Harvard Business Review: Negociações Eficazes - Jeff Weiss

Talvez você seja o CEO de uma grande multinacional. Nesse caso, é evidente a utilidade dos ensinamentos contidos no livro para fechar um acordo milionário entre empresas.

Mas, mesmo se a sua conjuntura não se dá construindo acordos e relacionamentos, você vai perceber como também negocia quase diariamente, só não percebe.

Negociações de paz, por exemplo, podem acontecer desde territórios em guerra, até uma situação de conflito entre dois países que desejam encontrar a solução para seu problema, chegam a um meio termo e ambos saem ganhando.

Em outro cenário, se o cliente pede um desconto ao dono de uma pequena mercearia por uma venda um pouco maior, ali também os dois tentam obter condições melhores na transação, assim como se esse mercador decide ampliar seu negócio, adquirindo o estabelecimento ao lado onde funciona uma lojinha.

Ainda não citamos um cenário com o qual você se identifica? Então, se você já decidiu com a família para onde viajariam nas férias ou, chegando no destino, quem ficaria com qual quarto, saiba que executou, sim, uma negociação.

Contudo, se você pensa que negociar envolve alguém levando vantagem sobre outra pessoa, está enganado. No livro “HBR: Negociações Eficazes”, Jeff Weiss diz que a definição de negociação é:

“Uma situação em que duas partes, com motivações e objetivos em geral competitivos, chegam a um acordo que satisfaça ambas.”

O livro “Harvard Business Review: Negociações Eficazes”

Em 176 páginas, Weiss traz diversos conteúdos gráficos que exemplificam casos típicos de negociação, com situações e personagens fictícias, mas que se aproximam bastante da realidade.

Mapas e tabelas dispostos ao longo dos 15 capítulos ajudam a visualizar a organização ideal a ser feita na condução de acordos, além de fornecerem substituições simples e diretas para fugir de chavões ineficazes.

O livro foi publicado em 2018, no Brasil, pela Editora Sextante. Originalmente, vem sob o selo da Harvard Business Review (HBR), pertencente à Universidade de Negócios de Harvard.

Quem é Jeff Weiss? 

O autor é formado na Universidade de Direito de Harvard e fundador da Vantage Partners, que presta consultoria especializada em negociações empresariais. Nesse ramo, Weiss tem mais de 25 anos de experiência.

Além disso, foi reitor da Universidade de Lesley e deu aula na Escola de Administração da Faculdade Dartmouth.

Na Academia Militar dos Estados Unidos, além de lecionar, foi responsável pela criação e direção de um projeto que visa aprimorar a habilidade de líderes militares de negociar em situações desafiadoras, tanto em cenários de guerra, quanto de paz.

Por que ler “HBR: Negociações Eficazes”?

Negociações podem ser estressantes, isso é um fato. Com certeza, pessoas que lidam com agentes externos e ocupam posições com mais autonomia para firmar acordos farão maior proveito da obra.

Ainda assim, ela se mostra aplicável em muitos contextos onde é preciso trabalhar de maneira colaborativa para encontrar uma solução que satisfaça todos os envolvidos.

Segundo o autor, é um livro para profissionais de todos os níveis hierárquicos, com ou sem experiência no assunto, a ser utilizado em “negociações de qualquer porte, sozinho na mesa ou com uma equipe de apoio”.

O livro aprimora capacidades de administração de conflitos, é claro, e pensamento criativo.

Quais são os pontos principais de “HBR: Negociações Eficazes”?

• Nunca se deve aceitar nada menos do que a “melhor alternativa”;
• Precisar abandonar a negociação não significa fracasso;
• Na maioria das negociações, sempre é possível gerar um valor maior do que o imaginado inicialmente;
• Negociações eficazes apresentam uma abordagem bem feita e requer dedicação no preparo;
• Negociações não se baseiam nem em tirar vantagem um do outro, nem em cada um fazer certa quantidade de concessões.

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Quais são os sete elementos do sucesso?

Quatro conteúdos e três processos compõem os sete elementos que caracterizam uma negociação de sucesso.

Na primeira categoria, referente aos conteúdos, ela precisa:

1. Satisfazer os principais interesses, seus e da outra parte; 
2. Ser a melhor de diversas opções; 
3. Obedecer a critérios justos e legítimos; 
4. Ser melhor que as alternativas. 

Para os processos, os elementos do sucesso são:

1. Ser feita de compromissos claros e viáveis; 
2. Resultar de uma comunicação eficaz; 
3. Ajudar a criar o tipo de relacionamento que você deseja.

Só com esses elementos sendo citados, você já pode perceber que a negociação posicional, tão frequente, na maioria das vezes, não é uma abordagem interessante.

