SCRUM - Jeff Sutherland

Saiba mais sobre o framework que foi aplicado em empresas como Google, Amazon e Microsoft, no livro "SCRUM: A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo", diretamente com um de seus criadores, o agile coach Jeff Sutherland.

Compartilhando histórias de sucesso do uso do Scrum nas mais variadas empresas e inclusive no ensino escolar e em organizações sem fins lucrativos de ajuda humanitária, Jeff Sutherland deixa claro o poder da estrutura em se adaptar e produzir impactos positivos para todos os envolvidos.

Inspire-se com a cultura ágil e veja os fundamentos do Scrum neste resumo!

Sobre o livro "SCRUM: A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo"

A obra "SCRUM: A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo", do original em inglês "Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time", foi escrita pelo co-criador do framework, Jeff Sutherland, e publicada no Brasil em 2014, pela Editora Leya.

O Scrum é uma estrutura ágil, adaptável e autocorretiva que foi criada em 1993 para o desenvolvimento de softwares, visando superar as dificuldades e desvantagens do método então utilizado: o desenvolvimento em cascata.

Com o objetivo de levar a metodologia para os setores de negócios e revolucionar diferentes empresas, Jeff Sutherland indica nesse livro os conceitos necessários para a aplicação dessa abordagem.

Sobre o autor Jeff Sutherland

Jeff Sutherland nasceu nos Estados Unidos, em 1941, e durante 11 anos seguiu a carreira militar, tendo se formado na Academia de West Point.

Após esse tempo, Jeff obteve seu doutorado em Biometria, Radiologia e Medicina Preventiva, na Faculdade de Medicina da Universidade do Colorado, onde trabalhou com coleta e análise de dados e desenvolvimento de sistemas.

Juntamente com Ken Schwaber, Jeff Sutherland criou o Scrum e foi também co-autor do Manifesto Ágil. Atualmente, é agile coach, CEO da Scrum Inc. e presidente da Scrum Foundation, dedicando-se a disseminação da estrutura.

Esse livro é indicado para quem?

O livro "SCRUM" é recomendado para gerentes de variados setores que desejam aderir ao Manifesto Ágil, buscando tornar suas empresas mais adaptáveis e seus projetos mais ágeis e continuamente aprimorados de acordo com as necessidades do cliente.

Ideias principais do livro "SCRUM"

• O Scrum busca o alinhamento e trabalho conjunto de todos os envolvidos para entregar valor de forma rápida;
• É fundamentado na maneira como as pessoas realmente trabalham;
• O Time de Desenvolvimento realiza o trabalho de uma forma definida por eles e guiada pelo Scrum Master, que os ajuda a trabalhar melhor;
• Já o Product Owner está em contato com o cliente e mostra o que será feito;
• Para considerar uma tarefa, questione-se: "Para quem a tarefa será realizada?", "O que será feito primeiro?" e "Por que o cliente quer isso?";
• O desenvolvimento de produtos também obedece ao Princípio de Pareto: 20% dos requisitos representam 80% do valor do produto. Assim, o objetivo é priorizar esses itens;
• Apresentar o produto mínimo viável o quanto antes fornece os feedbacks necessários para tomar decisões baseadas no que o cliente busca;
• Entregas incrementais resultam em uma minimização dos riscos associados à inadequação do produto.

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A necessidade de uma nova forma de pensar

O autor Jeff Sutherland inicia o livro "SCRUM: A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo" mostrando como a falta de avanços tecnológicos no serviço de inteligência interna, realizado pelo FBI, fez com que os ataques terroristas de 11 de setembro não pudessem ser evitados.

Reconhecendo principalmente a dificuldade de acesso e falta de compartilhamento de informações, a agência buscou a modernização de seu sistema, iniciando um primeiro projeto de melhorias.

Após três anos, esse projeto foi cancelado por não funcionar e iniciou-se um segundo, chamado Sentinel, com a empresa Lockheed.

O planejamento do sistema foi apresentado fase a fase, utilizando o método em cascata, de forma detalhada e com datas definidas, seguindo um fluxo conhecido como diagrama de Gantt - uma ferramenta utilizada durante a 1ª Guerra Mundial.

