Kanban Essencial Condensado - David J. Anderson

É evidente que o ambiente empresarial vem sofrendo constantes mudanças e a adaptação e adequação às transformações é uma questão de sobrevivência empresarial.

Nesse sentido, o autor de “Kanban Essencial Condensado” avistou uma nova abordagem para os procedimentos tradicionais de gestão de projetos.

A metodologia Kanban foi popularizada justamente por David J. Anderson e se concentra na melhoria contínua da cadeia de valor de um produto ou serviço por meio de um panorama do fluxo de tarefas.

A prática é uma excelente ferramenta para traçar o caminho da agilidade empresarial que as grandes indústrias aplicam há muitas décadas.

Continue a leitura para entender mais sobre os princípios e valores desse método.

O livro "Kanban Essencial Condensado"

O Livro “Kanban Essencial Condensado”, com o título original de “Essential Kanban Condensed”, foi traduzido por José JR e publicado no Brasil em 28 de julho de 2016 pela Editora Lean-Kanban University.

O livro possui 77 páginas de conteúdo claro e concreto, sendo as páginas finais um glossário e notas do autor.  A obra traz, de forma sucinta, o conceito e como aplicar o método Kanban, sendo ele uma excelente opção para tornar os processos empresariais de diversas áreas mais ágeis e otimizados, não apenas na tecnologia.

Quem é David J. Anderson?

David J. Anderson é o pioneiro no método Kanban na área de tecnologia e fundador da Kanban University e da David J Anderson School of Management.

Com mais de 30 anos de atuação na indústria de software, ele iniciou sua carreira desenvolvendo jogos de computador no início dos anos 80 e conta com experiências em empresas como Motorola e Microsoft.

Além de ser autor de Kanban Essencial Condensado, David é conhecido por ter publicado outras obras como “Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso para seu Negócio de Tecnologia” e “Lessons in Agile Management: On the Road to Kanban”.

Por que ler “Kanban Essencial Condensado”?

O livro “Kanban Essencial Condensado” é indicado para pessoas que desejam se aprofundar mais em gerenciamento de projetos para alcançar os objetivos estratégicos da empresa, sendo especialmente fundamental para empresários, gestores e colaboradores.

Além disso, o Kanban pode ser aplicado em organizações de diversas áreas, como o design de produtos físicos, desenvolvimento de software, finanças, atividades criativas, gestão de TI, entre outros.

Ao ler esse resumo, você aprenderá sobre os benefícios do método Kanban e os princípios para definir, gerenciar e melhorar produtos e serviços.

Principais ensinamentos do livro "Kanban Essencial Condensado"

• O método é caracterizado por “começar pelo que você já faz”;
• O Kanban mostra como a equipe trabalha;
• Ele é guiado por valores;
• O objetivo do Kanban é controlar o trabalho em andamento;
• Os colaboradores que utilizam a metodologia Kanban são mais independentes e produtivos;
• O método melhora o alinhamento entre toda a empresa, pois cada colaborador consegue visualizar o fluxo de trabalho completo;
• O Kanban melhora a entrega do serviço e aumenta a satisfação do cliente.

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O que é Kanban?

Para entendermos o que é essa metologia precisamos, primeiramente, diferenciar as variações da palavra “kanban”.

O termo “kanban”, com “k” minúsculo, tem origem no Japão e significa “sinal”, “placa de sinalização” ou “grande sinal visual”. Ele é utilizado para contextualizar o “sistema kanban” ou “sistema puxado” de limitação do trabalho em progresso, conceito que entenderemos melhor a seguir.

Já “Kanban”, com “k” maiúsculo, refere-se ao método Kanban que ganhou esse nome após as apresentações de David J. Anderson para a Microsoft em 2005.

Na parte inicial do livro, o autor diz que a obra é um ponto de partida para a jornada de aprendizagem sobre o Kanban. Dessa forma, David caracteriza o método como “começar pelo que você já faz”.

Nesse sentido, o Kanban é um sistema visual que torna tangível o trabalho desempenhado pela empresa, garantindo a execução das atividades de forma equilibrada e que a equipe tenha condições de exercer o serviço.

Para isso, utilizam-se sinais visuais em um quadro físico ou virtual (comumente chamado de quadro Kanban) que representa o sistema de fluxo de entrega que limita a quantidade de trabalho em progresso ou, como é explicitado no livro, Work in Progress(WiP).

