David Allen, uno de los principales expertos en productividad del mundo, afirma que “gran parte del estrés que sienten las personas no proviene de tener demasiado que hacer. Viene de no terminar lo que comenzaron”.

De hecho, la caótica rutina de la vida moderna probablemente haya generado en ti el hábito de empezar el día pensando: “Tengo tantas cosas que hacer que no sé por dónde empezar”.

Tanto en nuestra vida personal como en la profesional, oímos hablar mucho de lo importante que es trabajar duro y esforzarse mucho para alcanzar esa ansiada “cumbre de la montaña”. A menudo pasamos noches sin dormir, nos saltamos comidas e incluso dejamos de relajarnos para cumplir con nuestras exigencias.

Lo que ocurre es que, a medida que nos sacrificamos más y más, podemos sufrir un trastorno no tan agradable. Se llama síndrome de burnout, un estado mental que no es más que un síndrome psíquico causado por el agotamiento extremo, resultado de una acumulación excesiva de estrés.

Es ahí, cuando surge una metodología de productividad cuyo enfoque es hacer todo lo que hay que hacer de forma zen. ¿Qué te parece conocer esta metodología en este resumen de “Zen to Done”?

Publicado en 2011 por Waking Lion Press, el libro aporta, de forma recopilada, muchos insights y enseñanzas del método Zen To Done (ZTD) al lector. Su lectura pretende mejorar la productividad y la organización con una estructura lo más sencilla posible.

A lo largo de sus 69 páginas, la obra, cuyo título original es “Zen to Done: The Ultimate Simple Productivity System”, demuestra que ser productivo no es sinónimo de estar ocupado. El objetivo es realizar tus tareas sin necesidad de una gran planificación, dejando tu mente más ligera y tu vida más organizada, tranquila y feliz.

Leo Babauta es el creador de Zen Habits, un blog del Top 25 sobre la implementación de hábitos zen en la vida cotidiana. Además, es autor del best-seller “The Power of Less: The Fine Art of Limiting Yourself to the Essential...in Business and in Life”.

Esposo y padre de seis hijos, vive en California desde 2010, donde lleva una vida sencilla centrada en compartir las enseñanzas zen a través de sus obras y posts.

El propio autor dice que este libro fue escrito para aquellos que buscan maneras de hacer su vida más organizada y quieren realmente ejecutar las cosas en sus listas. También es una lectura perfecta para aquellos que no han podido encajar con los hacks de productividad más convencionales y enyesados.

Babauta adapta algunos de los mejores sistemas de productividad, como “Getting Things Done” (GTD) de David Allen y “Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva” de Stephen Covey, añade otros conceptos útiles y los refina en un sistema de productividad muy sencillo y práctico.

Principales insights del libro “Zen to Done”

Zen to Done (ZTD) trata de resolver cinco problemas que mucha gente tiene con Getting Things Done (GTD): la serie de cambios de hábito, la falta de enfoque en hacer cosas concretas, la ruptura de GTD, el estrés y la falta de enfoque en los objetivos;

La jornada ZTD es individual, la intención es crear una estrategia de productividad que se adapte específicamente a tus propósitos; 

ZTD es un sistema basado en 10 hábitos, pero puedes elegir los que tengan más sentido en tu vida;

El foco está en aprender, como máximo, entre dos y tres hábitos simultáneamente;

El objetivo final es introducir un nuevo hábito en su rutina en 30 días.

Zen To Done (ZTD) es un sistema sencillo y poderoso para desarrollar hábitos para mantener todas tus tareas y proyectos organizados, haciendo tu día de trabajo menos complicado y más estructurado. Además, ayuda a mantener limpios el escritorio y la bandeja de entrada.

Con él, terminarás el día haciendo lo que tienes que hacer, sin distracciones. Un punto importante es que el propio autor no espera que adoptes todo el sistema – al fin y al cabo, cada persona trabaja de forma diferente. 

Eso es lo bueno de la ZTD, ¡puedes elegir los hábitos que más te convengan!

¿Cómo lograr el arte de hacerlo realidad desde el ZTD?

La versión completa de la ZTD incluye la formación de 10 hábitos, uno a la vez. Sin embargo, el propio autor no recomienda adoptar todos los hábitos a la vez, es mejor adoptar dos o tres a lo largo del camino.

