Taking Control of Your Time - Harvard Business School

Aprende a lidiar con el mundo competitivo en el que vivimos y a presentar los mejores resultados, con este resumen del libro "Taking Control of Your Time", que sintetiza las lecciones de grandes escritores de Harvard Business School Press.

Con estos desafíos y el cambio acelerado, es esencial desarrollar habilidades para que puedas administrar tu tiempo y obtener un desempeño eficaz.

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Sobre la obra "Taking Control of Your Time"

El libro "Taking Control of Your Time" forma parte de la serie "Results-Oriented Management", publicada por Harvard Business School Press.

Dividida en 4 partes, la obra se compone de 15 artículos. Todos ellos son de diferentes autores y aportan las más variadas visiones y estrategias sobre cómo controlar tu tiempo.

Además, el libro trae prácticas para que puedas elaborar planes eficaces, tomar decisiones rápidas y acertadas, anticiparte a los acontecimientos y evitar los problemas causados por el estrés y el agotamiento.

Sobre el autor Harvard Business School

Este libro reúne artículos de varios expertos de alto nivel, que forman parte de la serie "Results-Oriented Management" de Harvard Business School. Se trata de la escuela de negocios de Harvard, considerada por muchos como la más famosa del mundo en este campo.

La escuela tiene tanta relevancia que sus alumnos fueron George W. Bush (expresidente de los Estados Unidos) y Sheryl Sandberg (directora financiera de Facebook). La relevancia e importancia de la escuela es el resultado de un proceso de selección muy riguroso, en el que solo el 12% de los candidatos logró aprobar en 2015.

¿Este libro es recomendado para quién?

El libro "Taking Control of Your Time" es ideal para aquellos que sienten que han perdido el control de su tiempo, y quieren ser más productivos, pero nunca encuentran tiempo para hacer nada más en el día a día.

Si también quieres saber cómo priorizar tus actividades, tener una toma de decisiones acertada y aportarte más valor, incluso en los momentos difíciles, ¡este trabajo es para ti!

Ideas principales del libro "Taking Control of Your Time"

En este resumen, presentaremos las principales ideas de los cuatro pilares que Harvard Business School Press define como esenciales para controlar tu tiempo. Los puntos principales son:

• Evita la sobrecarga de información;
• Lidera para obtener resultados rápidos;
• Haz de cada reunión un evento importante;
• Disfruta del poder de la delegación;
• Priorizar es el primer paso para una buena gestión del tiempo.

Estrategias para gestionar tu tiempo

Asegúrate de que inviertes tu tiempo en las cosas correctas

El libro "Taking Control of Your Time" comienza con consejos que han sido probados y que realmente funcionan. Con esto, se presenta un plan de tres pasos para distribuir tu tiempo:

1. Subdivide tu tiempo de responsabilidad profesional en categorías como administración, responsabilidades diarias, gestión de personas, entre otras;
2. Pregúntate cuánto tiempo debes dedicar a cada una de las categorías, si es necesario, cambia esta asignación para que sea semanal, mensual, etc.;
3. Confirma la alineación con tus directores y compañeros de trabajo, reuniendo comentarios sobre cómo hiciste la división del tiempo.

Una vez elaborado el plan, es hora de ponerlo en práctica y mantener la concentración. Un consejo importante que presentan los autores de Harvard Business School es decir "no" a los colegas que piden cosas en el último momento.

Insights atemporales sobre cómo administrar el tiempo

En esta etapa, Harvard Business School nos da más armas sobre la gestión del tiempo. Se presenta una técnica que consiste en visualizar los resultados deseados antes de realizar una actividad importante. Un paso considerable es consultar a otras personas para ver qué piensan del asunto.

La gente pasa gran parte de su tiempo durante el día realizando actividades insignificantes, donde su presencia no es importante.

De este modo, el libro "Taking Control of Your Time" nos aconseja reservar parte de nuestro tiempo diario lejos del móvil y otras interrupciones para poder trabajar en nuestra lista de actividades prioritarias.

Por último, se enseña que la gestión de nuestro tiempo también requiere espacio para otras actividades distintas del trabajo, como el tiempo en familia, el entretenimiento, entre otras. Además, los autores refuerzan el uso del análisis crítico frecuente.

Consulta seis consejos para aumentar la eficiencia:

• No interrumpas tu trabajo cuando llegue una correspondencia;
• No te ocupes más de una vez del mismo documento. Si requiere una acción, actúa inmediatamente;
• Haz una clasificación de los mensajes telefónicos;
• Sincroniza el retorno con el tiempo de la persona que llamó;
• Cuando llegues al final de la semana, tira los esbozos y los datos informativos que hayas recogido durante la semana;
• Evita las reuniones con más de 12 personas: no resultan en una decisión efectiva;
• Organízate, conoce tu rutina y gestiona tus prioridades: esto te ayudará no solamente en tu trabajo, sino que te brindará más calidad de vida.

Afrontando los desafíos de la gestión del tiempo

¿Cómo aprovechar al máximo cada reunión?

Antes de organizar una reunión, tienes que analizar si existe una necesidad, por lo que tienes que preguntarte si el objetivo de la reunión no podría cumplirse de otra manera, como por ejemplo por correo electrónico, conversaciones informales y otros medios.

Si la reunión es necesaria, establece objetivos claros en los cuales las personas puedan trabajar, opinar y decidir. Finaliza la reunión solo después de que todos estén de acuerdo.

