Taking Control of Your Time - Harvard Business School

Oggigiorno la competitività degli ambienti richiede di presentare i migliori risultati in sempre meno tempo, giusto?

Con queste sfide e cambiamenti accelerati, è essenziale sviluppare competenze in modo da poter gestire il proprio tempo e compiere azioni efficaci.

Ci stai?

Sul libro "Taking Control of Your Time"

"Taking Control of Your Time" fa parte della serie "Results Oriented Management", pubblicata dalla Harvard Business School Press.

Diviso in 4 parti, il lavoro è composto da 15 articoli. Sono tutti di autori diversi e offrono i più svariati punti di vista e strategie per controllare il tuo tempo.

Inoltre, il libro presenta delle pratiche che ti permettono di poter elaborare piani efficaci, prendere decisioni rapide e accurate, anticipare gli eventi ed evitare problemi causati dallo stress e dall'esaurimento.

Circa gli autori della Harvard Business School

Questo libro riunisce articoli di vari esperti di alto livello, che fanno parte della serie: Results Oriented Management della Harvard Business School. Questa scuola è considerata da molti come la più famosa al mondo in questo settore.

La scuola ha una tale rilevanza che ha avuto studenti come George W. Bush (ex presidente degli Stati Uniti) e Sheryl Sandberg (CFO di Facebook). La rilevanza e l'importanza della scuola sono il risultato di un processo di selezione molto rigoroso, in cui solo il 12% dei candidati è stato approvato nel 2015.

Per chi è questo libro?

Il libro è l'ideale per te che senti di aver perso il controllo del tuo tempo e vuoi essere più produttivo, ma non riesci a trovare il tempo di fare altro, giorno dopo giorno.

Se anche tu vuoi sapere come dare priorità alle tue attività, avere un processo decisionale accurato che può dare maggiore valore a te stesso, anche nei momenti difficili, questo libro è per te!

Principali idee tratte dal libro "Taking Control of Your Time"

In questo libro, per riassumere, presentiamo le intuizioni chiave dei 4 pilastri che la Harvard Business School Press definisce essenziali per il controllo del tempo. I punti principali del libro sono:

1. Evita informazioni eccessive;
2. Sii una guida per ottenere risultati veloci;
3. Rendi ogni riunione un evento importante;
4. Impara a godere ​​del potere di delegare;
5. Le priorità sono il primo passo verso una buona gestione del tempo.

Ora, andiamo a ciò che conta!

Strategie per gestire il tuo tempo

Assicurati di investire il tuo tempo nelle cose giuste

Il libro della Harvard Business School inizia con suggerimenti che sono già stati dimostrati e che funzionano davvero. Quindi viene presentato un piano con 3 passaggi per distribuire il tempo.

1. Suddividi il tuo tempo di responsabilità professionale in categorie quali amministrazione, responsabilità quotidiane, gestione delle persone, tra le svariate;
2. Chiediti a che ora dovresti dedicarti a ciascuna delle categorie e, se necessario, cambia questa distribuzione in modo che sia settimanale, mensile, ecc;
3. Conferma l'allineamento con i tuoi amministratori e collaboratori, raccogliendo feedback su come distribuisci il tempo.

Una volta completato il piano, è ora di metterlo in pratica e rimanere concentrato. Un suggerimento importante che l'autore presenta è di dire "no" ai colleghi che chiedono cose dell'ultimo minuto.

Idee senza tempo su come gestire il tempo

In questa fase, l'autore della Harvard Business School ci offre più strumenti per la gestione del tempo. Viene presentata una tecnica che consiste nel visualizzare i risultati desiderati prima di impegnarsi in un'attività importante. Un passo considerevole è consultare altre persone per sapere cosa ne pensano.

Le persone trascorrono gran parte del loro tempo svolgendo attività insignificanti per cui la loro presenza non è importante: i famosi "estintori".

Per questo motivo l'autore ci consiglia di riservare parte del tuo tempo quotidiano per stare lontano dal cellulare e da altre interruzioni ed essere, quindi, in grado di lavorare sulla sua lista di attività prioritarie.

Infine, viene riportato che la gestione del nostro tempo richiede spazio anche per attività diverse dal lavoro, come il tempo per la famiglia e divertimenti, ad esempio. Inoltre, gli autori rafforzano l'uso di frequenti analisi critiche.

In questa parte del libro "Taking Control of Your Time" della Harvard Business School, sono presentati 6 consigli su come aumentare la tua efficienza:

• Non interrompere il tuo lavoro quando arriva corrispondenza;
• Non trattare più di una volta lo stesso documento, se richiede un'azione, agisci immediatamente;
• Fai uno smistamento dei messaggi telefonici;
• Sincronizza le chiamate con l'ora di chi ti deve chiamare;
• Alla fine della settimana, butta via le bozze e i dati informativi raccolti durante la settimana;
• Evita incontri con più di 12 persone perché non portano a decisioni efficaci.

Ora che sai come la gestione del tempo è importante per il successo di un'azienda, cosa ne pensi di fare un altro passo verso il tuo successo professionale?

Organizzati, conosci la tua routine e gestisci le tue priorità, questo ti aiuterà non solo nel tuo lavoro, ma ti offrirà anche una maggiore qualità della vita.

Affrontare le sfide della gestione del tempo

Come approfittare di tutte le riunioni

Prima di presenziare ad una riunione, dobbiamo analizzare se c'è necessità di farlo. Quindi chiedetevi se lo scopo dell'incontro può essere raggiunto in altro modo, ad esempio tramite e-mail, discorsi informali e altri mezzi.

Se la riunione è necessaria, stabilisci obiettivi chiari su cui le persone devono lavorare, parla, decidi e termina la riunione solo dopo che tutti sono d'accordo.

Affrontare la miriade di informazioni

In questo passaggio, l'autore della Harvard Business School presenta 9 suggerimenti:

1. Dai priorità alle informazioni che ti arrivano, il 90% di esse è probabilmente inutile;
2. Filtra le fonti di informazione considerando solo quelle cruciali, quelle che hanno dati critici per il tuo lavoro;
3. Riduci o elimina altre fonti minori come giornali e riviste;
4. "Non c'è sostituto per il faccia a faccia." Le persone sono interattive, ma gli articoli sono prodotti per migliaia di persone;
5. Interrompi le ricerche dopo avere ottenuto informazioni utili;
6. Crea la tua analisi;
7. Esternalizza, quando possibile;
8. Usa internet per donare internet. Utilizza i filtri nelle ricerche e richiedi di ricevere solo le informazioni che si adattano al tuo profilo;
9. Sappi dove vuoi andare per mantenere una direzione generale.

Infine, l'autore afferma che provare a gestire il multitasking non fa che danneggiare la produttività. Quando interrompi un'attività, questo può causare la perdita di altre ore preziose.

Il processo decisionale rapido e intelligente

Leadership accelerata

Molto spesso, i leader prendono decisioni poco chiare o poco conosciute, quindi gli autori suggeriscono l'approccio ALA, acronimo di "acting - agire", "learning -apprendimento" e "adapting - adattamento". In questo modo, espandi ciò che già conosci e fai attenzione a ciò che non sai.

Uno degli altri modi per accelerare il processo decisionale è guardare le cose sotto più di una prospettiva, cioè analizzare la tua visione, i tipi di clienti, le persone comuni, i subordinati e altro. Quando ti metti nella posizione degli altri, genererai uno stato di attenzione che ti porterà a percepire cose che non avevi mai notato prima.

Quali dovrebbero essere i progetti prioritari?

Il primo passo suggerito è quello di creare un elenco di priorità e considerare le sfide specifiche di ciascun progetto.

In questa definizione delle priorità dobbiamo anche tenere conto del modo in cui il progetto si allinea con la strategia aziendale, gli impatti che ne deriveranno nell'immediato. Inoltre, è consigliabile che la lista delle priorità sia elaborata in presenza del leader.

Inoltre, considera quale può fare la differenza per il tuo successo professionale e quale avrà il maggiore impatto negativo se non viene compiuta.

Previeni l'esaurimento

Capire ed evitare le catene del tempo

Per evitare lo stress dovuto al tempo, l'autore dice che è necessario cambiare abitudini e comportamenti.

Questi cambiamenti possono iniziare con il tuo dialogo interiore, facendo uso di pensieri ed espressioni positive. Inoltre, è necessario riconoscere che non si può fare tutto ed è per questo che è fondamentale restringere il campo, prestando attenzione alle cose che la meritano veramente.

Infine, l'autore suggerisce di eliminare l'idea che alcune attività debbano essere posticipate per fare spazio ad altre più urgenti. Dire "no" è essenziale.

Tutto deve essere perfettamente allineato con l'obiettivo a cui vuoi arrivare e alla pianificazione su come arrivarci.

Incoraggiare la delega dei poteri maggiori

Secondo gli autori, i leader ricevono troppa attenzione e trovano difficile distribuire la fiducia e la responsabilità ai propri subordinati.

Suggeriscono che è necessario iniziare ad esaminare gli atteggiamenti nei confronti del delegare, poiché porta grandi benefici a tutti, come spiega l'autore della Harvard Business School:

"Garantire maggiore autonomia alle persone, in merito alle decisioni relative al lavoro di ciascuno, genera produttività ed eleva il morale e il coinvolgimento".

Uno dei modi per superare questa barriera è tagliare i privilegi, permettendo all'azienda di avere una cultura egualitaria che incoraggia il delegare.

Cosa ne dicono gli altri autori?

Nel libro "Big Dream", Cristiane Correa riporta che il trio più ricco di imprenditori in Brasile aveva caratteristiche come l'adozione di una gerarchia minore - secondo loro il business sarebbe diventato più veloce e meno burocratico. Quindi una delle misure era quella di rompere le stanze e formare una grande area di lavoro in cui le persone condividessero i tavoli.

In "15 Secrets Successful People Know about Time Management", l'autore Kevin Kruse spiega che delegare quante più attività possibile ti fa risparmiare tempo sui tuoi obiettivi. Inoltre, la Legge 9 ti dice di dire "no" a tutto ciò che non supporta i tuoi obiettivi immediati.

Infine, in "Developing the Leader Within You 2.0", John Maxwell discute che la chiave della leadership è la priorità. Per classificare le tue priorità, determina cosa ti serve di più, quali attività generano il maggior ritorno e quali ti piacciono di più. Ora, per coloro che non sono tra i più importanti, puoi delegare o addirittura trascurare.

Ok, ma come posso applicare questo alla mia vita?

Prendere il controllo del tuo tempo non è affatto facile, ma il problema ha una soluzione se si applicano i metodi presentati e si osservano i propri atteggiamenti con freddezza.

Seleziona le tattiche che dovrebbero essere prioritarie nel tuo ambiente professionale e quelle che ritieni siano le peggiori, come le informazioni eccessive e le riunioni improduttive.

Inoltre, prenditi un momento per esaminare come puoi applicare le pratiche che hai imparato e conoscerti meglio! Per fare questo, fai domande come:

• Quali sono i miei peggiori problemi di gestione del tempo?
• Quanto costa questo problema in termini finanziari?
• Quali tecniche posso applicare per migliorare la mia situazione?
• Quali cambiamenti posso apportare ora, per riprendere il controllo del tempo?

Infine, tieni presente che il controllo del tuo tempo richiede allenamento e tolleranza per gli errori commessi. Fai buon uso del tempo e scegli le tecniche che funzionano meglio nella tua routine.

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