Zen to Done - Leo Babauta

David Allen, um dos maiores especialistas em produtividade do mundo, diz que "muito do estresse que as pessoas sentem não vêm de ter muito a se fazer. Ele vem de não terminar o que elas começaram".

De fato, a rotina caótica da vida moderna provavelmente gerou em você o hábito de começar o seu dia pensando: “tenho tantas coisas para fazer que não sei por onde começar”. 

Seja em relação à vida pessoal quanto à profissional, ouvimos muito falar sobre a importância de nos esforçarmos e darmos duro para alcançar o tão almejado “topo da montanha”. Muitas vezes, passamos noites em claro, pulamos refeições e até deixamos de relaxar para completar nossas demandas.

O que acontece é que, à medida que vamos nos sacrificando mais e mais, podemos sofrer com um distúrbio não tão agradável. Chamado de síndrome do burnout, esse estado mental nada mais é que uma síndrome psíquica causada pela exaustão extrema, fruto de um acúmulo excessivo de estresse.

Eis que surge uma metodologia de produtividade cujo foco é fazer tudo o que precisa ser feito de maneira zen. Que tal conhecer tal metodologia neste resumo de “Zen to Done”?

Vamos lá?

O livro “Zen to Done”

Lançado em 2011 pela editora Waking Lion Press, o livro traz, de forma compilada, muitos insights e ensinamentos do método Zen To Done (ZTD) para o leitor. Sua leitura visa a melhoraria da produtividade e organização com a estrutura mais simples possível.

Ao longo de suas 69 páginas, a obra, cujo título original é “Zen to Done: The Ultimate Simple Productivity System”, mostra que ser produtivo não é sinônimo de ser ocupado. O foco é realizar suas tarefas sem precisar de grandes planejamentos, deixando sua mente mais leve e sua vida mais organizada, tranquila e feliz.

Quem é Leo Babauta?

Leo Babauta é o criador do Zen Habits, um blog Top 25 sobre a implementação de hábitos zen na vida cotidiana. Além disso, ele também é autor do best-seller “The Power of Less: The Fine Art of Limiting Yourself to the Essential...in Business and in Life”.

Marido e pai de seis filhos, vive na Califórnia desde 2010, onde leva uma vida simples e focada em compartilhar os ensinamentos zen através de suas obras e posts.

Por que ler “Zen to Done”?

O próprio autor diz que este livro foi escrito para aqueles que buscam maneiras de deixar suas vidas mais organizadas e desejam realmente executar as coisas em suas listas. Esta leitura também é perfeita para quem não conseguiu se adequar aos hacks de produtividade mais convencionais e engessados.

Babauta adapta alguns dos melhores sistemas de produtividade, como “Getting Things Done” (GTD) de David Allen e “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes” de Stephen Covey, adiciona outros conceitos úteis, e os refina em um sistema de produtividade muito simples e prático.

Principais insights do livro “Zen to Done”

• O Zen to Done (ZTD) tenta resolver cinco problemas que muitas pessoas têm com o Getting Things Done (GTD): a série de mudanças de hábitos, a falta de foco em realizar coisas concretas, a desestruturação do GTD, o estresse, e a falta de foco nos objetivos;
• A jornada do ZTD é individual, o intuito é criar uma estratégia de produtividade que seja feita especialmente para os seus propósitos; 
• O ZTD é um sistema pautado em 10 hábitos, mas você pode escolher os que mais fazem sentido na sua vida;
• O foco é aprender, no máximo, entre dois e três hábitos simultaneamente;
• O objetivo final é conseguir inserir um novo hábito em sua rotina dentro de 30 dias.

O que é o método Zen to Done (ZTD)?

O Zen To Done (ZTD) é um sistema simples e poderoso voltado para o desenvolvimento de hábitos capazes de manter todas as suas tarefas e projetos organizados, deixando seu dia de trabalho mais descomplicado e estruturado. Além de ajudar em coisas como manter sua mesa e caixa de mensagens limpas.

Com ele, você terminará seu dia fazendo o que precisa fazer, sem distrações. Um ponto importante dele é que o próprio autor não espera que você adote o sistema inteiro - afinal, todo mundo funciona de forma diferente.