Se mostrar inflexível e ceder pouco a pouco, até um limite previamente estipulado, na esperança de encontrar o meio termo pode ser uma alternativa rápida, que exige pouco preparo e dá uma sensação de ganho, mas não funciona nem um pouco quando se deve preocupar com o relacionamento a longo prazo.

O foco na negociação não deve ser o processo de concessões sucessivas. Em vez disso, exercite a criatividade em busca de diferentes soluções, conseguindo algo melhor para atender a cada um dos envolvidos. É a chamada abordagem segundo o círculo de valor.

Esse nome já fornece uma representação visual do porquê o método é tão vantajoso. O círculo é um espaço. Nele você pode explorar todos os aspectos envolvidos na negociação de forma criativa, sem a limitação de movimentos que o “pingue-pongue” usual impõe.

Ao contrário do primeiro tipo de negociação, este requer muita dedicação prévia. O autor recomenda para o preparo, no mínimo, o mesmo tempo que se imagina que a negociação levará.

Como devo me preparar para uma negociação?

Primeiro, você precisa negociar os termos da negociação. Verifique com as outras partes os aspectos básicos do que e como será tratado, para que todos comecem na mesma página. Algumas perguntas que o autor indica fazer são:

• Quais as questões que precisamos discutir?
• Quais as outras partes que precisamos incluir? 
• Quando e como?
• Desejamos estabelecer regras básicas?
• Desejamos marcar um prazo final?
• Como resolveremos os conflitos?
• O que faremos se a negociação começar a fracassar?
• Existem maneiras específicas de nos prepararmos com antecedência? 

Feito isso, vem o seu preparo individual. Nessa etapa, você precisa se desfazer de tudo que dá como certo a respeito de com quem vai lidar e sobre o próprio processo de negociar. Geralmente, são essas as duas categorias que comportam pressuposições que atrapalham a tratativa.

As suposições podem afetar diretamente no rumo da conversa, portanto, certifique-se de avaliar constantemente durante todo o processo o que é um fato e o que é uma hipótese que precisa ser mudada.

Outra etapa importante do preparo é averiguar qual seria sua Melhor Alternativa para o Acordo Negociado. Em inglês, o termo original é BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement).

Essa expressão é respondida quando você avalia o que poderia fazer se não conseguisse chegar a um acordo. O serviço oferecido a você pode ser feito por outra pessoa? Sua empresa poderia suprir a demanda? Em todo caso, qual seria o prejuízo acarretado em dinheiro, tempo e qualidade?

O foco aqui é se munir do máximo de informações possíveis antes de entrar em campo. Pensou em qualquer opção que possa atender seus interesses? Anote. Sim, anote qualquer ideia. O mínimo recomendado por Jeff Weiss são sete ou oito para negociações simples. Para as complexas, então, ele sugere “muitas mais”.

Agora pode estar passando pela sua cabeça: “Certo, mas isso tudo requer muito tempo. E se a negociação for algo repentino, para o qual eu não tive tempo de me planejar?”.

Então, repasse mentalmente, durante seu trajeto ou até mesmo enquanto inicia a conversa, mais algumas perguntas indicadas por Weiss, especificamente para esse tipo de situação:

• Quais são meus interesses?
• Quais poderiam ser os interesses da outra parte?
• Quais as opções comuns criativas?
• Quais os critérios persuasivos a serem aplicados?
• Quais são as minhas alternativas se não pudermos chegar a um acordo?
• Quais as alternativas da outra parte, se não pudermos chegar a um acordo?

Por fim, vale ressaltar que tudo isso são apenas guias para obter mais controle do negócio. É importante ser flexível e aprender o melhor caminho durante o próprio processo. Como dizia Roger Fisher, mentor de Weiss:

“É melhor possuir o mapa do terreno a ter planejado um único caminho na mata.”

Como encaminhar uma negociação?

Ao contrário do que muitos pensam, o ideal é você mesmo iniciar a conversa. Tomar a iniciativa te coloca desde o princípio em posição de controle.

Agora, vem outro termo importante. Negociar em duas vias visa fortalecer o relacionamento das partes, separando-o do conteúdo da negociação.

Para isso, tenha clareza no que fala, faça perguntas para confirmar o que for dito, e faça uma escuta ativa.

A ironia nessa parte é que, quanto mais você se mostra disposto a ser convencido, maior é também o seu poder de persuasão.

Todos que estão negociando precisam se dedicar a fazer um brainstorming. A palavra-chave, aqui, é “possibilidades”. Ela é importante por três motivos: não são compromissos já firmados, são coisas factíveis, e está no plural, demonstrando a variedade de opções.

Vamos, agora, fazer um parêntese. Como proceder se, neste momento, perceber que está lidando com alguém irredutível ou que perdeu o controle das emoções e o encontro está se tornando improdutivo ou, pior, danoso?