No entanto, depois de anos de desenvolvimento e muitos recursos investidos, o sistema ainda estava longe de sua finalização. O grande número de defeitos que surgiam e a incapacidade de resolvê-los indicavam a necessidade de uma nova forma para abordar o projeto.

O que é Scrum?

A abordagem Scrum envolve desenvolver projetos com resultados de elevada qualidade, em um curto período de tempo, com baixo custo e equipes menores.

O nome vem do rúgbi, e se refere a forma como a equipe avança a bola no jogo. Sendo assim, no Scrum a equipe trabalha em conjunto, estando alinhada e voltada para um objetivo claro.

A estrutura permite a identificação de potenciais aprimoramentos e mudanças por meio de análises regulares do desenvolvimento do projeto, do aprendizado adquirido pela equipe e pelo acompanhamento e contato com o cliente.

Assim, a ideia por trás do Scrum é um ciclo de "Inspeção e Adaptação", no qual revisões do que está sendo feito são realizadas com determinada frequência para verificar a necessidade daquela tarefa ou como melhorá-la, conforme indica o autor Jeff Sutherland.

Trabalhando com Sprint

Ao assumirem o projeto Sentinel internamente, o diretor-assistente da Divisão de Engenharia de Tecnologia da Informação, Jeff Johnson, e o CIO, Chad Fulgham, aplicaram o Scrum e iniciaram com a redução da equipe de desenvolvimento e com a priorização dos requisitos, identificando os itens de maior valor do sistema.

A equipe de desenvolvimento selecionava as tarefas de maior prioridade e se comprometia a entregá-las em pleno funcionamento ao final de um período determinado, chamado de Sprint. E, ao final de cada Sprint, os membros da equipe se perguntavam:

• "Como podemos trabalhar melhor no próximo Sprint?";
• "Quais foram os obstáculos que tivemos de remover durante esse período?";
• "Quais são os obstáculos que estão diminuindo o nosso ritmo?".

Com base nessa análise e na auto-organização dos times, Jeff Johnson e sua equipe foram capazes de concluir o projeto com êxito em 20 meses.

A origem e as bases do Scrum

O autor Jeff Sutherland conta que na Força Aérea ele aprendeu que o controle de riscos envolve as etapas de observar, avaliar, decidir e agir.

Anos depois, durante uma de suas experiências profissionais, ele trabalhou próximo a Rodney Brooks, um dos fundadores de uma empresa de robótica, a iRobot, que criava robôs com capacidade de aprender as suas funções cada vez que eram ligados, seguindo uma série de regras e instruções simples.

Jeff conta que relembrou das quatro lições aprendidas em seu treinamento e imaginou equipes auto-organizáveis, que aprendessem e melhorassem seguindo apenas um conjunto de diretrizes claras.

Inspirado por essa ideia, ele deu continuidade em sua carreira em uma empresa chamada Easel, onde recebeu o desafio de desenvolver novos produtos em apenas seis meses.

Sabendo que não seria possível realizar tal projeto com base no modelo cascata, até em então utilizado, Jeff Sutherland e sua equipe, após muito estudo nas áreas de projetos e organização de equipes, desenvolveram o framework Scrum, baseando-se nas lições de que grandes empresas possuem:

• Equipes multifuncionais, com diversidade de habilidades e experiências, e com autonomia para se gerenciarem;
• Líderes focados em remover os obstáculos, facilitando assim o progresso;
• Desenvolvimento rápido e flexível de projetos em etapas que se incrementam;
• Objetivo e propósito claros para todos os membros da organização.

Assim, o Scrum é a forma de colocar em prática os valores presentes no Manifesto Ágil, conforme diz o autor:

"Pessoas em vez de processos; produtos que realmente funcionem em vez de documentação dizendo como o produto deveria funcionar; trabalhar com os clientes em vez de negociar com eles; e responder às mudanças em vez de seguir um plano."

