Kanban - David J. Anderson

Si tu empresa tecnológica tiene problemas para alcanzar las metas de algún proyecto, o buscas un sistema para mejorar la productividad de tu equipo, Kanban es la solución perfecta.

Kanban se ha convertido en una de las técnicas más utilizadas para visualizar y controlar las etapas de un proyecto, especialmente cuando se trata de desarrollo de softwares.

Aprende ahora a implantar este proyecto en tu empresa y ve a tu equipo en su máxima productividad con resultados de calidad.

El libro “Kanban”

El libro “Kanban: Cambio Evolutivo Exitoso Para su Negocio de Tecnología”, con el título original “Kanban: Successful Evolutionary Change for your Technology Business”, fue lanzado en abril de 2010, con 278 páginas, por Blue Hole Press.

Con 20 capítulos divididos en 4 partes, el lector recibe conocimientos sobre el sistema que ha ganado muchos adeptos en el universo del desarrollo de softwares, al promover un cambio cultural que provoca más agilidad en los equipos.

¿Quién es David J. Anderson?

David J. Anderson es uno de los pioneros en cuanto a la metodología Kanban, su currículum incluye experiencias en empresas como Microsoft, Motorola e IBM.

Hace más de 30 años que David trabaja en el sector de la tecnología y ha publicado más de 7 libros, entre ellos “Kanban Esencial Condensado” y “Fit for Purpose”. También es el fundador de David J. Anderson School of Management y de la Kanban University.

¿Por qué leer “Kanban”?

Si estás involucrado en proyectos de desarrollo web o en el desarrollo de aplicaciones internas, esta lectura te dará insights para solucionar problemas y optimizar tu rendimiento.

Este contenido también es ideal para los estudiantes que buscan prepararse para los desafíos profesionales en el desarrollo de softwares y para cualquier persona que quiera crear organizaciones exitosas y sostenibles.

Principales enseñanzas del libro “Kanban”

• Los cambios sugeridos fuera de contexto son rechazados por los trabajadores que han vivido y entendido el contexto del proyecto;
• El sistema mejora la productividad, la previsibilidad, la satisfacción del cliente y reduce los plazos de entrega;
• Kanban ayuda a la evolución cultural de las organizaciones;
• Reducir el trabajo en curso aumenta la calidad de las entregas;
• El método Kanban elimina los problemas que perjudican el rendimiento y desafía al equipo a resolverlos para mantener un flujo de trabajo;
• Un sistema electrónico es la solución para coordinar equipos en múltiples lugares.

¿Qué es Kanban?

Kanban, con “K” mayúscula, es un método de cambio evolutivo que utiliza un sistema kanban pull, con “k” minúscula, además de la visualización, entre otras herramientas, para organizar el progreso de un equipo en el desarrollo de un proyecto.

Kan-ban es una palabra japonesa que significa “tarjeta de señal”. La tarjeta se utiliza en el entorno de producción como una señal que informa de la fase en la que se encuentra una determinada acción del proceso.

¿Cuál es el objetivo del método Kanban?

David J. Anderson cree que Kanban es la mejor manera de introducir cambios en los procesos, por lo que el objetivo principal de este sistema es el cambio con la mínima resistencia.

Además, la aplicación de Kanban también actúa sobre otros 8 objetivos que pueden ser ideales para tu negocio, ellos son:

1. Mejorar el proceso actual;
2. Entregar con alta calidad;
3. Mejorar la previsibilidad del lead time;
4. Mejorar la satisfacción de los empleados;
5. Proporcionar una holgura que permita mejoras;
6. Simplificar el establecimiento de prioridades;
7. Ofrecer transparencia en el proyecto y la operación del sistema;
8. Diseñar un proceso que permita la aparición de una organización de alta madurez.

¿Cómo funciona el sistema Kanban?

En un tablero kanban, se distribuye una cantidad de tarjetas (kanbans) en función de la capacidad que soporta el equipo, cada tarjeta representa un trabajo y señala en qué fase se encuentra.

Un nuevo trabajo sólo puede iniciarse cuando hay una tarjeta disponible, y esta tarjeta se lleva de derecha a izquierda en cada fase del proceso. Si no hay tarjeta disponible, no es posible iniciar un nuevo trabajo, cuando se completa un trabajo, la tarjeta se libera y se recicla a un nuevo rol.

Para aplicar Kanban es necesario que algún proceso ya esté en marcha, el sistema viene a implementar mejoras en ese proceso.

Fuente: Libro “Kanban”, página 14.

¿Cuáles son las ventajas de Kanban?

Kanban ofrece transparencia en el trabajo y en el proceso al permitir la visibilidad a todas las partes interesadas, acelerando la madurez y la capacidad organizativa.

El autor destaca que el cambio cultural es el mejor de los beneficios de Kanban, en el ejemplo expuesto por él de la aplicación del método en la empresa Corbis, los empleados se sintieron más dispuestos a seguir el liderazgo y también a contribuir con sus compañeros.

