Assumindo o Controle do seu Tempo - Harvard Business School

Está sentindo que não possui tempo para tudo que precisa ser feito? Aprenda estratégias para manter o controle do seu tempo e priorizar as suas necessidades.

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Aprenda a lidar com o mundo competitivo em que vivemos e apresentar os melhores resultados, com esse resumo do livro "Assumindo o Controle do Seu Tempo".

Com esses desafios e a mudança acelerada, é essencial desenvolver habilidades para que você consiga administrar o seu tempo e tenha uma atuação eficaz.

Quer saber quais estratégias podem te auxiliar nisso? Nos acompanhe nesse resumo!

Sobre o livro "Assumindo o Controle do Seu Tempo"

Publicado em 2005 originalmente em inglês "Taking Control of Your Time", o livro "Assumindo o Controle do Seu Tempo" faz parte da série "Gestão Orientada Para Resultados", publicada pela Harvard Business School Press.

Dividida em 4 partes, a obra traduzida é composta por 15 artigos. Todos eles são de diferentes autores e trazem as mais variadas visões e estratégias sobre o controle do seu tempo.

Além disso, o livro traz práticas para que você possa elaborar planos eficazes, tomar decisões rápidas e acertadas, antecipar-se aos acontecimentos e evitar problemas causados pelo estresse e exaustão.

Sobre o autor Harvard Business School

Esse livro reúne artigos de diversos experts de alto nível, que fazem parte da Série: Gestão Orientada Para Resultados da Harvard Business School. Essa é a escola de negócios de pós-graduação de Harvard, considerada por muitos como a mais famosa do mundo nesse ramo.

A escola tem tanta relevância que teve alunos como George W. Bush (ex-presidente dos EUA) e Sheryl Sandberg (CFO do Facebook). A relevância e importância da escola é fruto de um processo seletivo bastante rigoroso, no qual apenas 12% dos candidatos conseguiram ser aprovados no ano de 2015.

Esse livro é indicado para quem?

O livro "Assumindo o Controle do Seu Tempo" é ideal para você que sente ter perdido o controle de seu tempo, e deseja ser mais produtivo, mas nunca consegue achar tempo para fazer mais nada no dia a dia.

Se você também deseja saber como priorizar suas atividades, possuir tomadas de decisões certeiras conseguindo trazer mais valor para si mesmo, ainda que em tempos difíceis, esse livro é para você!

Ideias principais do livro "Assumindo o Controle do Seu Tempo"

Neste resumo, vamos apresentar os principais insights dos quatro pilares que a Harvard Business School Press define como essenciais para controlar o seu tempo. Já vamos adiantando que os principais pontos do livro são:

  • Evite o excesso de informações;
  • Lidere para obter resultados rápidos;
  • Faça de cada reunião um evento importante;
  • Usufrua do poder da delegação;
  • A prioridade é o primeiro passo para uma boa gestão de tempo.

Agora, vamos ao conteúdo que interessa!

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[Resumo do Livro] Assumindo o Controle do seu Tempo - Harvard Business School, PDF

Estratégias para administrar o seu tempo

Certifique-se de estar investindo o seu tempo em coisas certas

O livro começa com dicas que já foram comprovadas e que realmente funcionam. Com isso, é apresentado um plano com três etapas para alocação do seu tempo.

  1. Subdivida seu tempo de responsabilidade profissional em categorias como administração, responsabilidades diárias, gerenciamento de pessoas, entre outros;
  2. Pergunte-se qual tempo você deve dedicar a cada uma das categorias, caso necessário, altere essa alocação para que seja semanal, mensal, etc.
  3. Confirme o alinhamento com seus diretores e colegas de trabalho, recolhendo opiniões de como fez a divisão do tempo.

Com o plano realizado, é hora de colocá-lo em prática e manter-se focado. Uma dica importante que o autor apresenta é de dizer "não" aos colegas que pedem as coisas de última hora.

Insights atemporais sobre a maneira de administrar o tempo

Nesta etapa, a Harvard Business School nos oferece mais armas sobre gerenciamento do tempo. É apresentada uma técnica que consiste em visualizar os resultados desejados antes de se entregar a uma atividade importante. Uma etapa considerável é consultar outras pessoas para ver o que elas pensam do assunto.

As pessoas passam boa parte de seu tempo do dia realizando atividades insignificantes, onde a sua presença não é importante, os famosos "apagadores de incêndio".

Dessa forma, o livro nos aconselha a reservar uma parte do tempo diário longe do celular e de outras interrupções para que, assim, possamos trabalhar em nossa lista de atividades prioritárias.

Por fim, é ensinado que a gestão do nosso tempo também requer espaço para atividades a não ser do trabalho, como o tempo em família, diversões, entre outros. Além disso, os autores reforçam o uso de análises críticas frequentes.

Nesta parte do livro são apresentadas seis dicas de como aumentar a eficiência, que são:

  • Não interrompa o seu trabalho quando chegar uma correspondência;
  • Não lide mais de uma vez com o mesmo documento, se ele requer uma ação, aja imediatamente;
  • Faça uma triagem dos recados telefônicos;
  • Sincronize o retorno com o tempo de quem telefonou;
  • Ao chegar no final da semana, jogue fora rascunhos e dados informativos que colecionou durante a semana;
  • Evite reuniões com mais de 12 pessoas: elas não resultam em nenhuma decisão efetiva;

Organize-se, conheça sua rotina e administre suas prioridades: isso te ajudará não só em seu trabalho, como também te trará mais qualidade de vida.

Enfrentando os desafios da gestão do tempo

Como tirar proveito de todas as reuniões

Antes de, de fato marcar uma reunião, temos que analisar se há necessidade, portanto, pergunte para si mesmo se o objetivo da reunião não poderia ser atendido de outra forma, como por e-mail, conversas informais e outros meios.

Caso seja necessária a reunião, estabeleça os objetivos claros nos quais as pessoas poderão trabalhar, opinar em cima e decidir, e só encerre a reunião depois que todos estiverem de acordo.

Enfrentando o atoleiro de informações

Nesta etapa, a Harvard Business School apresenta nove dicas, que são:

  1. Priorize as informações que chegam até você, 90% provavelmente são inúteis;
  2. Filtre as fontes de informações apenas pelas cruciais, aquelas que contam com dados críticos para seu trabalho;
  3. Diminua ou elimine as fontes menores como jornais e revistas;
  4. "Não existe nenhum substituto pelo cara a cara". As pessoas são interativas, os artigos não, são produzidos para milhares de pessoas;
  5. Interrompa as pesquisas depois do período que tiver informações úteis;
  6. Faça sua própria análise;
  7. Terceirize sempre que possível;
  8. Utilize a internet para domar a internet. Faça utilização de filtros nas pesquisas e exija que receba apenas informações que se enquadrem em seu perfil;
  9. Saiba onde quer chegar para manter uma direção geral.

Por fim, "Assumindo o Controle do Seu Tempo" diz que tentar lidar com a multitarefa só prejudica a produtividade. Quando você interrompe uma atividade, isso pode lhe causar valiosas horas para que se reaqueça novamente.

Tomadas de decisões rápidas e inteligentes

Liderança acelerada

Na maioria das vezes, os líderes tomam decisões confusas ou pouco conhecidas, com isso os autores sugerem a abordagem do "AAA", sigla de "agir", "aprender" e "adaptar". Dessa forma, você amplia o que já sabe e fica atento ao que não sabe.

Uma das outras formas de acelerar o processo de decisão é olhar sob mais de uma perspectiva, ou seja, analisar a sua visão, os tipos de clientes, as pessoas comuns, os subordinados e outros. Quando você se colocar na posição de outras pessoas, irá gerar um estado de alerta que te levará a perceber coisas que não havia visto.

Quais deverão ser os projetos prioritários?

O primeiro passo sugerido é criar uma lista de prioridades, e considerar os desafios específicos de cada projeto.

Nessa priorização devemos levar em consideração também a forma como o projeto se alinha com a estratégia da empresa, os impactos causados imediatamente e, quanto à priorização, é aconselhável que esta ocorra com a presença de seu líder.

Além disso, analise qual deles pode fazer a diferença em seu sucesso profissional e qual deles terá maior impacto negativo se não for realizado.

Prevenindo-se contra a exaustão.

Entendendo e evitando os grilhões do tempo

Para que você altere o seu estresse relacionado ao tempo, o livro diz que é necessário que você altere seus hábitos e comportamentos.

Essas mudanças podem começar pelo seu diálogo interior, fazendo o uso de expressões e pensamentos positivos. Além disso, é necessário reconhecer que você não consegue fazer tudo e por isso é fundamental estreitar o seu campo, dando atenção às coisas que realmente merecem.

Por fim, o autor sugere que você elimine a ideia de que certas atividades têm que ser adiadas para que outras mais exigentes sejam feitas, esse dizer não é essencial. Tudo tem que estar bastante alinhado com "onde você quer chegar" e o planejamento de "como chegar lá".

Incentivo à delegação de maior poder

Segundo os autores, os líderes recebem atenção demasiada e acham difícil distribuir confiança e responsabilidades aos seus subordinados.

Com isso, eles sugerem que é necessário começar a examinar as atitudes em relação à delegação, pois ela traz ótimos benefícios para todos, como explica o autor:

"Conceder mais autonomia às pessoas, relativa às decisões pertinentes ao trabalho de cada uma, gera produtividade e eleva o moral e o envolvimento".

Uma das maneiras de vencer essa barreira é cortar privilégios, permitindo que a empresa tenha uma cultura igualitária, estimulando a delegação.

O que outros autores dizem a respeito?

No livro "Sonho Grande", Cristiane Correa relata que o trio de empresários mais rico do Brasil tinha características como a de adotar menos hierarquia – segundo eles o negócio se tornaria mais rápido e menos burocrático.

Em "15 Secrets Successful People Know about Time Management", o autor Kevin Kruse explica que delegar o máximo de tarefas o possível faz com que você libere tempo para suas metas. Além disso, a lei 9 diz para você dizer "não" a tudo que não apoie suas metas imediatas.

Por fim, em "Developing the Leader Within You 2. 0", John Maxwell aborda que a chave para a liderança é a prioridade. Para classificar suas prioridades, determine o que é extremamente necessário, quais atividades geram maiores retornos e quais são aquelas que você mais gosta.

Certo, mas como posso aplicar isso na minha vida?

Assumir o controle do seu tempo não é nada fácil, mas o problema tem solução se você implantar no seu dia a dia os métodos apresentados e observar friamente as suas atitudes.

Selecione as táticas que devem ser priorizadas em seu meio profissional e as que você considera serem as piores, como os excessos de informações e reuniões improdutivas.

Além disso, reserve um momento para analisar como pode aplicar as práticas que aprendeu e se conhecer melhor também! Para isso, realize perguntas como:

  • Quais são meus piores problemas de gestão do tempo?;
  • Quanto custa esse problema em termos pessoais e financeiros?;
  • Quais técnicas posso aplicar para alavancar a minha situação?;
  • Que mudanças eu poderia fazer agora, para reconquistar o controle do tempo?

Por fim, tenha em mente que controlar seu tempo exige treinamento e tolerância aos erros cometidos. Faça bom proveito e escolha as técnicas que melhor funcionam na sua rotina.

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Livro Assumindo Controle do Seu Tempo

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