Inspeção e adaptação

O Scrum possui como base algumas técnicas aplicadas na indústrias japonesas, como o ciclo PDCA, proposto por W. Edwards Deming e que revolucionou a Toyota:

• Plan: planejar como será feito;
• Do: fazer e testar o que foi feito;
• Check: checar os resultados coletados e analisá-los, buscando formas de corrigir os problemas e melhorar o processo;
• Act: agir, implementando as mudanças no modo de trabalhar com base no que foi analisado anteriormente.

Mude ou morra

Conforme afirma Jeff Sutherland, insistir em um método que visa ter tudo previamente planejado nos menores detalhes e funciona sob "comando e controle" simplesmente não funciona mais, apenas leva aos fracassos vivenciados por muitas empresas.

Por isso, o autor reforça: mude ou morra. Uma metodologia adaptável é necessária em mundo em constante mudança. Avaliar cada entrega do projeto com o cliente permite que a equipe esteja mais alinhada aos requisitos dele e que mudanças e melhorias sejam feitas com o objetivo de produzir realmente o que ele deseja e com a maior qualidade possível.

Conceito Shu Ha Ri

De acordo com o explicado no livro "SCRUM: A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo", o conceito Shu Ha Ri, originado nas artes marciais, consiste em:

• Shu: aprender as regras e formas que devem ser reproduzidas;
• Ha: inovar a partir das formas aprendidas;
• Ri: após dominar a prática, descartar as formas e ser criativo.

Jeff Sutherland relaciona isso com o Scrum, por ser uma estrutura que, aprendida na prática, passa a funcionar com fluidez e de forma natural.

Priorização de tarefas

O autor Jeff Sutherland ressalta a importância da priorização no Scrum, pois ao permitir o avanço de uma tarefa de cada vez, classificada de acordo com sua importância e valor agregado, o foco e a produtividade aumentam.

Para determinar o esforço necessário para realizar uma tarefa, é apresentado no livro o "Pôquer do Planejamento", um método rápido e simples que consiste em fornecer cartas numeradas a cada membro.

Então, conforme cada tarefa é revelada, os membros apresentam ao mesmo tempo uma carta com um número que indique o esforço necessário para sua realização.

Se cada membro apresentar um número diferente, mas próximo, realiza-se a média dos valores. Se a diferença entre as cartas for superior a 3, as pessoas que selecionaram as cartas de maior e menor valor explicam a razão de sua escolha e repete-se a rodada, visando diminuir essa diferença.

Outro princípio do framework é que devemos buscar fazer a coisa certa da primeira vez, mas que se algum erro aparecer, ele deve ser resolvido imediatamente.

Os papéis do Scrum

No livro "SCRUM: A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo" são apresentadas as funções de cada papel dentro do agile Scrum:

Time de desenvolvimento

No framework Scrum não existe separação de cargos nos times. Cada equipe possui membros com as habilidades necessárias para projetar, construir e testar o produto, e que participam do processo de desenvolvimento do início ao fim.

Por esse motivo, as equipes devem ser multifuncionais, de forma que a diversidade de formações, pontos fortes e experiências de cada um seja complementar às características dos demais.

Scrum Master

O mestre é alguém que possui domínio da estrutura Scrum, atuando como seu orientador e como um facilitador, cujo objetivo é ajudar a equipe a identificar e lidar com os obstáculos que surgem ao longo do projeto.

É ele também que, ao fim de cada Sprint, guia para as seguintes perguntas que possibilitam o aprimoramento contínuo do trabalho de todos:

• "Como podemos fazer melhor o que fazemos?";
• "O que podemos mudar no modo como trabalhamos?";
• "Qual é o nosso maior problema?".

Product Owner

O Dono do Produto (ou Product Owner) é a pessoa que está em contato com as partes interessadas, recebendo as opiniões e feedbacks dos clientes. Com essas informações, ele consegue transmitir à equipe a visão e as decisões relacionadas ao desenvolvimento e avanço do projeto a partir do ponto de vista do consumidor.

Também é necessário que ele esteja disponível para o time para explicar o que deve ser feito e por qual motivo, mas quem decide de que forma será feito é a equipe.

