
É evidente que o ambiente empresarial vem sofrendo constantes mudanças e a adaptação e adequação às transformações é uma questão de sobrevivência empresarial.
Nesse sentido, o autor de “Kanban Essencial Condensado” avistou uma nova abordagem para os procedimentos tradicionais de gestão de projetos.
A metodologia Kanban foi popularizada justamente por David J. Anderson e se concentra na melhoria contínua da cadeia de valor de um produto ou serviço por meio de um panorama do fluxo de tarefas.
A prática é uma excelente ferramenta para traçar o caminho da agilidade empresarial que as grandes indústrias aplicam há muitas décadas.
Continue a leitura para entender mais sobre os princípios e valores desse método.
O Livro “Kanban Essencial Condensado”, com o título original de “Essential Kanban Condensed”, foi traduzido por José JR e publicado no Brasil em 28 de julho de 2016 pela Editora Lean-Kanban University.
O livro possui 77 páginas de conteúdo claro e concreto, sendo as páginas finais um glossário e notas do autor. A obra traz, de forma sucinta, o conceito e como aplicar o método Kanban, sendo ele uma excelente opção para tornar os processos empresariais de diversas áreas mais ágeis e otimizados, não apenas na tecnologia.
David J. Anderson é o pioneiro no método Kanban na área de tecnologia e fundador da Kanban University e da David J Anderson School of Management.
Com mais de 30 anos de atuação na indústria de software, ele iniciou sua carreira desenvolvendo jogos de computador no início dos anos 80 e conta com experiências em empresas como Motorola e Microsoft.
Além de ser autor de Kanban Essencial Condensado, David é conhecido por ter publicado outras obras como “Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso para seu Negócio de Tecnologia” e “Lessons in Agile Management: On the Road to Kanban”.
O livro “Kanban Essencial Condensado” é indicado para pessoas que desejam se aprofundar mais em gerenciamento de projetos para alcançar os objetivos estratégicos da empresa, sendo especialmente fundamental para empresários, gestores e colaboradores.
Além disso, o Kanban pode ser aplicado em organizações de diversas áreas, como o design de produtos físicos, desenvolvimento de software, finanças, atividades criativas, gestão de TI, entre outros.
Ao ler esse resumo, você aprenderá sobre os benefícios do método Kanban e os princípios para definir, gerenciar e melhorar produtos e serviços.
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Para entendermos o que é essa metologia precisamos, primeiramente, diferenciar as variações da palavra “kanban”.
O termo “kanban”, com “k” minúsculo, tem origem no Japão e significa “sinal”, “placa de sinalização” ou “grande sinal visual”. Ele é utilizado para contextualizar o “sistema kanban” ou “sistema puxado” de limitação do trabalho em progresso, conceito que entenderemos melhor a seguir.
Já “Kanban”, com “k” maiúsculo, refere-se ao método Kanban que ganhou esse nome após as apresentações de David J. Anderson para a Microsoft em 2005.
Na parte inicial do livro, o autor diz que a obra é um ponto de partida para a jornada de aprendizagem sobre o Kanban. Dessa forma, David caracteriza o método como “começar pelo que você já faz”.
Nesse sentido, o Kanban é um sistema visual que torna tangível o trabalho desempenhado pela empresa, garantindo a execução das atividades de forma equilibrada e que a equipe tenha condições de exercer o serviço.
Para isso, utilizam-se sinais visuais em um quadro físico ou virtual (comumente chamado de quadro Kanban) que representa o sistema de fluxo de entrega que limita a quantidade de trabalho em progresso ou, como é explicitado no livro, Work in Progress(WiP).
A metodologia traz uma visão panorâmica do trabalho realizado pela equipe, a quantidade de tarefas a serem executadas e a qualidade do produto ou serviço entregue para os clientes.
Resgatando a origem da palavra, o método Kanban foi criado nos anos 40 por Taiichi Ohno, engenheiro da Toyota. A inspiração para os sistemas kanban é proveniente da organização do fluxo de estoque das prateleiras dos supermercados.
Dessa forma, Ohno aplicou essa ideia na Toyota através de sinais visuais e cartões para alinhar o nível de estoque com o uso dos elementos para a confecção dos automóveis. Esse processo ficou conhecido como fabricação “just in time”. Deu até para se lembrar das aulas de história no Ensino Médio, não é?
Após esse evento, o Kanban foi implementado por grandes empresas de desenvolvimento de software, sendo popularizado pelo autor de “Kanban Essencial Condensado”, David J. Anderson.
De acordo com David J. Anderson, para que o sistema de fluxo de trabalho (workflow) seja um sistema kanban, ele deve atender algumas condições:
Fonte: Imagem retirada do livro “Kanban Essencial Condensado”, página 8.
Além disso, o autor ressalta que o fluxo de trabalho deve priorizar a entrega de valor e minimizar o tempo de espera. Nesse sentido, David menciona o termo Lead Time (Tempo de Espera):
“O tempo em que um item está em processo entre os pontos de compromisso e de entrega é referido como Lead Time do item.”