Esto se debe a que uno de los principales problemas a los que se enfrentan los sistemas de productividad es que se trata de una serie de cambios de hábitos que la gente intenta realizar de una sola vez.

Lo importante para el sistema ZTD es que veas cuáles de los diez hábitos serán realmente útiles para tu vida y así priorizar su asimilación en tu rutina. Para ello, Babauta presenta los ocho mandamientos de la “Metodología del Cambio de Hábitos”.

Compromiso: todos los días comprométete a cambiar tus hábitos;

Práctica: los cambios de hábitos y rutinas, como cualquier habilidad, requiere práctica. Un consejo es comprometerse con un “Reto de 30 días”;

Motivación: encuentra todas las formas posibles de motivarte;

Monitoreo: registra tu progreso diariamente;

Soporte: contar con una red de apoyo, unirse a un grupo en línea o encontrar un compañero para el cambio de hábitos;

Enfoque: mantente centrado en estos 30 días de desafío;

Pensamiento positivo: quizás el más importante, porque como dice el propio autor “si te dices a ti mismo que puedes hacer algo, que lo harás, entonces lo harás”.

Uno de los mayores males del mundo posterior a la Cuarta Revolución Industrial es que se nos meten demasiadas ideas en la cabeza, los papeles se amontonan en nuestras mesas y las tareas se nos delegan en medio del camino. Por lo general, nos agotamos mentalmente.

El gran problema de la fatiga mental es que no tenemos un sistema para recoger toda la información, los papeles y los correos electrónicos que llegan a nuestras vidas para mantenerlos organizados de forma sistemática.

Para este problema, la solución es el hábito de recolectar. Recuerda que recolectar no es acumular, lo importante es tener pocos lugares donde guardar las informaciones y papeles, ya sea una carpeta física o un archivo en Google Drive.

Una vez que hayas adquirido el hábito de recolectar cosas de forma que puedas llevarlas contigo a todas partes, surge la pregunta: ¿qué haces con todo lo que has recolectado? Procesas la información. Aquí se explica cómo procesarla:

Procesa de principio a fin, tomando decisiones rápidas e inmediatas;

Delega las funciones que no son tuyas a quienes, de hecho, deberían hacerlas;

Póngalo para más tarde si la tarea tarda más de 2 minutos en realizarse;

Archiva lo que necesites para futuras consultas;

Uno de los hábitos más sencillos, pero también uno de los más importantes. ¿Por qué? Porque es lo que da sentido a tu día y a tu semana.

Piénsalo así: tienes una lista de cosas por hacer y un nuevo día que comienza. ¿Qué vas a hacer hoy?

Al principio de cada semana, siéntate y elabora tu lista de tareas con los siguientes pasos en mente:

Planificación: elige y coloca sólo una o dos tareas importantes al día, para no sobrecargarte;

MIT’s: cada mañana, decide tus Tareas Más Importantes (Most Important Tasks) para ese día;

Mira hacia atrás y di “ahh”: si completas tus MIT’s, te sentirás victorioso.

No hagas multitareas ni permitas que te interrumpan. Haz énfasis en el “hacerlo realidad” del sistema, las herramientas, la planificación y las listas de tareas. El ZTD se centra en hacer las tareas de una en una, excluyendo así todo el resto.

Diferentemente do GTD, na metodologia zen é importante manter um sistema simples de uso constante, que seja confiável e mantenha suas informações. Aqui estão os três componentes de um sistema simples e confiável:

Composición: un sistema sencillo consiste en bandejas de entrada, un calendario, listas y un sistema de referencias;

Herramientas: también es importante que utilices herramientas muy sencillas, para que el sistema no necesite mucha manutención;

Uso: por último, lo más importante es que realmente utilices el sistema, y que tengas el hábito de revisarlo diariamente.

Tu vida puede estar completamente organizada con una sola regla: poner todo en su sitio. 

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¡Aprende con este resumen del libro de Leo Babauta cómo evitar el burnout, a través del sistema Zen to Done, y a cultivar Zen Habits que pueden aumentar tu productividad y disminuir tu nivel de estrés!

Zen To Done - Leo Babauta

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