A resposta é simples: seja objetivo. Claro, é mais simples quando falada do que quando executada, mas é preciso ter atitudes social e emocionalmente inteligentes.

Respire fundo e seja disciplinado e sistemático. O autor recomenda que você:

• Se concentre nas suas reações físicas;
• Escute o que a outra parte tem a dizer;
• Mostre que você escutou o que foi dito;
• Demonstre empatia;
• Descubra mais;
• Faça um intervalo.

Atente-se também às suas atitudes e linguagens corporais. Talvez seu interlocutor esteja apenas reagindo a um posicionamento defensivo seu, um tom de voz elevado ou uma frase mal formulada.

Se, ainda assim, o jogo duro permanecer, de acordo com o autor restam três alternativas:

“Introduza um elemento que a outra parte não está utilizando; pegue um elemento que a outra parte esteja usando e use-o de maneira diferente; diga à outra parte que pare de fazer o jogo que está fazendo.”

Contudo, pode ser que o travamento esteja nos próprios termos discutidos. Nesse caso, o mentor Roger Fisher aconselhava a analisar do ponto de vista alheio. Tentando criar uma proposta concordável, Jeff Weiss estabelece cinco reflexões:

1. Pergunte-se se está tentando convencer a pessoa certa;
2. Imagine qual escolha a outra parte acredita que você está lhe pedindo que faça;
3. Faça uma lista das consequências negativas que a outra parte talvez perceba se concordar com a proposta atual;
4. Compartilhe e verifique sua análise;
5. Elabore outra proposta.

Como finalizar uma negociação?

Finalmente, depois de tanto preparo e dedicação ao longo do processo, chegou a hora de se encaminhar para os resultados. Porém, se engana quem pensa que é a parte mais fácil.

Se até aqui você não obteve nada melhor que sua melhor alternativa, abandone a negociação, simples assim. Jamais negocie apenas para chegar a um acordo. Lembre-se: esse não é, necessariamente, um resultado negativo.

Porém, se as partes estão satisfeitas com o que conseguiram, é hora de finalizar o chamado procedimento de texto único.

Trata-se de um documento compartilhado, a ser alterado e melhorado em cada feedback, por um redator designado.

O autor do livro utiliza esse documento em situações que vão desde orçamentos para o próximo ano ou quem fica com qual escritório, até vendas complexas e negociações de paz, tamanha a sua efetividade.

Seus últimos três passos, no que diz respeito à negociação em si, devem ser:

1. Documentar os termos;
2. Fazer a comunicação às partes interessadas;
3. Preparar-se para a implementação do acordo.

Após isso, seu trabalho continua. Recapitule onde você acertou, como obteve sucesso, e onde poderia ter melhorado, podendo até gerar um manual de estratégia de negociação para sua empresa recorrer no futuro.

Livros sobre Negociação e Estratégia

O autor Michael Weiss, que escreveu “A Arte da Negociação”, também tem relação com a Universidade de Negócios de Harvard. O professor de negociação americano ensina em sua obra a se sair melhor nas negociações através de exercícios e dicas. Para ele, a improvisação nesse momento é o fator principal.

O que fazer em situações de extrema complexidade, tempo curto, ou quando a outra parte começa a perder a calma? Aprenda com o ex-negociador do FBI, Chris Voss, no livro “Negocie Como Se Sua Vida Dependesse Disso”.

Agora, se você prefere praticar bastante antes de aplicar na vida real os ensinamentos que obteve aqui, em “Negociação na Prática”, o autor Ira Asherman passa 60 exercícios voltados, principalmente, para a negociação da equipe de vendas da empresa.

Como posso aplicar o conteúdo de “HBR: Negociações Eficazes”?

• Não trate nenhuma ideia prévia como verdade absoluta;
• Trabalhe com a outra parte construindo acordos de maneira colaborativa;
• Sempre que possível, revise mentalmente ou em um bloco de notas, os sete elementos do sucesso, e como você pode aplicá-los naquela situação;
• Esteja sempre aberto a novos rumos que saiam do que havia planejado;
• Experimente aplicar essas dicas em todas as áreas de sua vida. Por exemplo, num pedido de aumento de salário, as negociações podem ser mais difíceis; 
• Se os ânimos ficarem acalorados, seja você a voz da razão.

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Agora, sua primeira negociação pode ser bem fácil e completamente benéfica para ambas as partes. Propomos a você que deixe um comentário abaixo, contando o que achou deste resumo.

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Além disso, se você deseja ler com detalhes os casos fictícios com os quais o autor exemplifica cenários de negociação, e coletar inspirações para melhor formular frases que colaboram na transmissão de suas propostas, clique na imagem abaixo e adquira o livro completo, em português!