Ao aplicar esse método, a organização pode alcançar um melhor alinhamento entre todos os setores da empresa, o que significa que os objetivos estratégicos são atingidos mais facilmente.
Além disso, a organização das atividades executadas e um fluxo de trabalho equilibrado entre todos os colaboradores levam a uma maior agilidade e permite a aplicação da filosofia Kaizen(melhoria contínua).
Isso significa que caso algum contratempo surja, seja devido ao ambiente externo ou questões da própria empresa, o Kanban permite que o problema seja contornado. Em consequência disso, de acordo com o autor, o método também é chamado de Caminho Alternativo para a Agilidade.
Por fim, com o Kanban é possível implementar loops de feedback. Através dos indicadores gráficos ou da revisão do workflow, o gestor pode se certificar que a entrega da equipe supriu ou não as necessidades do cliente, além de minimizar os riscos devido à visibilidade imediata do problema.
O método Kanban conta com seis princípios fundamentais, sendo eles:
Além dos princípios, o Kanban também é movido por valores que estimulam a melhoria contínua dos serviços através da boa relação entre a equipe.
Os valores podem ser resumidos unicamente na palavra “respeito”. Segundo o autor, para que os processos funcionem com sucesso, todos os indivíduos envolvidos devem ser respeitados.
Contudo, o sistema kanban conta com um conjunto de outros oito valores:
De acordo com David J. Anderson, além de contar com o sistema kanban, o método também se caracteriza pelos loops de feedback, ou seja, sete oportunidades de cadências.
As cadências são reuniões cíclicas de revisões que estimulam a melhoria contínua e a entrega efetiva de serviços de cada equipe. A escolha da cadência ideal para as revisões dependerá do contexto da organização e é um ponto decisivo para bons resultados futuros.
O autor sugere as seguintes reuniões:
1. Análise estratégica (Strategy Review)
Tem o objetivo de selecionar os serviços a serem prestados, revisar a estratégia de negócios e assegurar se o produto e a entrega correspondem aos valores esperados pelo mercado. A cadência é trimestral.
2. Análise de Operações (Operations Review)
Refere-se à revisão global do sistema para compreender os recursos para maximizar a entrega de valor para os clientes e sugerir eventos Kaizen. A cadência é mensal.
3. Análise de Risco (Risk Review)
Busca revisar os riscos dos sistemas kanban e solucionar os problemas que comprometam a entrega. A cadência é mensal.
4. Análise da Entrega de Serviços (Service Delivery Review)
O objetivo dessa análise é revisar e melhorar a eficácia de um produto ou serviço, a fim de verificar se eles estão sendo entregues em conformidade com as exigências dos clientes. A cadência é quinzenal.
5. Reunião de reabastecimento (Replenishment Meeting)
É uma reunião para definir e mover elementos para o ponto de compromisso e decidir quais atividades serão trabalhas na próxima entrega. A cadência é semanal.
6. Reunião do Kanban (Kanban Meeting)
É uma reunião com duração entre 10 a 20 minutos de revisão do status de trabalho entre os colabores responsáveis pela entrega do produto. A cadência é diária.
7. Reunião de Planejamento de Entrega (Delivery Planning Meeting)
Visa monitorar e planejar os critérios de aceitação dos clientes. A cadência varia de acordo com o prazo de cada entrega.
Para implementar o método Kanban na sua organização, David argumenta que os gestores devem reconhecer que o trabalho envolve um fluxo de valor desde a solicitação do produto ou serviço pelo cliente até a entrega dele propriamente dita.
Em outros termos, eles devem realizar um exercício de visualização do trabalho e do processo para a entrega. Feito isso, o processo deve ser melhorado continuamente, aplicando as práticas, princípios e valores do Kanban.
Segundo o autor, fazendo isso você estará aplicando o método sem mesmo estar utilizando um sistema kanban (com os sinais visuais para limitar o WiP).
Entretanto, caso você busque por uma ferramenta para inserir o Kanban na sua empresa, David J. Anderson compartilha a Abordagem de Pensamento de Sistemas para Introduzir Kanban (STATIK).
O método STATIK é uma forma de definir os passos para adotar o Kanban em uma organização. São eles:
É válido ressaltar que as etapas não são necessariamente sequenciais e é normal rever todos os pontos em busca de melhorias adicionais.
Por vezes, o Kanban é utilizado como processo principal ou em conjunto com outro, como o SCRUM. Por isso, aprenda mais sobre essa outra metodologia de gestão de projetos com o livro “SCRUM: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo”, do autor Jeff Sutherland.
Jake Knapp, em seu livro “SPRINT”, mostra que é possível testar o seu produto antes de entregá-lo ao cliente para que você possa entender as possíveis concepções e melhorá-lo a tempo.
Em “Mais rápido e melhor”, do autor e repórter estadunidense Charles Duhigg, você aprenderá a delimitar metas, enxergar oportunidades e exercer boas escolhas para alcançar a produtividade na vida e nos negócios.
Muito obrigado por conferir mais este resumo da nossa plataforma! Esperamos que tenha gostado e que consiga aplicar as técnicas do método Kanban nos processos da sua empresa.
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