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Se a sua área na empresa vive no meio de um caos, onde não há rotina nenhuma e em que só se resolve problemas, é hora de você dar uma checada no que Vicente Falconi, em seu livro “Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia”, tem para te ensinar.

De acordo com ele, a sua empresa pode operar em duas situações. Uma delas é a anômala, em que não se gera valor nenhum para cliente, e sim custos para empresa. A outra é a operação normal, em que se gera valor através da estabilidade dos processos.

Você também já deve ter tido a sensação de que quando sai da rotina “normal”, não consegue entregar tanto resultado quanto antes, não é mesmo? Então continue a leitura para descobrir como criar uma rotina de sucesso na sua empresa!

O livro “Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia”

O livro é um guia base para líderes fazerem melhorias em suas empresas através do gerenciamento de suas operações.

A 9ª edição do livro possui 266 páginas e é dividida em quatro capítulos, que apresentam as quatro fases para conseguir um bom gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia:

Primeira fase – Entenda o seu trabalho;

Quarta fase – Caminhando para o futuro.

Formado na Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), Vicente Falconi é o maior consultor do Brasil, alguns o chamam de lenda viva, e não foi por acaso que recebeu esse título.

Conselheiro da Ambev e da Gerdau, Falconi buscou no Japão o que estava por trás da excelência empresarial das empresas japonesas. Após alguns anos, voltou ao Brasil, e aplicou com tremendo sucesso aqui o que aprendeu lá, tanto no setor público quanto no privado.

Por que ler “Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia”?

É recomendado para gerentes, diretores e pessoas de qualquer cargo de liderança que querem aprender como criar uma rotina de sucesso para o seu trabalho e o trabalho de seus liderados.

Quais são os pontos principais de “Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia”?

“Sua meta é ser o melhor do mundo naquilo que você faz. Não existem alternativas.”;

As operações anômalas só geram custos e, enquanto não forem eliminadas, a empresa trabalhará para apagar incêndios;

Para se gerenciar é preciso medir tudo, pois é a medição que nos permite identificar os desvios e problemas da empresa;

Como gerente, você deve sempre ter problemas a resolver. Seja eliminar anomalias ou alcançar uma nova meta de melhoria;

Gerencie a motivação de sua equipe, estabelecendo indicadores e metas;

Em um mundo globalizado e competitivo, por mais brilhante que tenham sido os resultados de sua empresa no passado, eles não a sustentarão no futuro.

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Você já se perguntou como boas empresas conseguem gerar resultados constantes, ao longo de muitos anos, mesmo que todo o seu pessoal original tenha saído e dado lugar à colaboradores completamente novos? 

A resposta é simples: essas empresas têm um sólido gerenciamento da rotina implementado.

Mas o que é isso, afinal? De acordo com Vicente Falconi, em seu livro “Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia”, antes de querer compreender do que se trata o gerenciamento da rotina, temos que compreender o que é uma empresa.

Uma empresa é uma organização que trabalha para satisfazer as necessidades de outras pessoas, ou melhor, para agregar valor para elas. Assim, seu produto é comprado e ela consegue retornos financeiros.

Para que o trabalho seja desempenhado, há funções e cargos nas empresas. Cargo é o nome do seu posto de trabalho, função é o que você de fato faz. Dentre as funções, há quatro tipos:

Direção: estabelece metas estratégicas para a sobrevivência da empresa;

Gerenciamento: atinge as metas e capacita a função supervisão;

Supervisão: treina a função operação e checa se está cumprindo o padrão; 

Operação: cumpre os padrões para a rotina da empresa funcionar.

As duas primeiras são gerenciais e as duas últimas, operacionais. De acordo com Falconi, em uma empresa, 90% das atividades são operacionais! Fica claro então que se a operação da empresa não for boa, ela não vai pra frente, certo?

Tais funções operam de dois modos: quando está tudo correndo normalmente, e quando ocorrem anomalias (problemas). A operação normal gera valor para empresa, já a operação anômala só gera custos.

O foco da empresa, portanto, deve ser eliminar as anomalias e alcançar essa “operação normal”, que gera valor. A seguir vamos ver como fazer isso.

“Gerenciar é o ato de buscar as causas (meios) da impossibilidade de atingir uma meta (fim), estabelecer contramedidas, montar um plano de ação, executar e padronizar em caso de sucesso.”