A metodologia traz uma visão panorâmica do trabalho realizado pela equipe, a quantidade de tarefas a serem executadas e a qualidade do produto ou serviço entregue para os clientes.

Como surgiu o Kanban?

Resgatando a origem da palavra, o método Kanban foi criado nos anos 40 por Taiichi Ohno, engenheiro da Toyota. A inspiração para os sistemas kanban é proveniente da organização do fluxo de estoque das prateleiras dos supermercados.

Dessa forma, Ohno aplicou essa ideia na Toyota através de sinais visuais e cartões para alinhar o nível de estoque com o uso dos elementos para a confecção dos automóveis. Esse processo ficou conhecido como fabricação “just in time”. Deu até para se lembrar das aulas de história no Ensino Médio, não é?

Após esse evento, o Kanban foi implementado por grandes empresas de desenvolvimento de software, sendo popularizado pelo autor de “Kanban Essencial Condensado”, David J. Anderson.

Como usar o Kanban?

De acordo com David J. Anderson, para que o sistema de fluxo de trabalho (workflow) seja um sistema kanban, ele deve atender algumas condições:

• Sinais para limitar o WiP;
• Colunas ou listas nomeadas (Ex.: To Do, Doing, Done) que podem ser ajustadas conforme a necessidade do projeto;
• Divisão do workflow em seções e cartões para cada atividade;
• Deve-se identificar os pontos de compromisso e entrega;
• Antes do ponto de compromisso pode haver um conjunto de ideias que podem ou não ser selecionadas.

Fonte: Imagem retirada do livro “Kanban Essencial Condensado”, página 8.

Além disso, o autor ressalta que o fluxo de trabalho deve priorizar a entrega de valor e minimizar o tempo de espera. Nesse sentido, David menciona o termo Lead Time (Tempo de Espera):

“O tempo em que um item está em processo entre os pontos de compromisso e de entrega é referido como Lead Time do item.”

Quais são os benefícios do Kanban?

Ao aplicar esse método, a organização pode alcançar um melhor alinhamento entre todos os setores da empresa, o que significa que os objetivos estratégicos são atingidos mais facilmente.

Além disso, a organização das atividades executadas e um fluxo de trabalho equilibrado entre todos os colaboradores levam a uma maior agilidade e permite a aplicação da filosofia Kaizen(melhoria contínua).

Isso significa que caso algum contratempo surja, seja devido ao ambiente externo ou questões da própria empresa, o Kanban permite que o problema seja contornado. Em consequência disso, de acordo com o autor, o método também é chamado de Caminho Alternativo para a Agilidade.

Por fim, com o Kanban é possível implementar loops de feedback. Através dos indicadores gráficos ou da revisão do workflow, o gestor pode se certificar que a entrega da equipe supriu ou não as necessidades do cliente, além de minimizar os riscos devido à visibilidade imediata do problema.

Quais os princípios fundamentais do Kanban?

O método Kanban conta com seis princípios fundamentais, sendo eles:

• Comece com o que você faz agora;
• Busque mudanças evolucionárias e incrementais;
• Respeite o organograma da empresa;
• Incentive a liderança em todos os níveis;
• Foque nas necessidades dos seus clientes;
• Crie metas para melhorar os resultados do cliente e dos negócios. 

Quais são os valores do Kanban?

Além dos princípios, o Kanban também é movido por valores que estimulam a melhoria contínua dos serviços através da boa relação entre a equipe.

Os valores podem ser resumidos unicamente na palavra “respeito”. Segundo o autor, para que os processos funcionem com sucesso, todos os indivíduos envolvidos devem ser respeitados.

Contudo, o sistema kanban conta com um conjunto de outros oito valores:

• Transparência;
• Equilíbrio;
• Colaboração;
• Foco no cliente;
• Fluxo;
• Liderança;
• Entendimento;
• Acordo.

O que e quais são as cadências do método Kanban?

De acordo com David J. Anderson, além de contar com o sistema kanban, o método também se caracteriza pelos loops de feedback, ou seja, sete oportunidades de cadências.

As cadências são reuniões cíclicas de revisões que estimulam a melhoria contínua e a entrega efetiva de serviços de cada equipe. A escolha da cadência ideal para as revisões dependerá do contexto da organização e é um ponto decisivo para bons resultados futuros.

