Se a sua empresa de tecnologia está com problemas para alcançar as metas de algum projeto, ou você está buscando um sistema para melhorar a produtividade da sua equipe, Kanban é a solução perfeita.
Kanban se tornou uma das técnicas mais utilizadas para visualizar e controlar as etapas de um projeto, principalmente quando tratamos de desenvolvimento de softwares.
Aprenda já a implementar esse projeto na sua empresa e veja sua equipe em seu máximo de produtividade com qualidade de resultados.
O Livro “Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso para seu Negócio de Tecnologia”, tem como título original “Kanban: Successful Evolutionary Change for your Technology Business”, foi lançado no Brasil em setembro de 2011, com 290 páginas, pela editora Blue Hole Press.
Com 20 capítulos divididos em 4 partes, o leitor recebe o conhecimento sobre o sistema que conquistou muitos adeptos no universo do desenvolvimento de softwares, por promover uma mudança cultural que provoca mais agilidade nas equipes.
David J. Anderson é um dos pioneiros quando o assunto é metodologia Kanban, seu currículo conta com experiências em empresas como Microsoft, Motorola e IBM.
Há mais de 30 anos, David atua na indústria da tecnologia, publicou mais de 7 livros, dentre eles "Kanban Essecial Condensado" e "Fit for Purpose". Ele também é fundador da David J. Anderson School of Management e da Kanban University.
Se você está envolvido em projetos de desenvolvimento web ou desenvolvimento de aplicações internas, essa leitura vai te proporcionar insights para resolver problemas e otimizar seu desempenho.
Esse conteúdo também é ideal para estudantes que buscam se preparar para os desafios profissionais no desenvolvimento de softwares e qualquer pessoa que queira criar organizações bem sucedidas e sustentáveis.
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Kanban, com “K” maiúsculo, é um método de mudança evolutiva que utiliza um sistema puxado kanban, com “k” minúsculo, além de visualização entre outras ferramentas para organizar o andamento de uma equipe no desenvolvimento de um projeto.
Kan-ban é uma palavra japonesa que significa “cartão de sinal”. O cartão é usado no ambiente de produção como um sinal que informa a etapa em que determinada ação do processo está.
David J. Anderson acredita que Kanban é o melhor caminho para introduzir mudanças nos processos, por isso, o principal objetivo desse sistema é uma mudança com resistência mínima.
Além disso, a aplicação do Kanban também atua em outros 8 objetivos que podem ser ideais para o seu negócio, são eles:
Em um quadro kanban, distribui-se uma quantidade de cartões (kanbans) de acordo com a capacidade suportada pela equipe, cada cartão representa um trabalho e sinaliza em qual etapa ele está.
Um novo trabalho só pode ser iniciado quando há um cartão disponível, e esse cartão é levado da direita para a esquerda em cada fase do processo. Se não há cartão disponível, não é possível iniciar um novo trabalho, quando um trabalho é concluído, o cartão é liberado e reciclado para uma nova função.
Para aplicar o Kanban é necessário que algum processo já esteja em vigor, o sistema vem para implantar melhorias nesse processo.
Fonte: Livro “Kanban”, página 14.
Kanban oferece transparência no trabalho e no processo por permitir uma visibilidade para todos os interessados, acelerando a maturidade e a capacidade organizacional.
O autor enfatiza que a mudança cultural é o melhor dos benefícios do Kanban, no exemplo dado por ele da aplicação do método na empresa Corbis, funcionários se sentiram mais dispostos a seguir a liderança e também a contribuir com os colegas.
O autor conta que durante uma década ele foi desafiado a responder a pergunta: “Quais medidas um gerente precisa tomar quando herda um time já existente, principalmente se não funciona de forma ágil, e pode ser completamente disfuncional?”.
Ele explica que quando se pede para que as pessoas mudem seu comportamento, isso gera medo e baixa autoestima, pois parece que estão sendo desvalorizadas. Por isso ele desenvolveu o que chama de "Receita para o sucesso", feita em 6 passos:
A palavra japonesa Kaizen significa "melhoria contínua", no mundo corporativo implica em uma cultura em que todos os colaboradores estão focados em melhorar continuamente a produtividade e a satisfação do cliente.
Quando uma cultura kaizen é implementada, os indivíduos sentem-se livres para agir e fazer o que é certo.
“Uma cultura kaizen envolve um elevado nível de colaboração e uma atmosfera de coleguismo onde todo mundo olha para o desempenho da equipe e os negócios acima de si.”
A essência para começar a usar o Kanban é mudar o mínimo possível, evite mudar o fluxo de trabalho, nomes dos cargos, responsabilidades, e práticas de trabalho específicas logo no início, apenas se no decorrer do processo houver a necessidade.
Passos para iniciar o Kanban:
Antes de iniciar o quadro, é preciso entender o fluxo de trabalho já existente, esboce-o e depois comece desenhando colunas indicando a ordem das atividades a serem executadas.
Fonte: Livro “Kanban”, página 74.
Se houver necessidade, adicione buffer ou outras filas, discuta com a sua equipe qual é o melhor lugar para colocá-las. Analise a demanda e distribua de acordo com a capacidade da equipe
A ideia principal é de que o cartão representa um pedaço discreto do trabalho a ser realizado.
Fonte: Livro “Kanban”, página 79.
A informação contida ali deve facilitar o sistema puxado e a visualização de todos os interessados:
“Um cartão de item de trabalho bem projetado é um elemento chave para uma cultura de alta confiança e uma organização Lean.”
Existem algumas ferramentas eletrônicas disponíveis para o uso do sistema kanban de forma digital para complementar o quadro físico ou como alternativa no caso de trabalho remoto.
Segundo o autor, outra vantagem do quadro kanban eletrônico é a possibilidade de gerar métricas e relatórios no dia a dia.
Realize reuniões Stand up diárias. Essas reuniões devem ser realizadas em frente à parede de cartões, faça perguntas voltadas aos cartões que não estão sendo movimentados há algum tempo.
O autor sugere que, em casos de bloqueio de alguma etapa do processo, um após a reunião com duas ou três pessoas é fundamental para resolver esses problemas. Reuniões para abastecimento de fila e reuniões para planejamento de release também auxiliam na sustentação do sistema kanban.
No caso de colaboradores que trabalham remotamente, o uso de um “avatar amigo” é sugerido, ou seja, um outro colaborador que fique responsável por movimentar o cartão de quem não estiver presente no escritório.
David Anderson indica o uso de classes de serviço no sistema kanban pois elas indicam o caminho na classificação do trabalho, determinando prioridades dentro do sistema.
O autor indica que o uso de cores diferentes de cartões é a maneira ideal de definir as classes de serviço. Cada cor indica uma classe diferente, contudo atente-se a definir poucas classes, como:
Em um sistema kanban, as métricas são um pouco diferentes das que normalmente são usadas no gerenciamento de projetos ágeis. Essas métricas devem mostrar que:
As métricas mais utilizadas em Kanban são:
A Revisão Operacional é um retrospectiva objetiva com foco em dados sobre o desempenho da organização. O autor acredita que ela é a pedra angular quando busca-se uma transição Lean implementando o método Kanban.
Pontos importantes para organizar a Revisão Operacional:
David Anderson explica que com Kanban é possível detectar gargalos, eliminar desperdícios e reduzir a variabilidade com mais eficiência, a partir disso é possível identificar oportunidades de melhoria.
O autor sugere o uso de 3 técnicas para avaliar essas oportunidades:
O sistema Kanban ajuda a identificar os gargalos devido a sua transparência. É importante lidar com eles pois limitam o fluxo de trabalho.
A incapacidade de realizar mais trabalho e a disponibilidade limitada são maneiras de perceber os gargalos, para resolvê-los use o Five Focusing Steps:
Quando um problema é percebido, o autor sugere indicá-lo na parede de cartões com a cor rosa ou vermelha.
Fonte: Livro “Kanban”, página 248.
Quando um membro da equipe não consegue proceder com alguma etapa de valor, ele marca o item como bloqueado, anexando um ticket rosa descrevendo qual o motivo do bloqueio, colocando essa informação também no acompanhamento eletrônico.
Esse problema posteriormente será discutido na reunião stand up diária e os membros mais ociosos devem ser designados na resolução desse bloqueio. Caso esse time não esteja apto a resolver esse problema, ele é escalado ao gerente sênior ou até mesmo outro departamento.
O autor sugere que a resolução seja feita usando relatórios de resoluções anteriores, diagrama de problemas e itens de trabalho bloqueados de forma a visualizar o desenvolvimento e diagnosticar a causa raiz.
No livro "SCRUM: A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo", Jeff Sutherland ensina os conceitos necessários para a aplicação dessa abordagem ágil, adaptável e autocorretiva para o desenvolvimento de softwares em todos os setores de um negócio.
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