Los 6 pasos de la receta del éxito

El autor dice que durante una década se enfrentó al reto de responder a la pregunta: “¿Cuáles son las medidas que debe tomar un gerente cuando hereda un equipo existente, especialmente si no está funcionando de manera ágil, y puede ser completamente disfuncional?”.

Explica que cuando se pide a las personas que cambien su comportamiento, se les genera miedo y baja autoestima, ya que sienten que se les está menospreciando. Por eso ha desarrollado lo que él llama la “Receta para el éxito”, realizada en 6 pasos:

1. Enfoque en la calidad;
2. Reducir el trabajo en curso;
3. Entregar con frecuencia;
4. Equilibrar la demanda y la producción;
5. Priorizar;
6. Abordar las fuentes de variabilidad para mejorar la previsibilidad.

Cultura Kaizen

La palabra japonesa Kaizen significa “mejora continua”, y en el mundo corporativo implica una cultura en la que todos los empleados se centran en mejorar continuamente la productividad y la satisfacción del cliente.

Cuando se implanta una cultura kaizen, los individuos se sienten libres para actuar y hacer lo correcto.

De acuerdo con la obra, una cultura kaizen implica un alto nivel de colaboración y un ambiente de compañerismo en el que todos miran el rendimiento del equipo y el negocio por encima de sí mismos.

¿Cómo utilizar el sistema Kanban en mi proyecto?

La esencia de empezar a utilizar kanban es cambiar lo menos posible, evitar cambiar el flujo de trabajo, los nombres de los puestos, las responsabilidades y las prácticas de trabajo específicas al principio, sólo si en el transcurso del proceso hay una necesidad.

Pasos para iniciar Kanban:

1. Define los objetivos;
2. Traza la cadena de valor, la secuencia de acciones;
3. Determina el punto de control de entrada;
4. Define el punto de salida que no necesita ser controlado;
5. Define conjuntos de tipos de artículos según la prioridad temporal, si la hay;
6. Analiza la demanda de cada uno de estos conjuntos y las tolerancias de retraso;
7. Reúnete con los stakeholders involucrados;
8. Crea un tablero físico para hacer un seguimiento de la cadena de valor;
9. Crea también un tablero electrónico para realizar este seguimiento;
10. Reserva un tiempo para realizar standup meetings diarias;
11. Haz revisiones operativas periódicas para analizar retrospectivamente el proceso;
12. Educa al equipo para actualizar el tablero, sobre los límites del WiP y el sistema pull sin cambiar nada de su trabajo esencial.

¿Cómo hacer un tablero Kanban?

Antes de iniciar el cuadro, es necesario comprender el flujo de trabajo existente, esbozarlo y comenzar a dibujar columnas que indiquen el orden de las actividades a realizar.

Si es necesario, añada un buffer u otras líneas, discute con tu equipo cuál es el mejor lugar para ponerlas. Analiza la demanda y distribuye en función de la capacidad del equipo.

¿Cómo formatear una tarjeta en el tablero kanban?

La idea principal es que la tarjeta representa una parte discreta del trabajo a realizar.

La información que contiene debe facilitar el sistema pull y la visualización de todas las partes interesadas:

• El título del artículo está escrito en el centro de la tarjeta;
• Coloca la fecha de entrada del artículo abajo en el lado izquierdo;
• La fecha de entrega se coloca abajo a la derecha.

Según el libro, una tarjeta de artículo de trabajo bien diseñada es un elemento clave de una cultura de alta confianza y de una organización Lean.

¿Cómo utilizar un sistema kanban electrónico?

Hay algunas herramientas electrónicas disponibles para el uso del sistema kanban de forma digital para complementar el tablero físico o como alternativa en el caso de trabajo a distancia.

Según el autor, otra ventaja del tablero kanban electrónico es la posibilidad de generar métricas e informes a diario.

¿Cómo hacer el mantenimiento del sistema Kanban?

Celebrar reuniones Stand up diarias. Estas reuniones deben celebrarse frente a la pared de tarjetas, haz preguntas dirigidas a las tarjetas que no se han movido durante algún tiempo.

El autor sugiere que en los casos de bloqueo de algún paso del proceso, una reunión posterior con dos o tres personas es esencial para resolver estos problemas. Las reuniones de reposición de colas y las reuniones de planificación de entregas también ayudan a mantener el sistema Kanban.

En el caso de los empleados que trabajan a distancia, se sugiere el uso de un “amigo avatar”, es decir, otro empleado que se encargue de mover la tarjeta para los que no están presentes en la oficina.

¿Cómo definir las clases de servicio?

David Anderson indica el uso de las clases de servicio en el sistema kanban porque indican el camino en la clasificación del trabajo, determinando las prioridades dentro del sistema.