Essa é a beleza do ZTD, você pode escolher os hábitos que funcionam melhor para você!

Como alcançar a arte de fazer acontecer a partir do ZTD?

A versão completa doZTD conta com a formação de 10 hábitos, um por vez.No entanto, o próprio autor não recomenda adotar todos os hábitos de uma vez, o mais indicado é ir adotando dois ou três ao longo do caminho.

Isso porque um dos principais problemas enfrentados com sistemas de produtividade é que eles são uma série de mudanças de hábito que as pessoas tentam realizar de uma vez só.

O importante para o sistema ZTD é que você veja quais dos dez hábitos serão úteis verdadeiramente para sua vida e a fim de priorizar a assimilação deles em sua rotina. Para isso, Babauta apresenta os oito mandamentos da “Metodologia de Mudanças de Hábito”.

Metodologia de Mudança de Hábito

1. Comprometimento: todos os dias comprometa-se a mudar seus hábitos;
2. Prática: mudanças de hábitos e rotinas, como qualquer habilidade, precisam de prática. Um dica é comprometer-se a um “Desafio de 30 Dias”;
3. Motivação: encontre o maior número possível de formas de se motivar;
4. Monitoramento: registre diariamente seu progresso;
5. Suporte: tenha uma rede de suporte, junte-se a um grupo online ou encontre um parceiro de mudança de hábitos;
6. Recompensas: recompense-se sempre;
7. Foco: mantenha-se focado nestes 30 dias de desafio;
8. Pensamento positivo: talvez seja o mais importante, pois como o próprio autor diz “se você diz a si mesmo que pode fazer algo, que você irá fazer, então o fará”.

Quais são os 10 hábitos ZTD?

Hábito 1: Colete

Um dos maiores males do mundo pós Quarta Revolução Industrial é que ideias demais surgem em nossas cabeças, papéis se acumulam em nossas mesas e  tarefas nos são delegadas no meio do caminho. Geralmente, ficamos mentalmente estofados.

O grande problema da estafa mental se dá porque não temos um sistema para coletar todas as informações, os papéis e e-mails que chegam em nossas vidas, a fim de  mantê-los organizados de forma sistemática.

Para este problema, a solução é o hábito de coletar. Lembre-se que coletar não é acumular, o importante é ter poucos lugares para guardar informações e papéis, seja uma pasta física ou um arquivo no Google Drive.

Hábito 2: Processe

Uma vez que você adquiriu o hábito de coletar coisas de maneira que possa carregar com você a todo lugar, a questão surge: o que fazer com tudo o que você coletou? Você processa as informações! Aqui está como processar:

1. Processe do início ao fim, tomando decisões rápidas e imediatas;
2. Delete, se não precisa, jogue fora;
3. Delegue as funções que não são suas para quem, de fato, deve fazê-las;
4. Faça as tarefas curtas imediatamente;
5. Defira para mais tarde se a tarefa demorar mais que 2 minutos para ser feita;
6. Arquive aquilo que se precisa para referências futuras;
7. Repita o processo sempre.

Hábito 3: Planeje

Um dos hábitos mais simples, mas também um dos mais importantes. Por quê? Porque é o que dá propósito ao seu dia e semana.

Pense assim: Então você tem uma lista a fazer, e um dia totalmente novo começando. O que você fará hoje?

No começo de cada semana sente-se e monte sua lista de afazeres pensando nos seguintes passos:

1. Planejamento: escolha e coloque apenas uma ou duas grandes tarefas por dia, assim você não ficará sobrecarregado;
2. MIT's: a cada manhã, você decide suas Mais Importantes Tarefas para aquele dia;
3. Complete-as: faça acontecer;
4. Olhe para trás e diga ‘ahh’: se você completar suas MIT's, você irá sentir-se vitorioso.

Hábito 4: Faça

Não seja multitarefa nem se deixe ser interrompido. Enfatize o “fazer acontecer” do sistema, ferramentas,  planejamento e listas de afazeres. O ZTD foca em fazer suas tarefas uma de cada vez, excluindo, assim,  todo o resto.

