¿Tienes la sensación de que el tiempo pasa demasiado rápido? ¿Y, por eso, no puedes terminar todas tus tareas en el trabajo o en casa a tiempo hábil?

Con la revolución digital del siglo XXI, recibimos cada día un enorme volumen de información, que puede ser muy útil, pero también muy difícil de gestionar y asimilar, además de dar la sensación de que no tenemos tiempo para todo. 

En este escenario, es evidente la importancia de la productividad y la capacidad de hacer más cosas, en menos tiempo y con más calidad. Para eso, el autor Dionatan Moura presenta varias técnicas de concentración, enfoque y organización. 

En este resumen, vamos a mostrarte los principales consejos y a entender cómo se pueden aplicar según cada necesidad. ¡Lea hasta el final para saber más!

Lanzado en 2016, el libro tiene prefacios escritos por Daniel Wildt y Guilherme Lacerda, coautores del libro “eXtreme Programming: Práticas para o dia a dia no desenvolvimento ágil de software”.

A lo largo de sus 203 páginas, el libro presenta técnicas para gestionar el tiempo, las tareas, la energía y los hábitos. Todo eso a través de una escritura ligera y que va directa al punto.

La obra fue publicada por la editorial Casa do Código, especializada en la producción de libros sobre tecnología, programación y gestión. 

Máster en Ciencias de la Computación por la Universidad Federal de Rio Grande do Sul, Dionatan trabajó en empresas como desarrollador de software y coach ágil, ayudando a los equipos en el uso de metodologías ágiles. 

Tiene certificaciones en TI, gestión tecnológica y gestión de proyectos. Además, fue coautor del libro “eXtreme Programming: Práticas para o dia a dia no desenvolvimento ágil de software”, publicado en 2015.

Las técnicas expuestas en el libro son ideales para las personas que se sienten sobrecargadas y no consiguen hacer frente a todo lo que tienen que hacer.

En un mundo cada vez más acelerado, los profesionales altamente productivos son esenciales. El contenido del libro puede ayudar a las personas que quieran convertirse en este tipo de profesional.

¿Cuáles son los puntos principales del “O Mantra da Produtividade”?

El Mantra de la Productividad trata de la gestión del tiempo, las tareas, la energía y los hábitos;

La productividad no es una característica innata, sino un camino que hay que buscar y desarrollar con el tiempo;

Las distracciones, las interferencias, la falta de organización, el cansancio, la desmotivación, el ser multitarea y la ausencia de objetivos dificultan la productividad;

La eficacia se refiere a “hacer las cosas bien”, mientras que la eficiencia está relacionada con “hacer las cosas de la manera correcta”;

La clave de la productividad es canalizar la capacidad y la energía en una sola actividad;

La mejor manera de ser productivo es buscar tu propio tipo de productividad, adaptada a tus necesidades.

Inicialmente, el autor define el concepto de productividad. En general, es algo que permite realizar las tareas adecuadas, de forma exacta y productiva, siendo eficaz y eficiente. 

Sin embargo, hay varios factores que pueden influir y dificultar el rendimiento. Moura enumera los principales elementos. Por ejemplo, explica que cualquier tipo de distracción puede servir de disculpa para la procrastinación. 

Una de las principales distracciones es Internet.

Cita que, de media, el internauta brasileño pasa 2023 minutos (casi 34 horas) a la semana conectado, y solo el 24% de este tiempo se dedica al estudio y al aprendizaje. 

La desorganización también puede perjudicar la productividad, ya que no permite visualizar lo que es más importante y lo que debe hacerse, haciendo que la energía se gaste de forma improductiva. 

En la secuencia, el escritor destaca la importancia de definir un propósito, puesto que facilita la creación y ejecución de objetivos. Además, genera motivación, lo que inspira a las personas a ser más productivas. 

Por último, explica que realizar varias tareas al mismo tiempo perjudica la productividad en las tareas que requieren la reflexión, porque no podemos concentrarnos en más de una cosa en el mismo instante. 

Además, ser multitarea tampoco optimiza el tiempo, porque hay un “tiempo de setup” entre una acción y otra, que consiste en la interrupción y preparación para trabajar en una tarea diferente. 

