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Se a sua empresa de tecnologia está com problemas para alcançar as metas de algum projeto, ou você está buscando um sistema para melhorar a produtividade da sua equipe, Kanban é a solução perfeita.

Kanban se tornou uma das técnicas mais utilizadas para visualizar e controlar as etapas de um projeto, principalmente quando tratamos de desenvolvimento de softwares. 

Aprenda já a implementar esse projeto na sua empresa e veja sua equipe em seu máximo de produtividade com qualidade de resultados. 

O Livro “Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso para seu Negócio de Tecnologia”, tem como título original “Kanban: Successful Evolutionary Change for your Technology Business”, foi lançado no Brasil em setembro de 2011, com 290 páginas, pela editora Blue Hole Press.

Com 20 capítulos divididos em 4 partes, o leitor recebe o conhecimento sobre o sistema que conquistou muitos adeptos no universo do desenvolvimento de softwares, por promover uma mudança cultural que provoca mais agilidade nas equipes.

David J. Anderson é um dos pioneiros quando o assunto é metodologia Kanban, seu currículo conta com experiências em empresas como Microsoft, Motorola e IBM.

Há mais de 30 anos, David atua na indústria da tecnologia, publicou mais de 7 livros, dentre eles "Kanban Essecial Condensado" e "Fit for Purpose". Ele também é fundador da David J. Anderson School of Management e da Kanban University.

Se você está envolvido em projetos de desenvolvimento web ou desenvolvimento de aplicações internas, essa leitura vai te proporcionar insights para resolver problemas e otimizar seu desempenho.

Esse conteúdo também é ideal para estudantes que buscam se preparar para os desafios profissionais no desenvolvimento de softwares e qualquer pessoa que queira criar organizações bem sucedidas e sustentáveis.

Principais ensinamentos do livro "Kanban"

Mudanças sugeridas fora de contexto são rejeitadas pelos trabalhadores que viveram e compreenderam o contexto do projeto;

O sistema melhora a produtividade, a previsibilidade, a satisfação do cliente e reduz os tempos de entrega;

Kanban ajuda na evolução cultural das organizações;

Reduzir o trabalho em progresso aumenta a qualidade das entregas;

O método Kanban elimina problemas que prejudicam o desempenho e desafia uma equipe a resolver-los para manter um fluxo de trabalho;

Um sistema eletrônico é a solução para coordenar equipes em múltiplas localizações.

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Kanban, com “K” maiúsculo, é um método de mudança evolutiva que utiliza um sistema puxado kanban, com “k” minúsculo, além de visualização entre outras ferramentas para organizar o andamento de uma equipe no desenvolvimento de um projeto.

Kan-ban é uma palavra japonesa que significa “cartão de sinal”. O cartão é usado no ambiente de produção como um sinal que informa a etapa em que determinada ação do processo está.

David J. Anderson  acredita que Kanban é o melhor caminho para introduzir mudanças nos processos, por isso, o principal objetivo desse sistema é uma mudança com resistência mínima.

Além disso, a aplicação do Kanban também atua em outros 8 objetivos que podem ser ideais para o seu negócio, são eles:

Melhorar a satisfação dos funcionários;

Proporcionar folga para permitir melhoria;

Fornecer transparência no projeto e operação do sistema;

Projetar um processo para viabilizar o surgimento de uma organização de alta maturidade.

Em um quadro kanban, distribui-se uma quantidade de cartões (kanbans) de acordo com a capacidade suportada pela equipe, cada cartão representa um trabalho e sinaliza em qual etapa ele está.

Um novo trabalho só pode ser iniciado quando há um cartão disponível, e esse cartão é levado da direita para a esquerda em cada fase do processo. Se não há cartão disponível, não é possível iniciar um novo trabalho, quando um trabalho é concluído, o cartão é liberado e reciclado para uma nova função.

Para aplicar o Kanban é necessário que algum processo já esteja em vigor, o sistema vem para implantar melhorias nesse processo.

Kanban oferece transparência no trabalho e no processo por permitir uma visibilidade para todos os interessados, acelerando a maturidade e a capacidade organizacional.