O autor sugere as seguintes reuniões:

1. Análise estratégica (Strategy Review)

Tem o objetivo de selecionar os serviços a serem prestados, revisar a estratégia de negócios e assegurar se o produto e a entrega correspondem aos valores esperados pelo mercado. A cadência é trimestral.

2. Análise de Operações (Operations Review)

Refere-se à revisão global do sistema para compreender os recursos para maximizar a entrega de valor para os clientes e sugerir eventos Kaizen. A cadência é mensal.

3. Análise de Risco (Risk Review)

Busca revisar os riscos dos sistemas kanban e solucionar os problemas que comprometam a entrega. A cadência é mensal.

4. Análise da Entrega de Serviços (Service Delivery Review)

O objetivo dessa análise é revisar e melhorar a eficácia de um produto ou serviço, a fim de verificar se eles estão sendo entregues em conformidade com as exigências dos clientes. A cadência é quinzenal.

5. Reunião de reabastecimento (Replenishment Meeting)

É uma reunião para definir e mover elementos para o ponto de compromisso e decidir quais atividades serão trabalhas na próxima entrega. A cadência é semanal.

6. Reunião do Kanban (Kanban Meeting)

É uma reunião com duração entre 10 a 20 minutos de revisão do status de trabalho entre os colabores responsáveis pela entrega do produto. A cadência é diária.

7. Reunião de Planejamento de Entrega (Delivery Planning Meeting)

Visa monitorar e planejar os critérios de aceitação dos clientes. A cadência varia de acordo com o prazo de cada entrega.

Como aplicar o Kanban na sua empresa?

Para implementar o método Kanban na sua organização, David argumenta que os gestores devem reconhecer que o trabalho envolve um fluxo de valor desde a solicitação do produto ou serviço pelo cliente até a entrega dele propriamente dita.

Em outros termos, eles devem realizar um exercício de visualização do trabalho e do processo para a entrega. Feito isso, o processo deve ser melhorado continuamente, aplicando as práticas, princípios e valores do Kanban.

Segundo o autor, fazendo isso você estará aplicando o método sem mesmo estar utilizando um sistema kanban (com os sinais visuais para limitar o WiP).

Entretanto, caso você busque por uma ferramenta para inserir o Kanban na sua empresa, David J. Anderson compartilha a Abordagem de Pensamento de Sistemas para Introduzir Kanban (STATIK).

O método STATIK é uma forma de definir os passos para adotar o Kanban em uma organização. São eles:

• Passo 0: Mapear os serviços;
• Passo 1: Entender o que torna o serviço adequado para o objetivo do cliente;
• Passo 2: Compreender as fontes de insatisfação com o sistema atual;
• Passo 3: Analisar a demanda;
• Passo 4: Analisar a capacidade;
• Passo 5: Moldar o workflow;
• Passo 6: Descobrir classes de serviços;
• Passo 7: Incorporar o sistema kanban;
• Passo 8: Socializar o sistema e projeto do quadro e negociar a implementação.

É válido ressaltar que as etapas não são necessariamente sequenciais e é normal rever todos os pontos em busca de melhorias adicionais.

Mais livros sobre produtividade e gestão ágil

Por vezes, o Kanban é utilizado como processo principal ou em conjunto com outro, como o SCRUM. Por isso, aprenda mais sobre essa outra metodologia de gestão de projetos com o livro “SCRUM: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo”, do autor Jeff Sutherland.

Jake Knapp, em seu livro “SPRINT”, mostra que é possível testar o seu produto antes de entregá-lo ao cliente para que você possa entender as possíveis concepções e melhorá-lo a tempo.

Em “Mais rápido e melhor”, do autor e repórter estadunidense Charles Duhigg, você aprenderá a delimitar metas, enxergar oportunidades e exercer boas escolhas para alcançar a produtividade na vida e nos negócios.

Certo, mas como posso aplicar o Kanban na prática?

• Caso não queira usar o Kanban de modo físico, você pode utilizar algum sistema on-line como o Trello para acompanhar os projetos e garantir que a equipe cumprirá os prazos; 
• Compreenda todos os processos da empresa, desde os mais simples até os mais complexos;
• Encoraje a liderança em todos os setores da organização;
• Entenda e foque nas necessidades dos seus clientes;
• Deixe que os colaboradores gerenciem o trabalho de forma independente;
• Motive a sua equipe a trazer feedbacks para a melhoria do processo;
• A participação de todos os colaboradores é fundamental! Trabalhe com a motivação ao invés da obrigação.

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