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Você tem a sensação de que o tempo está passando muito depressa? E, por isso, não consegue concluir todas as tarefas, no trabalho ou em casa, em tempo hábil? 

Com a revolução digital no século XXI, passamos a receber um volume imenso de informações diariamente, o que pode ser muito útil, mas também muito difícil de lidar e assimilar, além de passar a sensação de que não temos tempo para tudo. 

Nesse cenário, fica evidente a importância da produtividade e a capacidade de fazer mais coisas, em menos tempo e com mais qualidade. Para isso, o autor Dionatan Moura apresenta diversas técnicas de concentração, foco e organização. 

Neste resumo, vamos mostrar as principais dicas e entender como podem ser aplicadas de acordo com cada necessidade. Leia até o final para saber mais!

Sobre o livro “O Mantra da Produtividade”

Lançado em 2016, o livro conta com prefácios escritos por Daniel Wildt e Guilherme Lacerda, co-autores do livro “eXtreme Programming: Práticas para o dia a dia no desenvolvimento ágil de software”.

Ao longo de suas 203 páginas, o livro apresenta técnicas para gestão do tempo, de tarefas, de energia e de hábitos. Tudo isso através de uma escrita leve e indo direto ao ponto.

A obra foi publicada pela editora Casa do Código, que é especialista em produção de livros sobre tecnologia, programação e gestão. 

Mestre em Ciência da Computação pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul, Dionatan atuou em empresas como desenvolvedor de software e coach ágil, auxiliando equipes na utilização de metodologias ágeis. 

Possui certificações na área de TI, gestão da tecnologia e gerenciamento de projetos. Além disso, foi co-autor do livro “eXtreme Programming: Práticas para o dia a dia no desenvolvimento ágil de software”, publicado em 2015.

As técnicas expostas no livro são ideais para pessoas que se sentem sobrecarregadas e não conseguem dar conta de tudo que precisam fazer.

Em um mundo cada vez mais acelerado, profissionais altamente produtivos são essenciais. O conteúdo da obra pode ajudar pessoas que desejam se tornar esse tipo de profissional.

Ideias principais do livro “O Mantra da Produtividade”

O Mantra da Produtividade se trata da administração do tempo, tarefas, energia e hábitos;

A produtividade não é uma característica inata, mas sim um caminho a ser buscado e desenvolvido ao longo do tempo;

Distrações, interferências, falta de organização, cansaço, desmotivação, ser multitarefas e ausência de metas atrapalham a produtividade;

A eficácia se refere a “fazer as coisas certas”, enquanto que a eficiência está relacionada a “fazer as coisas da maneira certa”;

A chave da produtividade é a canalização da capacidade e energia em uma única atividade;

A melhor maneira de ser produtivo é buscar seu próprio tipo de produtividade, adequado para as suas necessidades.

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Inicialmente, o autor define o conceito de produtividade. De maneira geral, é algo que permite a realização das tarefas certas, de uma forma exata e produtiva, sendo eficaz e eficiente. 

No entanto, diversos fatores podem influenciar e atrapalhar o rendimento. Moura elenca os principais elementos. Por exemplo, explica que qualquer tipo de distração pode servir como uma desculpa para a procrastinação. 

Uma das principais distrações é a internet. 

Ele cita que, em média, o internauta brasileiro passa 2023 minutos (quase 34 horas) por semana conectado, sendo apenas 24% desse tempo dedicado a estudo e aprendizagem. 

A desorganização também pode atrapalhar a produtividade, pois não permite a visualização do que é mais importante e o que deve ser feito, fazendo com que a energia seja gasta de forma improdutiva. 

Na sequência, o escritor ressalta a importância de definir um propósito, pois facilita a criação e execução das metas. Além disso, gera motivação, o que inspira as pessoas a serem mais produtivas. 

Por fim, ele explica que realizar múltiplas tarefas ao mesmo tempo prejudica a produtividade em tarefas que demandam raciocínio, pois não podemos focar em mais de uma coisa no mesmo exato momento. 