Hábito 5: Sistema simples e confiável

Diferentemente do GTD, na metodologia zen é importante manter um sistema simples de uso constante, que seja confiável e mantenha suas informações. Aqui estão os três componentes de um sistema simples e confiável:

1. Composição: um sistema simples consiste em caixas de entrada, um calendário, listas, e um sistema de referência;
2. Ferramentas: também é importante que você use ferramentas bem simples, assim o sistema não precisará de muita manutenção;
3. Uso: finalmente, a coisa mais importante é que você realmente use o sistema, e tenha o hábito checá-lo diariamente.

Hábito 6: Organize

Sua vida pode ser completamente organizada com uma única regra: coloque tudo em seu devido lugar.

Hábito 7: Revisão

O autor propõe a Revisão Semanal Simplificada para revisar seus objetivos toda semana. Durante sua revisão semanal, você deveria ir ao seu único objetivo anual, ver o progresso que fez nessa última semana, e quais passos de ação você deve tomar para mover-se para frente na semana seguinte.

O tempo total para revisão é de 30 minutos, se você ficar focado. Não se distraia, e siga cada passo rapidamente:

1. Revise o seu objetivo único de longo prazo, e o objetivo de curto prazo;
2. Revise suas metas;
3. Revise seu calendário;
4. Revise suas listas;
5. Estabeleça seu objetivo de curto prazo para esta semana e quais serão  suas grandes tarefas.

Hábito 8: Simplifique

Simplifique sua lista para o mínimo essencial.ocê pode eliminar a necessidade para sistemas complexos de planejamento e evitar problemas desnecessários.

Hábito 9: Estabeleça Rotinas

Crie rotinas semanais e diárias para dar ao seu dia e à sua semana ordem e calma. Rotinas podem também simplificar enormemente seu dia de trabalho e vida pessoal, evitando que você se encontre caoticamente sobrecarregado.

Hábito 10: Encontre sua Paixão

De todos os hábitos do Zen To Done, este é um dos mais difíceis – e ainda, talvez o mais importante. Apesar de não ser essencial ao sistema, ele ajuda a responder perguntas fundamentais para montar sua rotina.

• O que você realmente queria estar fazendo agora? 
• Ou o que você ama fazer? 
• Qual é o seu trabalho dos sonhos, e como pode consegui-lo? 

Mais livros para levar uma vida calma e ordenada

Pode parecer impossível encontrar paz neste mundo frenético, corrido e louco em que vivemos, porém os autores Mark Williams e Danny Penman provam o contrário. Na obra “Atenção Plena”, você encontrará as ferramentas necessárias para lidar melhor com problemas emocionais, como ansiedade, estresse, infelicidade e exaustão.

Não sabe como encontrar a paixão que ajudará a criar sua rotina? Você vai aprender com o livro “Ikigai” de Ken Mogi a se desenvolver mais aproveitando a sua jornada de autoconhecimento através da resiliência e robustez, alegria e satisfação para continuar seguindo em frente.

Para finalizar, Jake Knapp e John Zeratsky lhe mostrarão em “Faça Tempo” como controlar melhor o seu tempo, focar no que realmente importa e realizar tarefas altamente produtivas ao longo do seu dia.

Certo, então como viver de acordo com o ZTD?

• Mudanças de hábito requerem muita energia e foco para serem bem-sucedidas, sendo mais bem-sucedidas quando feitas uma de cada vez;
• Para as pessoas que querem o sistema mais simples possível, aqui está a versão minimalista do ZTD: colete, processe, planeje, faça;
• Tome decisões rápidas sobre o que é importante de fato;
• Faça suas MIT's bem cedo no dia para tirá-las do caminho e assegurar que serão feitas; 
• Elimine todas as distrações, então, apenas foque em sua tarefa tanto quanto possível;
• Não tente ser multitarefa.

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Muito obrigado por conferir mais este resumo da nossa plataforma! Esperamos que a leitura tenha sido proveitosa para seu crescimento pessoal e profissional.

Como dizia Gandhi, “há mais na vida do que aumentar sua velocidade”. Por isso, seria incrível saber se fomos capazes de mostrar que a calma é a maior aliada da produtividade.

Além disso, se você deseja conhecer na íntegra os pensamentos do autor, adquira a obra completa clicando na capa do livro abaixo: