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É evidente que a virada de século, a Transformação Digital, a ascensão da internet, a interconectividade mundial e a Quarta Revolução Industrial, como um todo, revolucionaram o nosso entendimento sobre o funcionamento do mundo e a maneira com a qual administramos o conhecimento.

O ser humano - apesar de já ter pisado na lua, ser capaz de solucionar problemas de escala global e estar em constante evolução - não é onisciente, menos ainda onipotente.

Independentemente dos avanços proporcionados pela tecnologia, nossas capacidades físicas e cognitivas ainda são limitadas. Muito sobre o funcionamento do universo - a maior parte, na verdade - está além da nossa compreensão ou controle.

Apesar disso, existem domínios essenciais nos quais o gerenciamento e entendimento estão ao nosso alcance. A humanidade é capaz de projetar arranha-céus, antecipar fenômenos naturais e salvar pessoas de infinitas maneiras utilizando a medicina. Mas, ainda assim, cometemos erros.

Mas fique tranquilo! O autor Atul Gawande traz em seu livro “The Checklist Manifesto” uma ferramenta capaz de otimizar e gerenciar processos, para que exista redução de erros e melhoria contínua. Ela é simples de ser implementada e você, com certeza, já a conhece, só ainda não sabe como pode ser revolucionária!

Estamos falando de um checklist! Continue a leitura deste resumo para compreender como ele é importante e como utilizá-lo no desenvolvimento de suas tarefas pode ser transformador!

“The Checklist Manifesto: How To Get Things Right”, em português“Checklist: Como Fazer As Coisas Benfeitas”, é uma obra constituída de 225 páginas que compõem 9 capítulos de análises de situações práticas onde os checklists atuam na redução de riscos, de erros, de prejuízos e, também, na melhoria de processos.

A obra é baseada em aplicações reais da utilização de checklists em diversas áreas, setores e circunstâncias, como no setor médico e hospitalar, em grandes construções civis, na área de aviação e, até mesmo, em processos na culinária.

Atul Gawande é cirurgião, e exerce medicina no Hospital Brigham and Women’s e no Centro de Cirurgia e Saúde Pública dos Estados Unidos. Além disso, é professor da Escola de Saúde Pública e da Escola de Medicina, ambas de Harvard.

Gawande é autor best-seller e especialista em analisar e reduzir erros, expandir a eficácia de intervenções cirúrgicas e promover maior segurança no contexto hospitalar. Por isso, escreve obras e publicações na área da saúde, defendendo a eficiência dos checklists em boas estratégias de gestão.

Esta obra é indicada para pessoas que desejam conhecer ferramentas capazes de otimizar tarefas e reduzir possíveis falhas de processo, principalmente em se tratando do gerenciamento de atividades complexas, que demandam muito tempo, muitas pessoas e exigências, ou conhecimentos e dados avançados.

Principais ensinamentos de “The Checklist Manifesto”

Apesar dos grandes avanços na ciência e tecnologia, os seres humanos não são capazes de administrar todo o conhecimento sem o auxílio de ferramentas;

Existem dois principais motivos para cometermos erros: falta de conhecimento ou sua aplicação de maneira incorreta;

Organizar as prioridades em listas reduz a nossa necessidade de esforço cognitivo e faz com que foquemos no essencial;

Todas as áreas e atividades podem ser aprimoradas com o uso de checklists, desde que utilizados da maneira correta;

As listas de checagem de atividades devem ser constantemente aperfeiçoadas, considerando os contextos em que se aplicam.

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Como resolver um problema de extrema complexidade?

Em sua obra “The Checklist Manifesto”, Atul Gawande afirma existirem somente dois motivos pelos quais falhamos: a ignorância e a inaptidão.

Os erros por ignorância acontecem porque a própria ciência pode oferecer somente um entendimento parcial sobre o mundo e sobre como ele funciona. 

Existem limites para arranha-céus que podemos construir, fenômenos imprevisíveis ou situações em que a medicina ainda não é capaz de resolver completamente, como o caso da pandemia de Covid-19. 

Nestes casos, erramos ou não solucionamos problemas por não possuirmos o conhecimento necessário para tal. 

O segundo tipo de erro é conhecido como inaptidão, pois, nesses casos, o conhecimento existe, porém, falhamos ao aplicá-lo.

Assim, se aplicam as construções que colapsam devido à má projeção, fenômenos dos quais meteorologistas não interpretaram os sinais corretamente ou cirurgias em que acontecem erros médicos.

O equilíbrio entre a ignorância e a inaptidão

Atul traz em sua obra uma reflexão sobre a variação no equilíbrio entre a ignorância e a inaptidão com o passar dos séculos, onde grande parte da história da humanidade foi governada, principalmente, pela ignorância.

Uma das áreas onde essa variação no equilíbrio fica mais evidente é a Medicina, onde, décadas atrás, nosso conhecimento era extremamente limitado e tínhamos pouco controle sobre doenças, o que as causavam e como tratá-las.

Somente em 1938 a penicilina foi isolada, por exemplo, enquanto atualmente somos capazes de desenvolver vacinas para um vírus de impacto pandêmico global em uma fração insignificante de tempo, se comparada à criação do antibiótico.

O ponto é que, nas últimas décadas, a ciência foi capaz de fazer descobertas revolucionárias e constantes, adquirindo conhecimento suficiente para tornar a inaptidão, ou seja, a aquisição e administração de tanta informação, um problema tão grave quanto a ignorância.

Por que até mesmo os especialistas falham?

Mesmo para aqueles que passam décadas estudando e praticando seus conhecimentos, falhas ainda acontecem e persistem, apesar da grande capacidade individual de especialistas. Isso se justifica pelo conhecimento acumulado e produzido a partir do início do século XXI. 

Pessoas altamente qualificadas e treinadas desenvolvem coisas extraordinárias. No entanto, o conhecimento é incontrolável em todas as áreas, da filosofia à física, da medicina aos negócios, das finanças ao governo. 

O volume do que sabemos excedeu nossa capacidade de absorção de informação, o que faz com que conhecimentos nem sempre sejam aplicados da maneira correta, confiável ou segura. Estamos sobrecarregados.

Quais os benefícios de utilizar um checklist?

Grande parte das atividades desenvolvidas atualmente necessitam de conhecimentos avançados, desde o âmbito de profissionais da tecnologia da informação, até gerentes financeiros, bombeiros, advogados, engenheiros, profissionais da saúde…A lista é infinita.

Com base nisso, suas atividades tornaram-se complexas demais para que confiássemos somente na memória para executá-las de maneira confiável. É neste ponto que os checklists são a ferramenta indispensável para lidar com a administração de informação.

Talvez neste ponto você esteja cético sobre a eficácia de checklists em atividades tão complicadas, mas prometemos lhe convencer até o fim desse PocketBook!

O livro “The Checklist Manifesto”, afirma que a utilização de listas de verificação de tarefas no nosso ambiente de trabalho e na nossa organização pessoal servirá para garantir que nos lembremos do mínimo necessário para que uma atividade seja desenvolvida da maneira correta. 

Os checklists também trabalham nossa disciplina de alto desempenho, além de padronizar uma base de performance de qualidade. Gawande afirma que fornecem uma “rede cognitiva”, onde são capazes de detectar falhas de atenção e meticulosidade, reduzindo nosso esforço racional para realocá-lo em outros casos.

Um passo fundamental, segundoo autor, é possuir a consciência de que a aplicação de checklists possui seus limites, e que devemos verificar em que circunstâncias eles podem nos ajudar ou prejudicar.

Os checklists devem ser usados em duas principais situações: para gestão de conhecimento e para eficiência na comunicação. 

Também são divididos em “READ-DO” o equivalente à “ler e fazer” onde cada passo é realizado após a verificação da sua existência, ou “DO-CONFIRM”, onde a lista é inspecionada e todas as atividades são feitas em seguida, para depois serem validadas.

Cada tipo de lista deve ser aplicada dependendo das circunstâncias do seu objetivo.

Neste caso, checklists são feitos para garantir que as atividades necessárias em um determinado processo não sejam esquecidas ou executadas de maneira errada. 

Devem ser usados, principalmente, para gestão de equipes com funções, especialidades e áreas de aplicações diferentes, pois uma lista garante que as atividades certas sejam realizadas pelas pessoas certas, no momento e da maneira mais adequada.

Assim, os checklists devem direcionar as atividades para cada propósito, segmentando equipes ou áreas e listando suas responsabilidades principais. 

Sabemos que, na maioria das vezes, as coisas não saem exatamente como o planejado e que, durante a execução de uma atividade, podem haver imprevistos ou problemas que, a princípio, não eram esperados quando planejamos nossa lista de atividades.

Neste caso, os checklists são os responsáveis por proporcionar uma comunicação eficiente entre as pessoas que podem resolver nossos empecilhos.

Portanto, o checklist para comunicação eficiente deve listar com quem devemos nos comunicar quando um problema de determinada causa acontecer, como podemos entrar em contato, de que forma é possível contatar especialistas e de que maneira o problema está sendo acompanhado e registrado.

Checklists de comunicação são eficientes em situações surpreendentes e atípicas, onde as condições são imprevisíveis e mudam constantemente. Nestas situações, é impossível organizar uma lista de tarefas, mas é possível fazer com que as pessoas se comuniquem para resolverem o problema coletivamente.

Um checklist eficiente é composto por uma lista sucinta de tarefas essenciais, que podem ser ramificadas e segmentadas conforme as circunstâncias de cada aplicação. Atul Gawande afirma que é melhor que existam vários checklists para cada situação ou etapa de um processo, do que uma longa lista para todo o projeto.

Em “The Checklist Manifesto”, também compreendemos que as listas de tarefas devem ser fáceis de usar e acessíveis a todas as pessoas que possuem alguma responsabilidade listada, mesmo nas situações mais complexas ou difíceis.

A obra também sugere que sejam feitas pausas estratégicas para analisar o desempenho até o momento, onde devem ser discutidos possíveis impedimentos, ouvidas as opiniões e sugestões e sanadas certas dúvidas dos envolvidos.

A quantidade de tarefas de uma lista é variável a partir do contexto, mas Atul Gawande adverte sobre a atenção que deve ser dada na escolha dos objetivos chave.

Isso se justifica pois se reduzirmos demais uma lista, podemos não ter “checks” suficientes para garantir um bom desempenho, enquanto se tivermos “checks” em excesso, os usuários perderão o foco e a produtividade.

Por fim, a obra sugere que a linguagem da lista seja simples e exata, equivalente àquela utilizada pelos profissionais que vão executá-la.

Não montar um checklist ruim é tão importante quanto montar um bom checklist

A estruturação de uma lista de tarefas pode ser ampla e adaptável, apesar disso, existem fatores que, independentemente da função de desenvolvimento do checklist, podem apenas prejudicar o seu desempenho.

Portanto, Atul Gawande afirma ser essencial que as listas não sejam muito longas, e que possuam o foco principal naquilo que é indispensável. Isso é necessário para que a atenção não seja desviada do que é mais importante, ou para que não fiquemos mais tempo analisando a lista do que executando-a.

Outro ponto a ser evitado é a listagem de pontos muito triviais ou básicos, para que o checklist seja voltado para as partes mais complexas e detalhistas de um processo. 

Um design limpo e responsivo também é indispensável, evite elementos ou cores chamativas que possam prejudicar a visualização e compreensão da mensagem.

Além disso, os checklists ruins são vagos e imprecisos, o que abre margem para interpretações diferentes sobre uma mesma tarefa ou implementações diferentes do que o esperado. Sendo assim, foque sempre no essencial.

Como os checklists atuam na melhoria contínua?

Por mais atentos e cuidadosos que sejamos ao produzir e executar checklists, independentemente do quanto pensemos para criá-los, somente com a sua aplicação e verificação de funcionamento no mundo real, que é inevitavelmente mais complicado, é que poderemos avaliar a sua eficiência.

Atul Gawande afirma em “The Checklist Manifesto” que as primeiras listas nunca serão perfeitas, são suscetíveis a erros e necessitam de uma análise crítica para que observemos seus pontos de execução eficientes e aqueles que precisam ser aprimorados.

Portanto, é preciso desenvolver listas diferentes para contextos, condições e propósitos diferentes, e, ainda assim, estudar de que forma alterações, testes e melhorias podem ser implementados até que seu checklist funcione de forma consistente.

Outros livros sobre organização e melhoria de desempenho

Em “Managing the Millennials”, Chip Espinoza e Mick Ukleja abordam as competências necessárias para um atual gerenciamento eficiente, contextualizando a forma como a geração do milênio vem modificando a forma de trabalhar.

Greg Mckeown, autor de “Essencialismo”, trata das principais estratégias para que desempenhemos atividades mais produtivas, além de técnicas para otimizar processos e gerenciar o tempo, sempre através do foco no que é essencial.

Por último, no livro “Ruído: Uma Falha no Julgamento Humano”, de Daniel Kahneman, Oliver Sibony e Cass R. Sustein, compreendemos de que maneira os ruídos e vieses são capazes de prejudicar a comunicação e a tomada de decisões, e como reduzi-los ou eliminá-los. 

Como posso implementar os checklists na minha vida?

Analise quais tarefas você desenvolve que são mais suscetíveis a erros, ou quais necessitam de mais atenção, essas atividades devem ser o foco do seu checklist;

Defina quem são as pessoas envolvidas no seu projeto e apresente a elas sua proposta de gestão, para que todos estejam alinhados sobre seu funcionamento;

Determine quais são as atividades chave do seu objetivo, que não podem ser esquecidas ou executadas de maneira incorreta;

Adapte seus checklists às suas condições, a lista não deve ser engessada ou inquestionável;

Busque olhar criticamente para suas listas de tarefas e encontrar melhorias de execução para a criação das próximas.

Avalie esse resumo do livro “The Checklist Manifesto”!

Que estamos sobrecarregados de conhecimento, na Era da Informação, você já sabia. Mas poderia imaginar que uma ferramenta tão simples como uma lista de checagem de tarefas seria capaz de auxiliar na nossa organização, atenção, memória, comunicação e gestão de tempo?

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