Além disso, ser multitarefas também não otimiza o tempo, pois existe o “tempo de setup” entre uma ação e outra, que consiste na interrupção e preparação para trabalhar em uma tarefa diferente. 

Como exemplo, o autor propõe um pequeno teste:

Passo 1: em 30 segundos, escreva a sequência de letras entre C e J. Se chegar ao J, repita a sequência continuamente até o fim do tempo.

Passo 2: repita o passo 1 para as sequências de dígitos de 5 a 13 e de algarismos romanos de VIII a XV.

Passo 3: em 1 minuto e 30 segundos, escreva um item por vez de cada sequência repetindo continuamente. Exemplo: C, 5, VIII; D, 6, IX; E, 7, X e assim sucessivamente.

Passo 4: compare a quantidade de itens escritos nos passos 2 e 3. Qual estratégia foi melhor para a produtividade?

Pensando em todos esses fatores, Dionatan Moura desenvolveu o Mantra da Produtividade, que é um framework com técnicas e métodos para gerenciamento do tempo, tarefas, energia e hábitos. 

Ele destaca que o modelo está em constante evolução e é amplamente flexível, feito para se adequar às peculiaridades de cada indivíduo, pois cada pessoa pode utilizar as técnicas preferidas e que funcionam mais para a sua realidade.

O tempo é igual para todos nós: 24 horas por dia. Então como tantas pessoas podem se queixar de falta de tempo? De acordo com o autor, o que falta é gerenciamento, otimização e priorização. 

Como técnica de gestão de tempo, Dionatan cita o método Pomodoro, que consiste em dividir o tempo em períodos de 25 minutos altamente focados (pomodoros), com pausas curtas de cinco minutos ao fim de cada um. A cada quatro pomodoros, realiza-se um intervalo mais longo de até 30 minutos.

Para a aplicação da técnica, o autor dá algumas dicas:

Antes de começar, busque eliminar qualquer coisa que possa interferir no seu foco: ative o modo “não perturbe” no celular, fechar aplicativos de e-mail e conversa no computador, etc);

Coloque um alarme para marcar o tempo do pomodoro;

Se lembrar de algo que precise fazer, mas que não tenha relação com o pomodoro atual, anote rapidamente e continue na tarefa;

Aproveite os intervalos para se alimentar, buscar água, se alongar e fazer uma caminhada;

Para começar, escolha uma tarefa fácil e faça apenas um pomodoro. Isso vai gerar a sensação de dever cumprido e aumentar sua motivação;

Documente cada pomodoro e a tarefa que foi realizada. 

No próximo passo para a produtividade, o autor explica que o gerenciamento de tarefas é importante para definir o que fazer durante o tempo produtivo adquirido através da gestão correta do tempo. 

Para isso, ele ensina a criação de uma lista de tarefas priorizadas chamada de backlog. Essas tarefas podem ser descritas a partir de um objetivo principal, sendo cada uma necessária para conseguir completar a meta que foi estabelecida.

Dionatan conta que o backlog pode ser construído de três maneiras diferentes: 

Na abordagem top-down, ou de cima para baixo, as tarefas grandes são priorizadas, sendo realizadas antes das ações menores. É útil quando as metas grandes já estão bem definidas.

Por outro lado, a abordagem bottom-up, ou de baixo para cima, é justamente o contrário. Inicia-se pelas tarefas menores que já estão definidas previamente. 

Existe também a abordagem híbrida, que mistura os dois métodos de maneira dinâmica, de acordo com a priorização identificada nas metas já estabelecidas anteriormente. 

Para aplicar essa técnica, o autor fornece as seguintes sugestões:

Centralize todas as tarefas em um único local (uma agenda, uma planilha eletrônica, um aplicativo);

Utilize verbos na descrição das tarefas, isso ajuda na compreensão e na divisão;

Verifique se tem todas as informações necessárias (o que é? Para quem? Para quando? Por quê? Como? Quanto?)

Faça uma categorização (por cor, por exemplo), indicando com qual meta aquela tarefa está relacionada.

O escritor ensina que a priorização deve ser feita com base na avaliação de duas características da tarefa: a importância  (qual o retorno essa tarefa vai trazer?) e a urgência (se não for feita imediatamente, vai comprometer a meta?). 

Ele apresenta uma fórmula que criou para simplificar a ordenação de tarefas: 

PRIORIDADE = (IMPORTÂNCIA + URGÊNCIA) / 2

As taxas de importância e urgência são dadas em porcentagem. Por exemplo:

Dessa forma, fica mais fácil de ordenar as tarefas no backlog por ordem de prioridade.

Por fim, o autor também indica começar o dia com a tarefa que vai gerar o maior impacto, a chamada MIT, do inglês Most Important Task. 

A energia é o que faz com que consigamos produzir muito bem a tarefa priorizada durante o período de tempo estabelecido. O autor explica que a energia física, mental e emocional servem como base para a produtividade.

Dessa forma, para manter a energia física é fundamental se alimentar bem, ter bons hábitos de sono e manter uma rotina de exercícios físicos.

A energia mental atua em relação à cognição, influenciando o raciocínio e a memória, que são essenciais para a realização de tarefas complexas. 

Por fim, a energia emocional tem a ver com a motivação e o propósito, ajudando na concentração e no foco.

Como técnicas de aprimoramento da energia, Moura cita:

Trabalho em equipe ou em pares, para dividir a carga de trabalho;

Meditação como forma de relaxar e esvaziar a mente;

Escutar músicas que ajudam na concentração, como música clássica;

Sessões de alongamento durante o trabalho;

Utilização de ambientes de produtividade;

Alimentação saudável, hidratação e exercícios físicos;

Por fim, é interessante que os processos citados pelo autor acabem se tornando automáticos, melhorando cada vez mais o rendimento.

Dessa forma, ter hábitos produtivos é uma ferramenta extremamente importante para a produtividade, pois, de acordo com o autor, um hábito é a forma natural de realizarmos algo automaticamente. 

No entanto, para criarmos hábitos produtivos, é necessário um esforço grande, pois se trata de um processo que exige consistência e disciplina, já que é preciso repetir aquela atividade por dezenas ou centenas de vezes até se tornar um hábito.

Dionatan ressalta que não é possível extinguir um mau hábito, mas é possível transformá-lo em um hábito melhor através de muita dedicação e consistência.

A criação ou transformação de um hábito necessita dos seguintes elementos:

As práticas de priorização de tarefas, otimização do tempo e gestão da energia resolvem a parte do conhecimento e da habilidade. No entanto, o desejo é algo que precisa vir do próprio indivíduo.

Dessa maneira, é possível formar hábitos produtivos para focar e se concentrar naquilo que gera mais impacto e vai trazer os maiores retornos para seus objetivos.

Stephen R. Covey, no livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, reforça que o desejo de mudança deve partir da pessoa, só assim será possível mudar o comportamento. 

Em “Faça Tempo”, os autores Jake Knapp e John Zeratsky ressaltam a importância de utilizar métodos para evitar ao máximo as distrações, ajudando a manter o foco e a concentração no que está sendo feito.

Finalmente, Ryder Carroll apresenta em seu livro “O Método Bullet Journal” uma forma prática e eficiente de organização, visando otimizar o uso do tempo e energia, que ele considera como os recursos mais valiosos.

Certo, mas como posso aplicar isso na minha vida?

Pratique as técnicas apresentadas no livro e, de acordo com sua percepção, faça adaptações necessárias para se adequar às suas demandas;

Encontre a melhor forma de organizar suas tarefas em um único local, assim fica mais fácil a visualização e priorização;

Evite fazer múltiplas atividades ao mesmo tempo, foque em uma só para ser eficiente e eficaz;

Busque o equilíbrio entre sua energia física, mental e emocional;

Trabalhe para transformar hábitos ruins em hábitos produtivos;

Gostou desse resumo do livro “O Mantra da Produtividade”?

Após ler o resumo desse livro incrível, você sente que está pronto para construir hábitos produtivos e ter uma rotina de alto rendimento? 

Esperamos que você tenha gostado do resumo e consiga adaptar as técnicas apresentadas para o seu cotidiano. 

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O Mantra da Produtividade - Dionatan Moura

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