O Product Backlog é uma lista feita pelo Product Owner que contém todas as tarefas que são realizadas pelo time de desenvolvimento. Antes de cada Sprint, a equipe seleciona, no Product Backlog, os itens que irão produzir, formando então o Sprint Backlog.

Além disso, o Product Owner decide, juntamente com o time de desenvolvimento, o que significa o "fim" do trabalho, sua conclusão, conhecido no Scrum como Definição de Pronto.

Quais são as etapas do Scrum

Conforme o autor Jeff Sutherland esclarece no livro "SCRUM", as etapas organizam os objetivos do projeto e a divisão das tarefas. Saiba mais sobre elas:

• Planejamento do Sprint: é uma reunião que define as atividades a serem executadas no Sprint que se iniciará. A estimativa do número de tarefas é feita com base no Sprint anterior, igualando ao total de pontos realizados (velocidade da equipe) e tentando aumentá-lo ao remover barreiras;
• Sprint: cada Sprint representa um incremento no desenvolvimento do produto, correspondendo a uma lista de tarefas que será realizada pela equipe ao longo de um tempo determinado (geralmente 4 semanas) e entregue de acordo com a Definição de Pronto;
• Reunião diária ou Daily Scrum: é uma reunião rápida (até 15 minutos e em pé), realizada todos os dias no mesmo horário, na qual o Scrum Master questiona aos membros do time: "O que você fez ontem para ajudar a equipe a concluir o Sprint?", "O que você vai fazer hoje para ajudar a equipe a concluir o Sprint?", e "Que obstáculos a equipe está enfrentando?";
• Revisão do Sprint: quando se realiza a entrega do que foi feito durante o Sprint, sendo feita com o cliente para receber seu feedback;
• Retrospectiva do Sprint: após a entrega de valor, é o momento de pensar sobre o método e buscar melhorias contínuas que possam ser incrementadas.

O que outros autores dizem a respeito?

Em "A Única Coisa", Gary Keller e Jay Papasan mostram como a priorização e o foco em uma atividade de cada vez aumentam sua performance e trazem resultados melhores.

Paulo Caroli, no livro "Lean Inception", explica que apresentar o Produto Mínimo Viável (MVP) é uma forma de verificar o interesse naquele projeto e validar as premissas construídas sobre ele. Assim, as melhorias podem ser desenvolvidas de forma rápida e barata.

E se você quer testar seu produto antes de entregá-lo aos clientes, para captar as percepções deles visando oportunidades de melhoria, com o livro "SPRINT" você construirá um em cinco dias.

Certo, mas como posso aplicar isso na minha vida?

Após entender os conceitos e as etapas do Scrum vistos ao longo desse resumo, veja algumas formas práticas de começar:

• Escolha o Product Owner e o Scrum Master e organize o Time de Desenvolvimento, buscando diversidade e as habilidades necessárias para o projeto;
• Com a visão do produto a ser desenvolvido, crie a lista de pendências (Backlog do Produto) e priorize os itens que representam uma maior entrega de valor;
• Com base nessa lista, monte o Backlog do Sprint, selecionando as tarefas que serão realizadas no Sprint que se iniciará;
• Torne todo o trabalho visual com o uso de quadros de post-its que dividem as tarefas em: "Pendências", "Fazendo" e "Feito";
• Resolva os obstáculos e impedimentos observados nas reuniões diárias;
• Ao entregar o incremento do produto e receber o feedback, faça o refinamento do Product Backlog de forma a atender às solicitações e priorizar mais adequadamente o que é visto como de maior valor para o cliente;
• E busque a melhoria contínua, implementando as mudanças sugeridas na retrospectiva do Sprint.

Se você deseja levar o Scrum para o seu local de trabalho, mas está encontrando resistência à adoção do mindset ágil, uma dica é mostrar os benefícios e vantagens, compartilhando cases de sucesso, e apresentar os resultados em escala piloto.

Gostou desse resumo do livro "SCRUM"?

Está convencido a adotar o Scrum em seus projetos? Conte para nós nos comentários, sua opinião é muito importante!

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