El autor indica que el uso de tarjetas de diferentes colores es la forma ideal de definir las clases de servicio. Cada color indica una clase diferente, sin embargo, preste atención a definir algunas clases, como:

• Expedición (bala de plata) - utiliza tarjetas blancas;
• Fecha de entrega fija - utiliza las tarjetas moradas;
• Clase estándar - utiliza tarjetas amarillas;
• Clase intangible - utiliza tarjetas verdes.

¿Qué métricas debes utilizar en Kanban?

En un sistema kanban, las métricas son un poco diferentes a las que se utilizan normalmente en la gestión ágil de proyectos. Estas métricas deberían mostrar que:

• El sistema Kanban es predecible y funciona tal y como está diseñado;
• La organización es ágil y se centra en el flujo;
• El desarrollo es de mejora continua.

Las métricas más utilizadas en Kanban son:

• Seguimiento de Work in Progress (WiP), trabajo en curso;
• Lead Time, plazo de entrega;
• Rendimiento de las entregas a tiempo;
• Rendimiento;
• Problemas y artículos de trabajo bloqueados;
• Eficiencia de flujo;
• Calidad inicial;
• Cargas y fallas.

¿Qué es la Revisión Operativa?

La Revisión Operativa es una retrospectiva objetiva con un enfoque en los datos sobre el rendimiento de la organización. El autor cree que es la piedra angular cuando se busca una transición Lean mediante la implementación del método Kanban.

Puntos importantes para organizar la Revisión Operativa:

• Prepárate antes de la reunión: organiza los datos, los documentos, las diapositivas y el programa de presentación;
• Define el tono del negocio desde el principio;
• Invita a los participantes a salir de la audiencia y añadir valor;
• Establece la agenda principal: cada gerente debe presentar los resultados de su departamento;
• Mantén la cadencia adecuada: el autor considera que esta reunión debe ser mensual o trimestral y no debe durar más de 2 horas.

¿Qué mejoras se consiguen con el método Kanban?

David Anderson explica que con Kanban es posible detectar los cuellos de botella, eliminar los residuos y reducir la variabilidad de forma más eficiente, a partir de lo cual es posible identificar las oportunidades de mejora.

El autor sugiere el uso de 3 técnicas para evaluar estas oportunidades:

1. Teoría de las Restricciones -  Five Focusing Steps;
2. Lean, TPS y Reducción de Residuos;
3. Deming y Seis Sigma.

¿Cómo lidiar con los cuellos de botella del proceso?

El sistema Kanban ayuda a identificar los cuellos de botella gracias a su transparencia. Es importante ocuparse de ellos, ya que limitan el flujo de trabajo.

La incapacidad de hacer más trabajo y la disponibilidad limitada son formas de notar los cuellos de botella, para abordarlos utilice los Five Focusing Steps:

1. Identifica la restricción;
2. Decide cómo explotar la restricción;
3. Subordina todo lo demás en el sistema a la decisión tomada en el paso 2;
4. Eleva la restricción;
5. Evita la inercia; identifica la siguiente restricción y vuelve al paso 2.

¿Cómo gestionar los problemas con Kanban?

Cuando se percibe un problema, el autor sugiere indicarlo en el muro de tarjetas con el color rosa o rojo.

Cuando un miembro del equipo no puede seguir con algún paso de valor, marca el elemento como bloqueado, adjuntando un ticket rosa que describe el motivo del bloqueo, poniendo esta información también en el seguimiento electrónico.

Este problema se debatirá posteriormente en la stand up diaria y se asignará a los miembros del equipo más ociosos para resolver este bloqueo. Si este equipo no es capaz de resolver el problema, se traslada al gerente senior o incluso a otro departamento.

El autor sugiere que la resolución se realice mediante informes de resolución previos, diagrama de problemas y elementos de trabajo bloqueados para visualizar el desarrollo y diagnosticar la causa raíz.

Más libros sobre productividad y gestión ágil

En el libro “SCRUM: El Arte de Hacer El Doble de Trabajo En La Mitad de Tiempo”, Jeff Sutherland enseña los conceptos necesarios para la aplicación de este enfoque ágil, adaptativo y autocorrectivo al desarrollo de softwares en todos los sectores de un negocio.

Ya con la lectura de “Sprint”, escrito por Jake Knapp, John Zeratsky y Braden Kowitz, descubre cómo innovar y validar una idea poniéndola a prueba en tan sólo cinco días, saca las ideas del papel de forma sencilla y fácil.

Con “La Técnica Pomodoro”, de Francesco Cirillo, aprende a utilizar tu tiempo de forma sabia para crear rutinas más productivas, aumentar el enfoque y alcanzar objetivos.

Vale, entonces, ¿cómo puedo implementar Kanban en mi proyecto?

• Crea un tablero con tarjetas de colores físicas y digitales;
• Celebración de reuniones diarias de pie;
• Reduce el trabajo en curso (WiP) para discutir los bloqueos;
• Realiza revisiones operativas mensuales o trimestrales;
• Evalúa las oportunidades de mejora utilizando las métricas de Kanban.

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