Afrontando el exceso de información

En esta etapa, los autores de Harvard Business School presentan nueve consejos:

1. Prioriza la información que te llega, el 90% de ella es probablemente inútil;
2. Filtra las fuentes de información solo por las cruciales, las que cuentan con datos críticos para tu trabajo;
3. Disminuye o elimina las fuentes más pequeñas como periódicos y revistas;
4. "No hay nada que sustituya al cara a cara." Las personas son interactivas, los artículos no, se producen para miles de personas;
5. Deja de investigar después del periodo en el que tienes información útil;
6. Haz tu propio análisis;
7. Subcontrata siempre que sea posible;
8. Usa el Internet para domesticar el Internet. Utiliza los filtros en las búsquedas y solicita que solo recibas información que se ajuste a tu perfil;
9. Ten claro a dónde quieres llegar para mantener una dirección general.

Por último, en la obra "Taking Control of Your Time" se dice que intentar lidiar con la multitarea solo perjudica la productividad. Cuando interrumpes una actividad, puede hacerte pasar valiosas horas para volver a concentrarte.

Toma de decisiones rápida e inteligente

Liderazgo acelerado

La mayoría de las veces, los líderes toman decisiones confusas o desconocidas, con lo que los autores de Harvard Business School sugieren el enfoque "AAA", acrónimo de "actuar", "aprender" y "adaptarse". De este modo, amplías lo que ya sabes y te mantienes al tanto de lo que no sabes.

Otra forma de acelerar el proceso de toma de decisiones es mirar desde más de una perspectiva, es decir, analizar tu visión, los tipos de clientes, la gente común, los subordinados y otros. Cuando te pongas en la posición de otras personas, generarás un estado de alerta que te llevará a notar cosas que no habías visto antes.

¿Cuáles deberían ser los proyectos prioritarios?

El primer paso sugerido en el libro "Taking Control of Your Time" es crear una lista de prioridades y considerar los desafíos específicos de cada proyecto.

En esta priorización también debemos tener en cuenta la forma en que el proyecto se alinea con la estrategia de la empresa, los impactos causados de inmediato y, en cuanto a la priorización, es aconsejable que ocurra con la presencia del líder.

Además, analiza cuáles de ellas pueden marcar la diferencia en tu éxito profesional y cuáles tendrán un mayor impacto negativo si no se llevan a cabo.

Evitando el agotamiento

Entendiendo y evitando los obstáculos del tiempo

Para que puedas cambiar tu estrés relacionado con el tiempo, según el libro "Taking Control of Your Time", tienes que cambiar tus hábitos y comportamientos.

Estos cambios pueden comenzar con tu diálogo interior, haciendo uso de expresiones y pensamientos positivos. Además, tienes que reconocer que no puedes hacerlo todo y, por lo tanto, es esencial limitar tu campo, prestando atención a las cosas que realmente lo merecen.

Por último, elimina la idea de que hay que posponer ciertas actividades para poder realizar otras más exigentes. Todo tiene que estar estrechamente alineado con "dónde quieres llegar" y la planificación de "cómo llegar".

Fomentando la delegación de mayor poder

De acuerdo con los autores de Harvard Business School, los líderes reciben demasiada atención y les resulta difícil distribuir la confianza y la responsabilidad a sus subordinados.

Con esto, sugieren que es necesario empezar a examinar las actitudes hacia la delegación, ya que tiene grandes beneficios para todos:

"Conceder más autonomía a las personas, en relación con las decisiones pertinentes para el trabajo de cada uno, genera productividad y eleva la moral y el compromiso."

Una de las formas de superar esta barrera es cortar los privilegios, permitiendo que la empresa tenga una cultura igualitaria, estimulando la delegación.

¿Qué dicen otros autores al respecto?

En el libro "Dream Big", Cristiane Correa relata que el trío de empresarios más ricos de Brasil tiene características como la adopción de menos jerarquía. Según ellos, el negocio sería más rápido y menos burocrático.

En "15 Secretos De La Gente Exitosa Sobre La Gestión Del Tiempo", el autor Kevin Kruse explica que delegar tantas tareas como sea posible hace que liberes tiempo para tus objetivos. Además, la Práctica 9 te indica que debes decir "no" a todo lo que no apoye tus objetivos inmediatos.

Por último, en "Desarrolle el líder que está en usted 2.0", John Maxwell aborda que la clave del liderazgo es la prioridad. Para clasificar tus prioridades, determina qué es extremadamente necesario, qué actividades generan los mayores beneficios y cuáles son las que más disfrutas.

Cierto, pero ¿cómo puedo aplicar esto en mi vida?

Tomar el control de tu tiempo no es fácil, pero el problema puede resolverse si pones en práctica los métodos presentados en tu día a día y observas tus actitudes fríamente.

Selecciona las tácticas que deben tener prioridad en tu entorno profesional y aquellas que consideres las peores, como información excesiva y reuniones improductivas.

Además, ¡tómate un momento para analizar cómo puedes aplicar las prácticas que has aprendido y conocerte mejor a ti mismo! Para hacer esto, hazte preguntas como:

• "¿Cuáles son mis peores problemas de administración del tiempo?";
• "¿Cuánto me cuesta este problema en términos personales y financieros?";
• "¿Qué técnicas se aplican para mejorar mi situación?";
• "¿Qué cambios podría hacer ahora para recuperar el control del tiempo?"

Por último, ten en cuenta que el control de tu tiempo requiere formación y tolerancia a los errores cometidos. Aprovecha y elige las técnicas que mejor funcionan en tu rutina.

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