O gerenciamento da rotina é o meio de garantir que as funções operacionais de uma empresa funcionem bem, ou melhor, funcionem de forma “normal”, agregando valor. Seus pilares são:

Clara definição da responsabilidade e autoridade de cada pessoa;

Padronização de operações, processos e produtos;

Ações corretivas de acordo com o acompanhamento dos resultados;

Utilização do potencial das pessoas e um excelente ambiente de trabalho (5S);

Falconi observa que a melhor maneira de iniciar o gerenciamento da rotina é implantando o 5S, pois ele garante um ótimo ambiente de trabalho: organizado, limpo, disciplinado e econômico - fatores essenciais para a produtividade.

Uma vez implementado o 5S, é possível atacar as outras frentes do gerenciamento da rotina:

Vamos ver cada um desses passos a seguir.

"Só se padroniza o que é necessário para se garantir certo resultado final desejado."

Para gerenciar qualquer rotina, são precisos padrões que indiquem os procedimentos e as metas para execução de cada trabalho, permitindo aos trabalhadores assumir as responsabilidades por suas entregas. 

Tais padrões devem ser definidos de acordo com a experiência real que ocorre no local de trabalho, e depois de definidos, devem ser disseminados através de treinamentos para os colaboradores.

Duas ferramentas básicas de padronização são: 

Fluxograma: é um esquema visual que apresenta a sequência de atividades que devem ocorrer em determinada atividade ou processo;

Procedimentos Operacionais Padrão (POPs): é a listagem mais simples e intuitiva possível da sequência de tarefas mais importantes que devem ser feitas dentro de uma operação.

Depois de ter seus procedimentos padronizados e difundidos aos colaboradores através de treinamentos, é mais fácil identificar e eliminar as anomalias, que são simplesmente desvios que ocorrem em relação à operação normal. 

Cada função da empresa tem seu papel na eliminação de anomalias:

Supervisores: registram as anomalias relatadas, comunicam para os gerentes e resolvem suas causas imediatas;

Gerentes: fazem um check-up diário no local das anomalias, detectam e eliminam aquelas crônicas e fazem um relatório semestral para direção;

Diretores: analisam o relatório semestral e definem metas de correção.

Lembre-se que toda empresa tem anomalias demais, e que não é possível corrigir todas, sendo necessário um critério para priorizá-las. 

Não existe gerenciamento sem medição, concorda? Como você vai identificar desvios e problemas na empresa sem monitorar?

Para monitorar o resultado dos processos é preciso definir itens de controle, que são valores que medem quantitativamente alguma coisa. Há itens de controle a serem mantidos e outros a serem melhorados.

Lembre-se de fazer uma gestão à vista desses itens de controle, através de representações padronizadas: gráficos bem grandes, em um local bem visível, podem ajudar nisso.

A ideia é que todos vejam, e que ao bater o olho, entendam as informações!

Depois de garantir que os resultados se mantenham estáveis, o seu papel principal como gerente é melhorar resultados, ou em outras palavras, bater metas. Para isso, é preciso que você:

Estabeleça com clareza aonde quer chegar, definindo para cada meta um objetivo, um valor e um prazo, como no exemplo a seguir:

Objetivo: reduzir percentual de entregas atrasadas;

Pesquise e analise os impedimentos para alcançar esse objetivo;

Proponha planos de ação para resolver cada impedimento relevante.

Não se esqueça de incluir na discussão todas as pessoas que podem ajudar, pois com a colaboração você aproveita o conhecimento de cada um, e consegue melhores resultados.

Agora que você já “arrumou a casa”, é hora de lubrificar uma ou outra peça que esteja fazendo barulho.

De acordo com Vicente Falconi, em seu livro “Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia”, essa fase consiste em:

Para aperfeiçoar o monitoramento você deve definir claramente, dentro de sua área, a missão, os clientes, as necessidades de seus clientes, e, a partir daí, os itens de controle. Isso vai evitar o monitoramento de itens que não agregam valor.

“Sua empresa só será competitiva se as suas gerências forem competitivas.”

Outra forma de melhorar o monitoramento é buscando saber se alguém consegue melhores resultados que os seus, dentro da sua empresa ou fora dela. 

Com base no benchmarking dos seus itens de controle coloque metas – lembre-se que as metas devem ser desafiadoras para haver as melhores soluções. Metas fracas geram resultados fracos.

Falconi observa que dados de outras empresas muitas vezes estão acessíveis e que basta procurá-los para encontrá-los. 

De acordo com Falconi, para melhorar é preciso resolver problemas, ou seja, é preciso bater metas. 