Como ejemplo, el autor propone una pequeña prueba:

Paso 1: en 30 segundos, escribe la secuencia de letras entre la C y la J. Si llegas a la J, repite la secuencia continuamente hasta que se agote el tiempo.

Paso 2: repite el paso 1 para las secuencias de dígitos del 5 al 13 y las secuencias de números romanos del VIII al XV.

Paso 3: en 1 minuto y 30 segundos, escriba un elemento a la vez de cada secuencia repitiendo continuamente. Ejemplo: C, 5, VIII; D, 6, IX; E, 7, X y así sucesivamente.

Paso 4: compara la cantidad de artículos escritos en los pasos 2 y 3. ¿Qué estrategia fue mejor para la productividad?

Pensando en todos estos factores, Dionatan Moura desarrolló el Mantra de la Productividad, que es un framework con técnicas y métodos para gestionar el tiempo, las tareas, la energía y los hábitos. 

Destaca que el modelo está en constante evolución y es ampliamente flexible, hecho para adaptarse a las peculiaridades de cada individuo, ya que cada persona puede utilizar las técnicas preferidas y que más funcionan para su realidad.

El tiempo es el mismo para todos: 24 horas al día. Entonces, ¿cómo es posible que tanta gente se queje de la falta de tiempo? Según el autor, lo que falta es gestión, optimización y priorización.

Como técnica de gestión del tiempo, Dionatan cita el método Pomodoro, que consiste en dividir el tiempo en periodos muy concentrados de 25 minutos (pomodoros), con breves pausas de cinco minutos al final de cada uno. Después de cada cuatro pomodoros, hay una pausa más larga de hasta 30 minutos.

Para la aplicación de la técnica, el autor da algunos consejos:

Antes de empezar, intenta eliminar todo lo que pueda interferir en tu concentración: activa el modo “no molestar” en tu teléfono móvil, cierra las aplicaciones de correo electrónico y chat en tu ordenador, etc.);

Pon una alarma para marcar el tiempo del pomodoro;

Si te acuerdas de algo que tienes que hacer, pero que no está relacionado con el pomodoro actual, anótalo rápidamente y continúa con la tarea;

Aprovecha los descansos para alimentarse, beber agua, estirarte y hacer una caminata;

Para empezar, elige una tarea fácil y haz un solo pomodoro. Esto generará una sensación de logro y aumentará tu motivación;

Documenta cada pomodoro y la tarea realizada.

¿Cuál es la mejor manera de gestionar las tareas?

En el siguiente paso hacia la productividad, el autor explica que la gestión de tareas es importante para definir qué hacer durante el tiempo productivo adquirido a través de una correcta gestión del tiempo. 

Para eso, enseña la creación de una lista de tareas priorizadas llamada backlog. Estas tareas pueden describirse a partir de un objetivo principal, pues cada una de ellas es necesaria para poder completar la meta establecida.

Dionatan explica que el atraso se puede construir de tres maneras diferentes: 

En el enfoque top-down, o de arriba a abajo, se priorizan las grandes tareas, realizándose antes que las acciones más pequeñas. Es útil cuando los grandes objetivos ya están bien definidos.

En cambio, el enfoque bottom-up, o de abajo hacia arriba, es todo lo contrario. Comienza con las tareas más pequeñas que ya han sido definidas previamente.

También existe el enfoque híbrido, que mezcla los dos métodos de forma dinámica, según la priorización identificada en los objetivos previamente establecidos. 

Para aplicar esta técnica, el autor ofrece las siguientes sugerencias:

Centraliza todas las tareas en un único lugar (una agenda, una hoja de cálculo, una aplicación);

Utiliza verbos en la descripción de las tareas, esto ayuda en la comprensión y la división;

Asegúrate de tener toda la información necesaria (¿qué es?, ¿para quién?, ¿cuándo?, ¿por qué?, ¿cómo?, ¿cuánto?)

Haz una categorización (por colores, por ejemplo), indicando cuál es el objetivo con el que se relaciona esa tarea.

El escritor enseña que la priorización debe hacerse a partir de la evaluación de dos características de la tarea: la importancia (¿qué retorno traerá esta tarea?) y la urgencia (si no se hace inmediatamente, comprometerá el objetivo?). 

