que todos miran el rendimiento del equipo y el negocio por encima de sí mismos.

¿Cómo utilizar el sistema Kanban en mi proyecto?

La esencia de empezar a utilizar kanban es cambiar lo menos posible, evitar cambiar el flujo de trabajo, los nombres de los puestos, las responsabilidades y las prácticas de trabajo específicas al principio, sólo si en el transcurso del proceso hay una necesidad.

Traza la cadena de valor, la secuencia de acciones;

Determina el punto de control de entrada;

Define el punto de salida que no necesita ser controlado;

Define conjuntos de tipos de artículos según la prioridad temporal, si la hay;

Analiza la demanda de cada uno de estos conjuntos y las tolerancias de retraso;

Reúnete con los stakeholders involucrados;

Crea un tablero físico para hacer un seguimiento de la cadena de valor;

Crea también un tablero electrónico para realizar este seguimiento;

Reserva un tiempo para realizar standup meetings diarias;

Haz revisiones operativas periódicas para analizar retrospectivamente el proceso;

Educa al equipo para actualizar el tablero, sobre los límites del WiP y el sistema pull sin cambiar nada de su trabajo esencial.

Antes de iniciar el cuadro, es necesario comprender el flujo de trabajo existente, esbozarlo y comenzar a dibujar columnas que indiquen el orden de las actividades a realizar.

Si es necesario, añada un buffer u otras líneas, discute con tu equipo cuál es el mejor lugar para ponerlas. Analiza la demanda y distribuye en función de la capacidad del equipo.

¿Cómo formatear una tarjeta en el tablero kanban?

La idea principal es que la tarjeta representa una parte discreta del trabajo a realizar.

La información que contiene debe facilitar el sistema pull y la visualización de todas las partes interesadas:

El título del artículo está escrito en el centro de la tarjeta;

Coloca la fecha de entrada del artículo abajo en el lado izquierdo;

La fecha de entrega se coloca abajo a la derecha.

Según el libro, una tarjeta de artículo de trabajo bien diseñada es un elemento clave de una cultura de alta confianza y de una organización Lean.

¿Cómo utilizar un sistema kanban electrónico?

Hay algunas herramientas electrónicas disponibles para el uso del sistema kanban de forma digital para complementar el tablero físico o como alternativa en el caso de trabajo a distancia.

Según el autor, otra ventaja del tablero kanban electrónico es la posibilidad de generar métricas e informes a diario.

¿Cómo hacer el mantenimiento del sistema Kanban?

Celebrar reuniones Stand up diarias. Estas reuniones deben celebrarse frente a la pared de tarjetas, haz preguntas dirigidas a las tarjetas que no se han movido durante algún tiempo. 

El autor sugiere que en los casos de bloqueo de algún paso del proceso, una reunión posterior con dos o tres personas es esencial para resolver estos problemas. Las reuniones de reposición de colas y las reuniones de planificación de entregas también ayudan a mantener el sistema Kanban.

En el caso de los empleados que trabajan a distancia, se sugiere el uso de un “amigo avatar”, es decir, otro empleado que se encargue de mover la tarjeta para los que no están presentes en la oficina.

David Anderson indica el uso de las clases de servicio en el sistema kanban porque indican el camino en la clasificación del trabajo, determinando las prioridades dentro del sistema.

El autor indica que el uso de tarjetas de diferentes colores es la forma ideal de definir las clases de servicio. Cada color indica una clase diferente, sin embargo, preste atención a definir algunas clases, como:

Expedición (bala de plata) - utiliza tarjetas blancas;

Fecha de entrega fija - utiliza las tarjetas moradas;

Clase estándar - utiliza tarjetas amarillas;

Clase intangible - utiliza tarjetas verdes.

¿Qué métricas debes utilizar en Kanban?

En un sistema kanban, las métricas son un poco diferentes a las que se utilizan normalmente en la gestión ágil de proyectos. Estas métricas deberían mostrar que:

El sistema Kanban es predecible y funciona tal y como está diseñado;

La organización es ágil y se centra en el flujo;

Las métricas más utilizadas en Kanban son:

Seguimiento de Work in Progress (WiP), trabajo en curso;

Problemas y artículos de trabajo bloqueados;

La Revisión Operativa es una retrospectiva objetiva con un enfoque en los datos sobre el rendimiento de la organización. El autor cree que es la piedra angular cuando se busca una transición Lean mediante la implementación del método Kanban.

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¿Buscas una solución para agilizar tu proyecto? En este resumen, del libro Kanban de David J. Anderson, encontrarás el sistema ideal para lograr resultados con calidad.

Kanban - David J. Anderson

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