Para criar um sólido método de resolução de problemas na sua empresa, é necessário dominar o método PDCA de melhorias. Esse método consiste em 4 etapas:

Para treinar sua equipe no método, escolha os menores problemas de sua área, e peça para suas equipes (de 3 a 4 pessoas) aplicarem o método PDCA para resolvê-los. 

Inicialmente você não vai saber que problemas sua área tem. Portanto, comece fazendo um shake-down com toda a sua equipe, ou seja, um levantamento dos problemas de sua área.

Algumas medidas práticas para rodar o PDCA são:

Estabelecer um sistema de sugestões: no início ele pode ser bem simples, objetivando a quantidade de sugestões, e com o tempo seu foco mudar para a qualidade das sugestões;

Criar Círculos de Controle da Qualidade (CCQ): grupos de operadores que começam a resolver pequenos problemas de sua área.

Já dissemos que sem meta não há gerenciamento. Mas de onde vem essas metas? Vem do mercado, ou melhor, das exigências dos clientes. 

Ao definir metas, lembre-se de sempre alinhá-las com as da diretoria, pois são aquelas necessárias à sobrevivência da empresa. 

O potencial humano é o maior ativo de qualquer empresa, concorda? Então, para aproveitá-lo ao máximo, é preciso que você coloque o seu time para pensar, e não há melhor forma de fazer isso do que ensinando-os a rodar o ciclo PDCA. 

Outra forma de aproveitar o potencial humano é gerenciando a motivação de sua equipe: estabeleça indicadores e metas para isso. Um time desmotivado não consegue entregar resultado.

Promova atividades em grupo, reconheça os esforços de sua equipe, lute para que a empresa os recompense por isso, dando maiores salários, por exemplo, e seja amigo de seus funcionários, inclusive na esfera familiar!

Por fim, nunca deixe de elevar as habilidades de seus colaboradores através de treinamentos ao longo de toda a vida.

Falconi observa que resultados extraordinários do passado não servem para o futuro, e para que alcancemos novos resultados extraordinários, pede atenção para os seguintes pontos.

Busque sempre alcançar as metas absolutas: zero retrabalho, zero atrasos, zero estoque… eliminando as três fontes de perdas:

Desperdício: tudo aquilo que não agrega valor ao cliente – fazer relatórios que ninguém lê, medir informações desnecessárias etc;

Insuficiência: oposto ao desperdício, seria a falta de um relatório que seria importante, não medir informações essenciais, entre outros;

Inconsistência: qualquer variação nos indicadores – variações escondem desperdícios e insuficiências, logo qualquer variação é um problema!

Lembre-se, mesmo os menores problemas devem ser atacados em determinado momento, pois a soma deles resultam em um grande problema! 

Gerencie as melhorias contínuas e as disruptivas

Para implementar melhorias disruptivas, questione constantemente se surgiram:

Paralelamente ao gerenciamento das melhorias disruptivas, nunca deixe de gerenciar as melhorias contínuas.

Em “Vencedoras por Opção”, Jim Collins e Morten T. Hansen mostram que as empresas que sobrevivem no mercado são as disciplinadas, e não necessariamente aquelas criativas e visionárias. As empresas mais bem sucedidas são aquelas que se mantiveram mais constantes, com um sólido gerenciamento da rotina!

Já Andrew Grove, em seu livro “High Output Management”, ensina como unir seus colaboradores em um time altamente produtivo. Para isso, ele defende que itens de controle são uma ferramenta chave, e devem ser bem definidos para que os esforços da equipe se orientem na direção correta.

Por fim, em “Feitas Para Durar”, Jim Collins e Jerry I. Porras, através de seus estudos, chegaram à conclusão que empresas duráveis são aquelas que buscam a melhoria contínua e tem uma sólida ideologia. Seu foco está sempre em se superar, e não necessariamente em superar a concorrência.

Como posso aplicar o conteúdo de “Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia”? 

O gerenciamento da rotina é o que vai garantir a constância dos resultados de sua empresa. Para aplicá-lo você deve ter em mente os quatro pilares para “arrumar a casa”:

Depois de arrumada a casa, aprimore o gerenciamento da rotina de sua empresa através da internalização do método PDCA por parte de todos os seus colaboradores. Esse é um fator essencial para o sucesso do seu negócio!

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Aprenda aqui, através do resumo do livro Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia de Vicente Falconi, como criar uma rotina de sucesso para sua empresa.

Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia - Vicente Falconi

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