Presenta una fórmula que creó para simplificar la ordenación de las tareas: 

Los índices de importancia y urgencia se indican en porcentajes. Por ejemplo:

De este modo, es más fácil clasificar las tareas del backlog por orden de prioridad.

Por último, el autor también sugiere empezar el día con la tarea que generará mayor impacto, la llamada MIT, del inglés Most Important Task, Tarea Más Importante.

La energía es lo que hace que seamos capaces de realizar muy bien la tarea prioritaria durante el periodo de tiempo establecido. El autor explica que la energía física, mental y emocional sirven de base para la productividad.

Así, para mantener la energía física es fundamental alimentarse bien, tener buenos hábitos de sueño y mantener una rutina de ejercicios físicos.

La energía mental actúa en relación con la cognición, influyendo en el razonamiento y la memoria, que son esenciales para hacer tareas complejas.

Por último, la energía emocional tiene que ver con la motivación y el propósito, ayudando en la concentración y el enfoque.

Como técnicas para mejorar la energía, Moura menciona:

Trabajo en equipo o por parejas, para dividir la carga de trabajo;

La meditación como forma de relajar y vaciar la mente;

Escuchar músicas que ayuden a la concentración, como la música clásica

Sesiones de estiramiento durante el trabajo

Alimentación saludable, hidratación y ejercicios físicos;

Por último, es interesante que los procesos mencionados por el autor acaben convirtiéndose en automáticos, mejorando cada vez más el rendimiento.

Así, tener hábitos productivos es una herramienta extremadamente importante para la productividad, ya que, según el autor, un hábito es la forma natural de hacer algo automáticamente. 

Sin embargo, para crear hábitos productivos es necesario un gran esfuerzo, puesto que es un proceso que requiere constancia y disciplina, ya que es necesario repetir esa actividad durante decenas o cientos de veces hasta que se convierta en un hábito.

Dionatan señala que no es posible extinguir un mal hábito, pero sí transformarlo en uno mejor a través de mucha dedicación y constancia.

La creación o transformación de un hábito necesita los siguientes elementos:

Las prácticas de priorización de tareas, optimización del tiempo y gestión de la energía resuelven la parte de conocimientos y habilidades. Sin embargo, el deseo es algo que tiene que venir del propio individuo.

De esta manera, es posible formar hábitos productivos para enfocarse y concentrarse en lo que genera más impacto y traerá los mayores rendimientos para tus metas.

Stephen R. Covey, en el libro “Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva”, refuerza que el deseo de cambio debe provenir de la persona, sólo así será posible cambiar el comportamiento. 

En “Make Time”, los autores Jake Knapp y John Zeratsky destacan la importancia de utilizar métodos para evitar las distracciones, ayudando a mantener la atención y la concentración en lo que se está haciendo.

Finalmente, Ryder Carroll presenta en su libro “El método Bullet Journal” una forma práctica y eficiente de organización, visando optimizar el uso del tiempo y energía, que él considera como los recursos más valiosos.

Vale, pero ¿cómo puedo aplicar el contenido de “O Mantra da Produtividade”?

Practica las técnicas presentadas en el libro y, según tu percepción, haz las adaptaciones necesarias para que se ajusten a tus exigencias;

Encuentra la mejor manera de organizar tus tareas en un solo lugar, para que sea más fácil visualizarlas y priorizarlas;

Evita hacer varias actividades al mismo tiempo, céntrate en una para ser eficiente y eficaz;

Busca un equilibrio entre tu energía física, mental y emocional;

Trabaja para transformar los malos hábitos en hábitos productivos;

Califica el resumen del libro “O Mantra da Produtividade”

Después de leer el resumen de este increíble libro, ¿sientes que estás preparado para crear hábitos productivos y tener una rutina de alto rendimiento? 

Esperamos que te haya gustado el resumen y que puedas adaptar las técnicas presentadas a tu vida diaria. 

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Aprende, con este resumen del libro O Mantra da Produtividade, técnicas para crear hábitos productivos, optimizar el tiempo y gestionar la energía, creando una rutina de alto rendimiento.

O Mantra da Produtividade - Dionatan Moura

Aprende técnicas para crear hábitos productivos, optimizar el tiempo y gestionar la energía, creando una rutina de alto rendimiento.