O autor enfatiza que a mudança cultural é o melhor dos benefícios do Kanban, no exemplo dado por ele da aplicação do método na empresa Corbis, funcionários se sentiram mais dispostos a seguir a liderança e também a contribuir com os colegas.

O autor conta que durante uma década ele foi desafiado a responder a pergunta: “Quais medidas um gerente precisa tomar quando herda um time já existente, principalmente se não funciona de forma ágil, e pode ser completamente disfuncional?”.

Ele explica que quando se pede para que as pessoas mudem seu comportamento, isso gera medo e baixa autoestima, pois parece que estão sendo desvalorizadas. Por isso ele desenvolveu o que chama de "Receita para o sucesso", feita em 6 passos:

Atacar fontes de variabilidade para melhorar a previsibilidade.

A palavra japonesa Kaizen significa "melhoria contínua", no mundo corporativo implica em uma cultura em que todos os colaboradores estão focados em melhorar continuamente a produtividade e a satisfação do cliente.

Quando uma cultura kaizen é implementada, os indivíduos sentem-se livres para agir e fazer o que é certo.

“Uma cultura kaizen envolve um elevado nível de colaboração e uma atmosfera de coleguismo onde todo mundo olha para o desempenho da equipe e os negócios acima de si.”

Como usar o sistema Kanban no meu projeto?

A essência para começar a usar o Kanban é mudar o mínimo possível, evite mudar o fluxo de trabalho, nomes dos cargos, responsabilidades, e práticas de trabalho específicas logo no início, apenas se no decorrer do processo houver a necessidade.

Mapeie a cadeia de valor, a sequência de ações;

Determine o ponto de controle de entrada;

Defina o ponto de saída que não precisa ser controlado;

Defina conjuntos de tipos de itens de acordo com a prioridade de tempo se houver;

Analise a demanda para cada um desses conjuntos e as tolerâncias de atrasos;

Reúna-se com os stakeholders envolvidos;

Crie um quadro físico para acompanhar a cadeia de valor;

Crie também um quadro eletrônico para realizar esse acompanhamento;

Separe um horário para realizar standup meetings diárias;

Faça revisões operacionais regulares para análise retrospectiva do processo;

Eduque a equipe para atualizar o quadro, sobre os limites do WIP e sistema puxado sem alterar nada do trabalho essencial dela.

Antes de iniciar o quadro, é preciso entender o fluxo de trabalho já existente, esboce-o e depois comece desenhando colunas indicando a ordem das atividades a serem executadas.

Se houver necessidade, adicione buffer ou outras filas, discuta com a sua equipe qual é o melhor lugar para colocá-las. Analise a demanda e distribua de acordo com a capacidade da equipe

Como formatar um cartão no quadro kanban?

A ideia principal é de que o cartão representa um pedaço discreto do trabalho a ser realizado.

A informação contida ali deve facilitar o sistema puxado e a visualização de todos os interessados: 

O título do item é escrito no meio do cartão;

Coloque a data de entrada do item abaixo no lado esquerdo;

A data de entrega é colocada abaixo do lado direito.

“Um cartão de item de trabalho bem projetado é um elemento chave para uma cultura de alta confiança e uma organização Lean.”

Existem algumas ferramentas eletrônicas disponíveis para o uso do sistema kanban de forma digital para complementar o quadro físico ou como alternativa no caso de trabalho remoto.

Segundo o autor, outra vantagem do quadro kanban eletrônico é a possibilidade de gerar métricas e relatórios no dia a dia.

Como fazer a manutenção do sistema kanban?

Realize reuniões Stand up diárias. Essas reuniões devem ser realizadas em frente à parede de cartões, faça perguntas voltadas aos cartões que não estão sendo movimentados há algum tempo. 

O autor sugere que, em casos de bloqueio de alguma etapa do processo, um após a reunião com duas ou três pessoas é fundamental para resolver esses problemas. Reuniões para abastecimento de fila e reuniões para planejamento de release também auxiliam na sustentação do sistema kanban.

No caso de colaboradores que trabalham remotamente, o uso de um “avatar amigo” é sugerido, ou seja, um outro colaborador que fique responsável por movimentar o cartão de quem não estiver presente no escritório.

David Anderson indica o uso de classes de serviço no sistema kanban pois elas indicam o caminho na classificação do trabalho, determinando prioridades dentro do sistema.

O autor indica que o uso de cores diferentes de cartões é a maneira ideal de definir as classes de serviço. Cada cor indica uma classe diferente, contudo atente-se a definir poucas classes, como:

Expedição (bala de prata) - use cartões brancos;

Data fixa de entrega - use cartões roxos;

Classe intangível - use cartões verdes.

Em um sistema kanban, as métricas são um pouco diferentes das que normalmente são usadas no gerenciamento de projetos ágeis. Essas métricas devem mostrar que:

O sistema Kanban é previsível e funciona conforme projetado;

A organização é ágil e existe foco no fluxo;

O desenvolvimento é de melhoria contínua.

As métricas mais utilizadas em Kanban são:

Problemas e itens de trabalho bloqueados;

A Revisão Operacional é um retrospectiva objetiva com foco em dados sobre o desempenho da organização. O autor acredita que ela é a pedra angular quando busca-se uma transição Lean implementando o método Kanban.

Pontos importantes para organizar a Revisão Operacional:

Prepare-se antes da reunião: organize dados, papéis, slides e cronograma de apresentação;

Defina o tom do negócio desde o início;

Convide os participantes a saírem da plateia e agregarem valor;

Defina a agenda principal: cada gerente deve apresentar o desempenho do seu departamento;

Mantenha a cadência adequada: o autor acredita que essa reunião deve ser mensal ou trimestral e não deve durar mais que 2 horas.

Quais melhorias são feitas com o método Kanban?

David Anderson explica que com Kanban é possível detectar gargalos, eliminar desperdícios e reduzir a variabilidade com mais eficiência, a partir disso é possível identificar oportunidades de melhoria.

O autor sugere o uso de 3 técnicas para avaliar essas oportunidades:

Teoria das Restrições - Five Focusing Steps;

O sistema Kanban ajuda a identificar os gargalos devido a sua transparência. É importante lidar com eles pois limitam o fluxo de trabalho. 

A incapacidade de realizar mais trabalho e a disponibilidade limitada são maneiras de perceber os gargalos, para resolvê-los use o Five Focusing Steps:

Subordine tudo o mais no sistema à decisão tomada no Passo 2;

Evite inércia; identifique a próxima restrição e retorne ao Passo 2.

Quando um problema é percebido, o autor sugere indicá-lo na parede de cartões com a cor rosa ou vermelha.

Quando um membro da equipe não consegue proceder com alguma etapa de valor, ele marca o item como bloqueado, anexando um ticket rosa descrevendo qual o motivo do bloqueio, colocando essa informação também no acompanhamento eletrônico.

Esse problema posteriormente será discutido na reunião stand up diária e os membros mais ociosos devem ser designados na resolução desse bloqueio. Caso esse time não esteja apto a resolver esse problema, ele é escalado ao gerente sênior ou até mesmo outro departamento.

O autor sugere que a resolução seja feita usando relatórios de resoluções anteriores, diagrama de problemas e itens de trabalho bloqueados de forma a visualizar o desenvolvimento e diagnosticar a causa raiz.

Mais livros sobre produtividade e gestão ágil

No livro "SCRUM: A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo", Jeff Sutherland ensina os conceitos necessários para a aplicação dessa abordagem ágil, adaptável e autocorretiva para o desenvolvimento de softwares em todos os setores de um negócio.

Já com o leitura de "Sprint", escrito por Jake Knapp, John Zeratsky e Braden Kowitz, descubra como inovar e validar uma ideia testando-a em apenas cinco dias, tire as ideias do papel de forma simples e fácil.

Com a "A Técnica Pomodoro", de Francesco Cirillo, aprenda a usar o seu tempo de forma sábia para criar rotinas mais produtivas, aumentar o foco e atingir objetivos.

Certo, então como implementar o Kanban no meu projeto?

Crie um quadro com cartões coloridos físico e digital;

Reduza o trabalho em progresso (WiP) para discutir os bloqueios;

Realize revisões operacionais mensais ou trimestrais;

Avalie as oportunidades de melhoria usando as métricas kanban.

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Kanban - David J. Anderson

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